Дневник за пътуване: попълнете го правилно. Каква е процедурата за попълване на пътния дневник форма TMF 8?

Големите организации и индивидуалните предприемачи, които използват различни видове транспорт в своята индустрия за превоз на товари и пътници, са длъжни да издават пътни листове на водачите на своите автомобили.

Такъв лист служи като основен документ за наблюдение на разхода на гориво и записване на километри по маршрута на автомобила. Издаване се предоставя веднъж на ден в началото на работния ден или смяна или може да се издава за период до един месец в случай на дълги командировки, когато водачът изпълнява работата си повече от един ден, за което трябва да се направи съответна бележка в дневника.

Пътни листи са особено необходими в големи организации, извършващи превоз на пътници с редовни автобуси, тролейбуси, трамваи и други видове наземен и подземен транспорт, както и за фирми, превозващи едрогабаритни и други товари.

Що за документ е това

Трябва да се предостави следната информация:

• лични данни на водача;
• регистрационен номер на МПС;
• лични данни на собственика на автомобила или организацията, която притежава превозното средство;
• разходи за гориво (показания на скоростомера);
• начални и крайни точки на маршрути;
• общата им дължина и пробег.

В случай на произшествия по пътищата или други нарушения, извършени от водача, той също е длъжен да предостави на служителя на КАТ, освен други документи, пътния си лист за вписване на информация за нарушението в него.

Регистрацията на листа трябва да се извърши независимо дали превозното средство е собственост на организацията или дали колата принадлежи на водача, но се използва от него за служебни цели.

При транспортиране на насипни товари, които изискват лиценз, е необходимо да попълните графата „лицензионна карта“, както и да посочите номерата на товарителницата в съответствие с превозвания товар, особено ако е с материална стойност. В края на работната смяна попълненият пътен лист се предава на диспечера, който е длъжен да направи запис в дневника, докато запазва попълнения формуляр „билет“.

Съгласно вътрешните разпоредби на организацията, дневникът трябва да бъде предоставен на счетоводител за проверка. За тази цел в счетоводния дневник има обособена колона за отбелязване на предаването на документацията в счетоводния отдел.

Ако няма лице, отговорно за поддържането на дневника, е възможно да се сключи споразумение с организации на трети страни, които осигуряват техническа поддръжка на превозни средства преди напускане на линията или предоставят услуги за паркиране на превозни средства. Споразумението уточнява съответната информация за сътрудничеството на страните за предотвратяване на спорни ситуации по отношение на проблемите на докладването.

Можете да видите как се отчитат листовете в програмата 1C в следния видеоклип:

Процедура за пълнене

Унифициран формуляр № 8счетоводният дневник, одобрен от Държавния комитет по статистика, е стандартен за всички организации и се състои от корична част и таблица с колони, които трябва да бъдат попълнени. При необходимост списанието се зашива и листовете се номерират.

Заглавната страница на дневника посочва името на организацията и началната дата на нейното завършване, както и, ако е необходимо, други подробности за организацията, като TIN, OGRN и др. Трябва да се запечата от обратната страна печат и подписи на управителя и главния счетоводител. В съответните колони се посочват имената и длъжностите на лицата, отговорни за поддържането и изготвянето на дневника, както и техните подписи.

Табличната част се състои от 9 колони:

1. Пореден номер на пътния лист.
2. Дата на издаване.
3. Лична информация на водача.
4. Личен номер.
5. Шофьорски гаражен номер и марка на автомобила.
6. Подпис, потвърждаващ получаването на листа от водача.
7. Подпис на диспечера и дата на получаване на пътния лист и другите документи на водача.
8. Подпис на счетоводителя и дата на получаване на ведомостта.
9. Забележка.

В дневника трябва да се посочи информация за всички издадени товарителници, независимо от формата им. Поредните номера на формулярите трябва да са непрекъснати.

Въпреки стандартната форма на дневника, законодателството позволява разработването и поддържането на собствен счетоводен дневник и добавянето на нови позиции към него, които организацията счита за необходими, но при условие, че позициите, посочени в одобрения формуляр, трябва да бъдат предоставени без провалят се. Това трябва да се вземе предвид, за да се спазват правилата за извършване на плащания между компанията и клиента, както и за контрол на извършената от водача работа и изчисления на заплатите.

