Zaključivanje ugovora sa Fondom PIO za elektronsko upravljanje dokumentima. Aplikacija za povezivanje preduzeća sa elektronskim protokom dokumenata Penzionog fonda

Prijava Fondu PIO za povezivanje elektronskog izvještavanja— neophodan uslov za podnošenje TCS izvještaja Penzionom fondu. Reći ćemo vam gdje možete dobiti obrazac za prijavu za fond i koje podatke trebate navesti na njemu.

Vrste elektronskog izvještavanja Penzionom fondu Rusije

Nakon prenosa administracije premija osiguranja na poreske organe, osiguranici i dalje imaju obavezu da podnose Penzionom fondu izveštaje koji sadrže pojedinačne (personalizovane) računovodstvene podatke:

• SZV-M;
• SZV-STAGE;
• EDV-1;
• SZV-ISH;
• SZV-CORR.

U isto vrijeme, osiguranici imaju 2 načina da podnose izvještaje Penzionom fondu:

• u obliku papirnih dokumenata;
• elektronski oblik.

Oba načina izvještavanja dostupna su osiguranicima sa brojem osiguranika za prethodni izvještajni period do 25 lica (tačka 2 člana 8 Zakona „O individualnom (personalizovanom) računovodstvu u sistemu obaveznog penzijskog osiguranja“ od 01.04. 1996. br. 27-FZ).

Ako je ova brojka 25 ili više ljudi, nema alternative: možete prijaviti samo elektronski.

Procedura za povezivanje osiguranika na elektronski tok dokumenata Penzionog fonda Rusije

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima (ED) sa Penzionim fondom Rusije su očigledne:

• ne morate lično posjetiti teritorijalni ured Penzijskog fonda;
• ED sistem vam omogućava da brzo ispravite greške identifikovane u izveštavanju;
• druge prednosti (osiguranje povjerljivosti prenesenih informacija, mogućnost kreiranja elektronske arhive u preduzeću svih tokova dokumenata sa Penzionim fondom, itd.).

Za povezivanje na sistem elektronskog upravljanja dokumentima morate potpisati Ugovor sa Fondom PIO o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima.

Osim toga, za organizaciju ED trebat će vam:

• instalirati neophodan softver (za generiranje izvještaja prema utvrđenim obrascima, kriptografski softver);
• koristiti usluge centra za sertifikaciju za kreiranje i održavanje sertifikata ključeva elektronskog potpisa za elektronski potpis Penzionog fonda;
• imenovati osobu odgovornu za organizovanje ED sa Penzionim fondom u vašem preduzeću.

Izvještaje Fondu PIO možete podnijeti elektronskim putem preko akreditovanog centra za sertifikaciju ili preko ovlaštenih predstavnika. Posljednja opcija će biti jeftinija, ali prva će biti praktičnija. Certifikacijski centri pružaju apsolutno sav potreban softver (uključujući vlastiti digitalni potpis) i pružaju tehničku podršku - računovođa može vidjeti na radnom mjestu: da li je izvještaj poslan fondu, vraćen na reviziju sa komentarima ili je prihvaćen bez pritužbi.

Uzorak zahtjeva Fondu PIO za povezivanje elektronskog izvještavanja

Nakon što ste odabrali certifikacijski centar ili kompaniju - ovlaštenog predstavnika, potrebno je da napišete zahtjev Penzionom fondu. Uzorak prijave možete preuzeti na web stranici fonda .

Aplikacija sadrži zahtjev Fondu PIO za povezivanje osiguranika na sistem elektronskog upravljanja dokumentima i sadrži sljedeće informacije:

• OGRN;
• pravne i stvarne adrese ugovarača osiguranja;
• njegov registarski broj u Penzionom fondu Rusije;
• tekući račun i prosječan broj zaposlenih;
• drugi podaci.

Često menadžeri centra za sertifikaciju ili ovlašteni predstavnik daju obrazac zahtjeva za povezivanje elektronskog izvještavanja sa Penzijskim fondom Rusije odmah nakon sklapanja ugovora o pružanju usluga elektronskog izvještavanja.

Specijalisti Penzionog fonda, nakon što dobiju zahtjev od kompanije, morat će obezbijediti Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima putem TKS-a.

Rezultati

Ukoliko ste obavezni da izvještaje Fondu PIO dostavljate elektronskim putem, tada sa fondom treba sklopiti ugovor o elektronskom upravljanju dokumentima. Da biste to učinili, potrebno je da napišete prijavu Penzionom fondu sa zahtjevom za povezivanje vaše kompanije na sistem elektronskog upravljanja dokumentima. Obrazac za takvu prijavu može se preuzeti sa web stranice Penzijskog fonda.

Sada Penzioni fond svuda koristi elektronsko upravljanje dokumentima, pouzdano istiskujući druge oblike podnošenja tromjesečnih izvještaja o obračunavanju i plaćanju uplata osiguranja. Preferiranost korištenja telekomunikacijskih tehnologija u ove svrhe potvrđuju dvije činjenice:

• privredni subjekti koji koriste iznajmljeni rad više od 25 zaposlenih dužni su da uvedu elektronske radne odnose u odnose sa PF;
• Mogućnost povratka na tradicionalnu papirnu dokumentaciju ne pruža se čak ni pojedinačnim poduzetnicima ili malim kompanijama koje su nekada prešle na beskontaktni sistem toka dokumenata.

Prednosti ED kod organa penzionog osiguranja

Elektronski tok dokumenata kod Penzionog fonda:

• omogućava vam podnošenje izvještaja na lokaciji poslodavca u bilo koje pogodno doba dana, uključujući neradne dane i sate;
• oslobađa računovođu potrebe da posjećuje teritorijalni organ Fonda PIO i oslobađa vrijeme za druga pitanja;
• osigurava autentičnost i povjerljivost prenesenih informacija;
• garantuje sigurnost i registraciju toka izlaznih dokumenata preduzeća u fond bez grešaka;
• omogućava ispravljanje grešaka koje otkriju zaposleni u PIO u dostavljenim izjavama direktno sa radnog mjesta osiguranika, ako je potrebno, više od jednom u jednom danu;
• daje podatke o rezultatima prijema izvještaja u elektronskom obliku;
• otvara izglede za kreiranje u instituciji kopija dostavljenih izvještaja i odgovora dobijenih od Fonda PIO.

ED softver za tranziciju

Za povezivanje na elektronski tok dokumenata sa Penzijskim fondom potrebno je:

• mogućnost generiranja izvještaja prema uzorcima i obrascima;
• FSB sertifikovan softverski proizvod sa mogućnošću korišćenja elektronskog digitalnog potpisa i šifrovanja pomoću kriptografskih ključeva.

Da biste ga dobili, trebate kontaktirati specijalizovanu instituciju.

Danas je tržište ispunjeno ponudama kompanija koje pružaju usluge:

• sertifikacioni centar za razvoj i održavanje sertifikata ključeva elektronskog digitalnog potpisa u sistemu ED PF;
• instalacija i održavanje softvera za prijenos informacija na beskontaktni način, što vam omogućava da podnesete izvještaje ne samo Penzionom fondu Rusije, već i drugim regulatornim tijelima: Federalnoj poreznoj službi, vanbudžetskim fondovima, Rosstatu.

Ostale mjere za prelazak na elektronsko izvještavanje

Za početak morate izvršiti sljedeće organizacijske radnje:

• imenovanje osobe odgovorne za korištenje sistema;
• sprječavanje neovlaštenog pristupa: opremanje radnog mjesta, uspostavljanje pouzdane lokacije za skladištenje magnetnih medija kriptografskih ključeva, postavljanje kopija elektronske arhive;
• koordinacija mogućnosti prelaska na ED sa teritorijalnim organom Fonda PIO;
• probno slanje izjava teritorijalnom organu Penzionog fonda Rusije nakon instaliranja ED sistema od strane specijalizovane organizacije.

Dokumentovanje

Za povezivanje sa elektronskim protokom dokumenata Penzionog fonda biće potrebni sledeći dokumenti:

• sporazum sa Penzionim fondom Ruske Federacije o korišćenju elektronskih dokumenata putem telekomunikacionih kanala;
• ugovor o pretplati za pružanje usluga sigurnih elektronskih dokumenata sa Penzijskim fondom (kao opcija - sa svim regulatornim organima odjednom) kroz otvaranje pristupa sistemu elektronskog izvještavanja;
• ugovor o pružanju usluga sertifikacionog centra.

Forma ugovora sa Fondom PIO je standardna. Može se preuzeti sa službene web stranice njegovog teritorijalnog tijela. Navedeni ugovori sa specijalizovanom organizacijom su po svojoj pravnoj prirodi ugovori o pridruživanju.

Shodno tome, ne dozvoljavaju klijentu da izvrši promjene. Mogu se kombinovati u jedan sveobuhvatan sporazum.