Воденето на дневник е много полезно за големите предприятия, тъй като след подаване на отчет до данъчните власти тази информация може значително да намали данъчните плащания на организацията.

Ако дневникът е попълнен неправилно с редица идентифицирани грешки, тогава всички разходи за горива и смазочни материали ще се считат за невалидни по време на проверка от данъчната служба.

Тъй като пътните листове и дневникът за тяхното движение са първични документи, за да се спазва счетоводното законодателство, такава документация трябва да се архивират най-малко пет години. Тези стандарти са предвидени за документи както на хартиен, така и на електронен носител. Много организации с голям персонал от шофьори първоначално попълват бордовия дневник в електронна форма, което спестява време, тъй като попълването на пътните листове и поддържането на бордовия дневник ръчно е доста трудоемко.

Повечето организации използват превозни средства. Но работата на транспорта е свързана със значителни разходи и е важно да ги контролирате. Основният документ, потвърждаващ разходите и движението на автомобила, е пътният лист. Това е първичен документ, който отразява подробна информация за маршрута, товара, пътниците, водача и превозното средство. Те трябва да се съхраняват в специален дневник.

Регистър на пътните листове (JU) трябва да се поддържа от всички организации, които притежават превозни средства (клауза 17 от Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152).

Законът за счетоводството № 402 от 6 декември 2011 г. премахна задължителното използване на унифицирания формуляр на документа - код OKUD 0345008. Формуляр № 8 беше одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78 .

Институцията обаче има право да поддържа счетоводни записи, като използва този незадължителен формуляр № 8, или трябва да одобри своя собствена версия в счетоводната политика, която отчита спецификата на дейността на организацията.

В Заповед № 52n за одобряване на формуляри на първични документи и счетоводни регистри, използвани от организации от обществения сектор, формата на документа не е посочена.

Изпълнявайки изискванията на Закон № 402-FZ относно формите на отчитане на стопански операции и условията на Заповед на Министерството на транспорта № 152, определете формата и процедурата за попълване на счетоводната политика.

Журнал за издаване на пътни листове, образец

Ние предлагаме вариант, който може да бъде разработен и одобрен от организацията.

Пътен дневник, форма 8, изтегляне

Счетоводна процедура

Формата на документа за пътуване, подобно на ZHU, може да бъде разработена и одобрена самостоятелно или използвана, както е одобрена с Резолюция № 78. Документът ще бъде невалиден, ако липсва поне една от задължителните подробности. Те са определени от 402-FZ и Заповед № 152:

1. Името на документа.
2. Номер на документа в хронологичен ред.
3. Валидност.
4. Информация за организацията, която притежава превозното средство, включително OGRN.
5. Тип и модел на автомобила.
6. Държавна регистрационна табела на автомобил.
7. Показанията на одометъра преди тръгване и при връщане в гаража (паркинга).
8. Дата и час на тръгване и връщане в гаража (паркинга).
9. Подпис и пълно име отговорният служител, който посочи показанията на километража, дата и час.
10. ПЪЛНО ИМЕ. шофьор.
11. Дата и час на медицинските прегледи (прегледи) преди и след пътуването на водача.
12. Печат, подпис и трите имена. здравният работник, извършил медицинския преглед.
13. Бележка за проверката на техническото състояние на автомобила преди потегляне с посочване на дата и час (минути и часове).
14. Подпис и пълно име лице, отговорно за проверка на техническото състояние на автомобила (механик, инспектор, бригадир).

Извършва се по прост алгоритъм: всички издадени ваучери са посочени в дневника без изключение. За счетоводни цели се използва непрекъсната номерация в хронологичен ред.

Счетоводната политика се съставя за един месец и всеки път на нова страница, освен ако в счетоводната политика на организацията не са установени други периоди.

За повече информация как правилно да съставите пътуване, прочетете статията „Правила за регистриране и поддържане на пътни листове през 2019 г.“.

Пример за попълнен ваучер

Пътен дневник, примерен пълнеж

Нека да разгледаме как да попълним ZHU в бюджетна институция, използвайки пример. ГБОУ ДОД СДЮСШОР "АЛЛУР" управлява лек автомобил Рено Логан. През януари 2019 г. на водача са издадени 3 разрешителни.