Početak: Redovi za podnošenje izvještaja

ED sa Fondom PIO vrši se prema uputstvu koje je on odobrio. Propisi su donekle specifični. Prema njoj, nakon slanja izvještaja, osiguranik dobija od Fonda PIO:

• nakon 4 radna dana - potvrda o dostavi sa naznakom datuma i vremena predaje dosijea teritorijalnoj kancelariji Fonda PIO;
• u roku od 6 radnih dana, odeljenje Penzionog fonda Rusije šalje protokol sa rezultatom inspekcije.

Rezultat dobijen od Fonda PIO može biti pozitivan, što ukazuje na odobravanje dostavljenog izvještaja, ili negativan, što ukazuje na njegovo odbijanje. U prvom slučaju, datumom podnošenja izvještaja smatra se datum generiranja obavijesti o dostavi, u drugom se izvještaji pojavljuju kao nedostavljeni .

Iz toga proizilazi da, kako bi se izbjegla kašnjenja u slučaju greške, dokumente treba dostaviti unaprijed - najmanje 11 dana prije konačnog datuma prijema. Srećom, sa uspostavljenim linijama (15. dan drugog mjeseca nakon izvještajnog perioda) to ne predstavlja problem.

Organizacije i preduzetnici koji izvještaje podnose elektronskim putem treba da vode računa o specifičnostima obrade ovih obrazaca kako bi na vrijeme predali dokumente i ne plaćali zakašnjele.

Pod datumom podnošenja elektronskog obrasca za izvještavanje smatra se datum i vrijeme koji su generirani kada je napravljena potvrda o prihvatanju od strane primaoca Fonda PIO. Na osnovu utvrđenih standarda, račun se može generirati u roku od dva dana.

Podnošenje izvještaja Fondu PIO u elektronskom obliku disciplinuje organizacije, a kako bi izbjegli kazne, preporučuje im se:

• izvršiti sve procedure za pristup elektronskom izvještavanju i instaliranje potrebnog softvera unaprijed, po mogućnosti u periodu prije izvještavanja;
• dostaviti potrebne prijave i izvještaje poreskoj upravi unaprijed - najmanje jedan dan prije isteka roka za prijem dokumenata.

Preuzimamo vašu odgovornost prema poreznim i državnim organima

Suština problema:

Generalni direktor je odgovoran za vođenje poreske i računovodstvene evidencije, obračunavanje poreza i blagovremeno podnošenje izvještaja Federalnoj poreznoj službi i fondovima.

Ako računovođa radi nepošteno, direktor se suočava sa administrativnom, au nekim slučajevima i krivičnom odgovornošću.

U pravilu je vrlo teško nadoknaditi štetu od računovođe uzrokovane neprofesionalizmom osoblja računovođe, budući da je radno zakonodavstvo Ruske Federacije vrlo lojalno prema zaposlenima. Dok će direktor odgovarati u roku zastarelosti kao jedini izvršni organ.

Prednosti saradnje sa nama:

Ugovor o računovodstvenoj podršci sa našom kompanijom garantuje našu odgovornost prema državnim agencijama u visini kazni nastalih našom krivicom.

Praktika doo snosi odgovornost u skladu sa građanskim zakonom i sopstvenim novcem je navedena u ugovoru, kao posebna klauzula.

Uštedite do 50% na računovodstvu osoblja / Optimizirate računovodstvene troškove

Suština problema:

Prilikom zapošljavanja računovođe, svaki menadžer/preduzetnik/vlasnik preduzeća mora razumjeti da troškovi održavanja računovođe s punim radnim vremenom neće biti ograničeni samo na iznos računovođe.

Važno je uzeti u obzir sljedeće neophodne troškove:

Porezi na plate, koji iznose 43% fonda zarada;

Troškovi za organizaciju radnog mesta: nameštaj, kompjuter, štampač, potrošni materijal, telefonija, internet, kancelarijski materijal.

Računovođa sa punim radnim vremenom, u pravilu, zahtijeva stručnu podršku, što znači da treba platiti informacioni i pravni sistem, kurseve usavršavanja, seminare ili stručnu literaturu.

Posao modernog računovođe nezamisliv je bez softverskih proizvoda, obično 1C proizvoda: Računovodstvo i 1C Baza za obračun plaća. Troškovi kupovine i održavanja 1C softverskih proizvoda kreću se od 40.000 rubalja i često zahtijevaju podršku IT stručnjaka.

Prednosti saradnje sa nama:

Nudimo plaćanje za stvarni iznos posla koji se sastoji od broja obrađenih primarnih dokumenata Vi uvijek znate koliko i za šta plaćate. Na kraju tromjesečja šaljemo izvještaj o obavljenom poslu.

Mi snosimo sve indirektne troškove. (troškovi nabavke, održavanja, ažuriranja 1C baza podataka, organizacije radnih mjesta, itd.)

Nudimo stvarne uštede na održavanju računovodstva.

Ne dobijate samo računovođu, već čitav tim stručnjaka

Suština problema:

Generalnom direktoru/vlasniku preduzeća teško je ocijeniti profesionalizam stalnog ili gostujućeg računovođe, jer ni direktor ni vlasnik preduzeća nisu stručnjaci u oblasti poreza i računovodstva.

Na primjer, za malu organizaciju sa pojednostavljenim poreskim sistemom od 6%, teško je pronaći stalnog kvalifikovanog stručnjaka ili će to biti nerazumno skupo.

Ako vaša firma ima jednog knjigovođu sa punim radnim vremenom i on obavlja sve oblasti računovodstva od prikupljanja i unosa primarne dokumentacije do sastavljanja izvještaja i podnošenja istih državnim agencijama, onda, po pravilu, opterećenje može biti značajno, a računovođa ima mnogo pitanja. Računovođa nema kolege sa kojima bi se konsultovao ili delegirao ovlašćenja. U takvim slučajevima trpi kvalitet računovodstvenog i poreskog računovodstva u organizaciji.

Nije neuobičajeno da se računovođa s punim radnim vremenom osjeća „gužva“ u maloj organizaciji, nema profesionalni razvoj, računovođa „pregori“ i traži opcije za rad sa strane.

Prednosti saradnje sa nama:

Pružamo profesionalne računovodstvene usluge, naše usluge su visoko inteligentne i pridajemo veliki značaj izboru stručnjaka. Naši stručnjaci prolaze kroz nekoliko faza provjere stručnosti, znanja iz teorije računovodstva, poreza i računovodstva, prolaze praktične zadatke i rješavaju probleme.

Naši stručnjaci su obučeni u komunikacijskim vještinama, tako da možemo objasniti vrlo složena pitanja jednostavnim, razumljivim jezikom.

U svim pitanjima tražimo nekoliko opcija za njihovo rješavanje, stavljamo se u kožu klijenta, preporučujemo i upozoravamo na rizike.

Naš tim brine o klijentu, sami dobijamo maksimalnu informaciju koja je potrebna za naš rad, a da ne odvlačimo pažnju menadžera od važnih zadataka.

Naši metodolozi svakodnevno prate ažuriranje zakonodavstva, pretplatimo se na svu stručnu literaturu, koristimo informacijske i pravne sisteme, pohađamo seminare i predavanja.

Više nećete biti „talac“ računovođe.

Suština problema:

Menadžeri/vlasnici preduzeća se po pravilu ne upuštaju u detalje računovodstva, ne znaju gdje su dokumenti, gdje su izvještaji, kada trebaju podnijeti izvještaje i kako tačno raditi u bazi podataka računovodstva 1C.

Vrlo često, prilikom promjene računovođe, menadžer ostane bez ičega, računovođa je otišao i ostavio ništa, nije prenio slučaj.

Ako se računovođa razbolio ili otišao na godišnji odmor, preduzeće je ostalo bez obračuna za ovaj period, svi procesi su zaustavljeni.

Prednosti saradnje sa nama:

Naša firma pruža računovodstvene usluge u skladu sa ugovorom u kojem su detaljno navedeni poslovi koje moramo redovno obavljati. U ugovoru je tačno navedeno šta će naš klijent dobiti kao rezultat rada.

Računovodstvena baza podataka biće pohranjena na našem serveru, na prvi zahtjev naših klijenata, spremni smo da obezbijedimo arhivu računovodstvene baze podataka, dostavljenih izvještaja i protokola za prijem izvještaja.