Стъпка 1. Попълнете заглавната страница, кода на OKPO и името на организацията, посочете периода, за който попълваме ZhU.

Стъпка 2. Попълнете табличната част. Записваме номера на ваучера и датата на издаване. Посочваме трите Ви имена. (напълно) водача и неговия личен номер. Поставяме гаражния номер на колата. В бележката посочваме дестинацията и друга информация.

Стъпка 3. Молим шофьора, диспечера и счетоводителя да подпишат регистрационния формуляр. По същия начин отразяваме и останалите ваучери.

След попълване на списанието за един месец (или друг период, установен от организацията), то трябва да бъде номерирано и зашито, подпечатано, да се посочи броят на листовете на гърба на списанието, датата на фърмуера и да се завери от мениджъра.

Дневник за пътуване, изтеглете попълнения формуляр

Срокове на съхранение и отговорност

Действащото законодателство не установява точни ограничения за съхранение в този случай. Съхранявайте подадения и номериран документ в организацията най-малко 5 години, тъй като съдържа информация за първичния документ (пътни листове). С отделна заповед да се определи лицето, отговорно за поддържането и съхраняването на имуществото. Под подписа го запознайте с процедурата за поддържане на документа.

Ако организацията не води дневник за издаването на пътни листове, пробата не е одобрена, тогава данъчните власти могат да ви глобят по клауза 1 на чл. 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Тоест, при поискване от данъчната инспекция, институцията трябва да предостави необходимата документация в определения срок. Ако това не бъде направено, Федералната данъчна служба ще наложи глоба от 200 рубли за всеки документ.

Собствениците на автотранспортни предприятия често задават въпрос относно пътния лист: необходимо ли е да се води през 2019 г.? В каква форма трябва да бъде и къде е най-добре да изтеглите безплатен примерен дневник за пътуване? Собствениците знаят, че всяко предприятие, което притежава автомобили или камиони, е длъжно да записва тяхното движение. Ето защо те често искат образец на книжка за запис на документи за пътуване. По-долу ще разгледаме подробно как да организираме счетоводството и как правилно да записваме движението, с възможност за безплатно изтегляне на дневника за издаване на пътни листове за 2019 г.

Защо ви е необходим бордови дневник за издаване на пътни листове на шофьори?

Тъй като на данъкоплатците е разрешено да отпишат част от бизнес разходите, организациите се нуждаят от документация в подкрепа на разходите за преместване и освобождаване от активи. В транспортния сектор един от тези първични документи е пътният лист. Цялата информация, която се отнася до маршрута на пътуването, водача, използваното превозно средство, превоза на стоки или пътници, трябва да съдържа дневник на билетите за пътуване за 2019 г. и предходни години. Въз основа на нормите на Федералния закон от 8 ноември 2007 г. № 259-FZ „Хартата на автомобилния транспорт и градския наземен електрически транспорт“ и „Задължителни данни и ред за попълване на товарителници“, одобрени със заповед на Министерството на транспорта от септември 18, 2008 г. № 152, този документ или дневник е задължителен за всички собственици на превозни средства. Освен това пътните листове трябва да се водят в отделен дневник.

Пример за попълване на дневника за пътуване

Първа стъпка. Заглавна страница

Изтеглете примерен дневник за пътуване за 2019 г. Заглавна страница.

При попълване на заглавната страница на счетоводния дневник се посочват името и формата на собственост на организацията, формулярът OKPO и трябва да се посочат месецът и годината (периодът) на водене на дневника. Няма нужда да се слага печат.

Пример за попълване на заглавната страница на списание

Стъпка 2. Основна част

За да се вземе предвид конкретно движението на товарителници, е разработен формуляр № 8 (код OKUD 0345008), предназначен да обедини необходимите данни. Той е одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Законът за счетоводството № 402 от 6 декември 2011 г. обаче гласи, че използването на формуляр № 8 не е задължително. Организацията има право самостоятелно да създаде примерна книга с пътни листове, при условие че отразява цялата необходима информация.

Изтеглете дневника за движение на пътния лист, форма 8

Таблицата трябва да включва:

• номер и дата на издаване на пътния лист;
• информация за водача, неговия личен номер;
• гаражен номер на превозното средство (обикновено се дава от държавни агенции, но частните компании не го правят, така че можете да оставите тази колона празна).

Дестинацията и друга информация са записани в колоната Забележка.

Тази задължителна информация трябва да се съдържа, дори ако организацията самостоятелно е определила как трябва да изглежда пътният лист и бордовият дневник.

Можете да изтеглите дневника за пътуване, формуляр 8 (2019) в нашата статия. Пример за попълване на таблични данни.

Стъпка 3. Завършване на дизайна

Записите във формуляра се потвърждават от трима служители наведнъж:

• шофьор;
• този, който е въвел информацията (например диспечерът);
• както и счетоводителя, получил документа.

Образец на дневник за издаване на ваучери за пътуване за 2019 г. Попълване на регистрация на ваучери за пътуване:

Честота на поддръжка

Примерният дневник за издаване на билети за пътуване за 2019 г. се съставя ежемесечно и всеки път на нова страница. Но организациите и индивидуалните предприемачи могат да направят нещата по различен начин: да изяснят периодите, за които се съхраняват записи, и да ги попълнят, без да оставят празни редове.

Законодателството позволява на водачите да се издават документи за пътуване до 1 месец. Ако през това време превозното средство ще се използва не от един, а от двама шофьори, тогава е позволено да се издаде на всеки от работниците собствена „пропуск“ за управление.

В този случай при връщането им всички документи, получени от счетоводителя, се въвеждат в счетоводната форма. При попълване на регистъра по-голямата част от информацията ще бъде същата, но това е добре.

Къде мога да купя

Предлагат се за продажба готови книжки за контрол на движението на МПС. Страниците на такова списание трябва да бъдат номерирани.

Когато е попълнен, той трябва да бъде подписан от поне двама отговорни служители:

• на този, който го е водил;
• директор или счетоводител.

Същите изисквания важат и за печатния регистър. Можете да изтеглите безплатно дневника за издаване на товарителници, като използвате връзката в нашата статия. Ако е започнат за един месец, тогава в края на периода той трябва да бъде номериран, завързан и подписан.

Срок на годност

Законът не посочва колко време трябва да се съхранява такъв регистър, независимо дали е разпечатан или закупен от магазин. Въз основа на пътните листове и тяхното движение се изчисляват заплатите на водачите, данъците и базата на производствените разходи. Такива първични документи, информацията за които се въвежда в счетоводния дневник, се съхраняват в организацията най-малко 5 години. Очевидно толкова време трябва да се води и самият регистър.

Преди да го унищожите е важно да се уверите, че срокът за съхранение на последния счетоводен документ все още не е изтекъл. В противен случай, ако е необходимо, няма да можете да потвърдите наличието и поддържането на контрол. Можете да изтеглите безплатно списание с пътни листове за следващия период от нашия уебсайт.

Всяка организация, която разполага с превозни средства за служебно ползване, трябва да води отчет за движението на издадените пътни листове. За целта е предвиден специален формуляр, който се нарича „Дневник за отчитане на движението на пътните листове“. Уебсайтът ще ви каже как трябва да изглежда този документ и как да го попълните без грешки.

Организациите и предприемачите, които предоставят транспортни услуги или просто използват служебни автомобили в работата си, са длъжни редовно да регистрират всички издадени товарителници в специален дневник. Това е определено в член 6 Федерален закон от 8 ноември 2007 г. № 259-FZИ със заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152. Формата на дневника за регистриране на движението на пътни листи е одобрена доста отдавна Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. N 78. През тези двадесет години нито самият формуляр № 8, нито процедурата за неговото поддържане никога не са се променяли. Въпреки че законодателите са правили промени в попълването на пътни листове повече от веднъж, последното от които се случи в началото на 2019 г. В допълнение към формуляр № 8 Държавният комитет по статистика одобри още няколко формуляра, предназначени за издаване на съответните пътни листове (за камиони и автомобили, както и автобуси). Те ще бъдат обсъдени в друга статия, но сега ще се спрем по-подробно на основния тип счетоводна документация, предназначена да контролира движението на пътни листове, издадени на шофьорите, както и доставката на използвани листове обратно в счетоводния отдел на организацията.

Какво е пътен лист за движение?

Използването на такъв счетоводен документ има няколко предимства, които правят използването на дневника полезно дори за онези компании, които не са задължени да го правят. По-специално, това дава възможност да се контролира навременността и реда на издаване на ваучери и по-бързо да се проверява отписването на горива и смазочни материали. Стандартен междуиндустриален формуляр № 8 (OKUD 0345008) е листове, зашити заедно под формата на книга, върху която е отпечатана таблица от девет колони. Всяка организация може да разработи и използва своя собствена форма на този документ, тъй като неговата форма е препоръчителна и задължителна. Разработването на ваша собствена таблица ще ви позволи да подредите колоните в удобен ред, да премахнете ненужните данни и да добавите подходящи. Стандартният формуляр определя по-специално:

• номер на пътния лист и дата на издаване;
• личен номер и трите имена на водача на МПС;
• гаражен номер на превозното средство (посочването на държавния номер на регистрация не е предоставено в стандартния формуляр, но можете да го вземете предвид във вашия формуляр);
• подпис на водача, потвърждаващ получаването на билета;
• подпис на лицето, упълномощено да издаде и приеме ваучера (диспечер);
• дата на приемане на ведомостта и подпис на счетоводителя;
• колона за бележки.

Необходимо е да попълните пътния дневник, чийто стандартен формуляр можете да изтеглите в края на статията, по предписания начин със заповед на Министерството на транспорта на Руската федерация от 18 септември 2008 г. № 152. Тази процедура е еднаква за всички потребители на превозни средства.

Дневник за пътуване: примерно попълване

Обикновено няма проблеми с попълването на този стандартен формуляр. Вписванията могат да се правят на ръка или да се попълват на компютър, а в края на деня листовете могат да се разпечатат, за да могат да се подпишат всички упълномощени лица. По-удобно е да поддържате документ в ръкописна форма, ако в организацията има много автомобили и диспечерът постоянно издава и приема ваучери. Заглавната страница на документа, както обикновено, трябва да съдържа името на организацията, нейния OKPO и периода, за който е издаден формулярът. Не е необходимо да се поставят подписи или печати на заглавната страница. Страниците на документа трябва да бъдат номерирани и техният номер да бъде посочен на гърба на документа. Не е необходимо да зашивате и запечатвате формата.

Във формуляра просто трябва да попълните полетата, както е необходимо. Не е необходимо обобщаване. Пример за попълване на стандартен дневник за издаване на товарителници изглежда така:

След като дневникът изчерпи свободните страници и колони, той трябва да се съхранява в архивите на организацията поне три години, след което може да бъде унищожен.

Всички организации, които имат камиони или автомобили в баланса си, са длъжни да поддържат дневник за издаване на товарителници. Естествено тези, които правят изгодни за компанията пътувания.

ФАЙЛОВЕ

Важността на поддържането на документ се крие във факта, че той записва пътни листове, които от своя страна са потвърждение на разходите, направени от организацията. Без дневник поддържането на реда при обработката на товарителници и доказването на тяхното съществуване като цяло (с големи обеми работа) е доста проблематично.

Начин на приложение

Попълването на дневника за издаване на товарителници може да се организира изключително на хартиен носител. Няма възможност за въвеждане на необходимата информация по електронен път (само ако всеки от шофьорите, диспечерите и счетоводителите на организацията има собствен електронен подпис).

От самото начало на поддръжката документът се отпечатва и при необходимост се доставя с допълнителни листове. В края на периода на поддръжка той се зашива, заверява с подписа на ръководителя на организацията и се съхранява още 5 години.

В идеалния случай той трябва да се използва постоянно от служителя, който отговаря за издаването и получаването на пътни листове от шофьорите.

Компоненти на списанието

Формулярът на документа се състои от два листа. В завършен вид списанието представлява книга с корица и няколко листа, отпечатани и подредени под формата на таблица. На корицата в центъра е името на списанието, посочващо годината (месеца) на попълване (обикновено срокът му на валидност е 1 година, но има и краткосрочни опции за един месец).

В горната част на корицата лицето, което попълва, пише пълното име на организацията, кода на документа съгласно OKUD (за стандартния междуиндустриален формуляр № 8 е 0345008, той се въвежда веднага във формуляра), кода според към OKPO.

Таблицата, която се намира на втория лист на дневника, съдържа колони. Всяка от тези колони приема следната информация:

• Номер на пътния лист. Документът използва непрекъсната номерация. Всички записи са направени в хронологичен ред.
• Кога е издаден пътният лист (дата).
• Данни за водача: трите имена с думи, ако има - личен номер.
• Цифрите от номера на гаража (не регистрационния номер) на автомобила.
• Подпис на водача като гаранция, че е получил пътния лист.
• „Автограф“ на диспечера, приел пътния лист с бележки, както и други документи за пътуването (тези данни са посочени в бележката).
• Подпис на счетоводителя. Поставя се след получаване на пътния лист в счетоводството.
• Забележка. Тази колона е предназначена за данни, които са фундаментално важни за издаване или приемане на товарителници. Там се посочват белези (или липса на такива) върху документи, корекции, физически свойства на получената хартия и др.

Вторият лист от дневника може да продължи колкото желаете. Основното е, че пътните листове, включени в него, имат правилната дата на издаване. Служителят няма право да въвежда неуместна или съзнателно невярна информация в дневника.

Що се отнася до периода на съхранение, според съществуващите стандарти дневникът за издаване на товарителници се съхранява най-малко 5 години.

Важен момент! Дневникът за издаване на пътни листове трябва да съдържа информация за всички издадени документи. Ако пътният лист не е регистриран, то счетоводството няма право да го приеме.

Който го попълва

На ръководителя на организацията първоначално автоматично се възлага отговорност за поддържането на дневника. Но в по-голямата част от случаите той поверява тази отговорност на своите подчинени. Това може да стане по два начина:

• Чрез трудов договор (посочващ това като преки отговорности на определен служител).
• По отделна поръчка. Документът ще се нарича „Заповед за назначаване на лице, отговорно за поддържане на дневник за издаване на товарителници“. Компилиран е в свободна форма. Основното е, че съдържа подписа на ръководителя, подробности за организацията, информация за назначения служител и неговия подпис в знак на съгласие със съдържанието.

Назначеният служител не е необходимо да преминава специално обучение, за да води дневник.

Законодателната рамка

Приложеният формуляр и образец за попълване е стандартен междусекторен формуляр № 8, приет с Резолюция № 78 на Държавния комитет по статистика на 28 ноември 1997 г. Той се използва от дълго време и дори сега не е загубил своята актуалност.

От 2013 г. обаче използването на точно такъв формуляр се превърна в незадължителна процедура. Всяка организация има право самостоятелно да избере кой формуляр ще използва за отбелязване на издаването на пътни листове.

Една организация може дори да прави промени в съществуващите формуляри на документи за собствено удобство. Основното е, че тези действия са потвърдени с отделна заповед от управителя с подпис и печат и също така са отбелязани в счетоводната политика на компанията.

Ако използвате стандартен формуляр, тогава такива мерки няма да са необходими. Освен това стандартният формуляр на дневника отговаря на всички изисквания, които се прилагат към него. Правейки промени в колоните, пълнителят рискува да попадне в ситуация на нарушение на трудовото или данъчното законодателство. Поради тези и други причини Образец № 8 продължава да се използва.

Възможни допълнения

Тъй като списанието се използва доста дълго време, редица компании добавиха свои собствени колони. Практиката показва, че е удобно да включите в този дневник:

• Маршрутът, по който ще мине колата. Някои просто посочват точката на пристигане.
• Какъв вид товар доставя превозното средство?
• Пробег.
• Разход на гориво, възникнал в резултат на пътуването и др.

Естествено, всички тези данни се попълват само след връщане на пътния лист или дори след получаването му от счетоводителя на организацията. Каквито и промени да се правят в съществуващия формуляр, те трябва да бъдат подкрепени с отделна поръчка от мениджъра.

Журналът за издаване на товарителници е един от основните документи, които потвърждават разходите на организация или индивидуален предприемач за гориво. Ако юридическо лице е избрало данъчна система, която отчита разходите, тогава този документ е особено важен при изчисляване на дължимите данъци от организацията.