Za elektronsko upravljanje dokumentima sa Penzionim fondom Rusije, potrebno je da napišete prijavu i zaključite odgovarajući ugovor sa Penzionim fondom o protoku dokumenata. Uzorak se može besplatno preuzeti putem direktnog linka na stranici

Elektronski tok dokumenata sa Penzionim fondom Ruske Federacije je budućnost pravnih odnosa u svim sferama društva u Moskvi i drugim metropolitanskim područjima zemlje. Hodanje kroz vlasti s brdom teškog papira, birokratski lanci i redovi su stvar prošlog vijeka. Jednostavnost toka dokumenata na mreži zamjenjuje ustaljene tradicije i omogućava da se funkcije proizvode brže i efikasnije. Pogodnost je u odsustvu potrebe da lično posetite filijalu PIO. Za podnošenje izvještaja elektronskim putem, pretplatnici moraju napisati prijavu i sklopiti odgovarajući ugovor sa Penzionim fondom Ruske Federacije o protoku dokumenata na mjestu registracije preduzeća. Uzorak prijave i ugovora Fondu PIO za elektronski zajednički rad možete besplatno preuzeti na stranici putem direktnih linkova.

Najpopularnije informacije o elektronskom upravljanju dokumentima nalaze se u propisima navedenim u predmetu ugovora. Ruska praksa uvođenja novih proizvoda u kancelarijski rad zahteva od svojih učesnika da prvo posete organizaciju kako bi ih educirali o daljem radu sa programima. Dalja mogućnost daljinske razmjene dokumentacije sa vladinom agencijom putem interneta uštedjet će mnogo više vremena, živaca i papirologije.

Obavezne klauzule ugovora sa Fondom PIO o elektronskom upravljanju dokumentima

:

• Naziv dokumenta, broj, datum i mjesto izrade;
• Predmet ugovora sa detaljnim tumačenjem funkcionisanja procesa između stranaka;
• Tehnički uslovi i postupak razmjene informacija;
• Prava i obaveze, odgovornost stranaka, trajanje ugovora i drugi uslovi;
• U nastavku, učesnici tradicionalno potpisima i pečatima potvrđuju sporazum.

Procedura za podnošenje elektronskog izvještaja:
- Generišu se fajlovi utvrđenog formata;
- Zatim, program PIO provjerava ispravnost njihovog formiranja;
- Ako postoje greške, potrebna su podešavanja;
- Postoji obavezno skeniranje virusa;
- Zatim izvještaje potpisuje ovlašteno lice elektronskim digitalnim potpisom i šalju Fondu PIO;
- Organ Fonda PIO šalje odgovor potvrdu o prijemu;
- ako je rezultat prijema negativan, pretplatnik dobija obaveštenje o odbijanju sa obrazloženjem razloga;
- Kao rezultat toga, potrebno je novo podnošenje dokumenata;
- Ukoliko nema pitanja u vezi sa paketom dokumenata, oni se prihvataju i čuvaju i šalje se obaveštenje;
- Svi kvarovi koji nastaju u radu elektronskog upravljanja dokumentima regulisani su zakonskom regulativom o elektronskom upravljanju dokumentima i ugovorom zaključenim između strana.

Kršenje rokova (naravno, nakon razjašnjenja razloga) povlači odgovornost predviđenu zakonom. Najbolje je započeti radnje za dostavljanje materijala unaprijed, a ne posljednjeg dana, i eliminirati rizik od kazni.

Popunjavanje svih vrsta obrazaca i drugih dokumenata oduzima mnogo vremena preduzetnicima. Fond PIO je na pola puta izašao u susret privrednicima i omogućio im da dostave potrebne izvještaje ne na magnetnim medijima ili u papirnoj formi, već u elektronskoj formi, što im omogućava da smanje vrijeme utrošeno na registraciju i podnošenje dokumentacije.

Za povezivanje na sistem elektronskog upravljanja dokumentima, preduzetnik mora kontaktirati filijalu PIO i dostaviti neke dokumente, koji uključuju aplikacija za povezivanje sa elektronskim upravljanjem dokumentima sa Penzionim fondom Rusije.

Šta je aplikacija za povezivanje sa elektronskim upravljanjem dokumentima sa Penzionim fondom Rusije?

Prijava je neophodna kako bi Fond PIO dobio pisanu službenu saglasnost privrednika za prebacivanje toka dokumenata kompanije u elektronski oblik. Dokument je obrazac sa posebnim podacima o preduzeću koji se unose u njega - to obavezno uključuje podatke o obliku šifriranja informacija, podatke o pravnim i fizičkim licima.

Kako ispravno popuniti prijavu na obrascu p26001 - saznajte

Zakonski predviđeno sljedeće opcije za podnošenje dokumentacije preduzeća Penzionom fondu:

• Izvještaj podnosi specijalizovana kompanija. Ova opcija je optimalna ako se računovodstvo ne može nositi s opterećenjem ili iz drugih razloga ne može podnijeti izvještaje. Prilikom odabira ove opcije sklapa se ugovor o outsourcingu sa kompanijom koja pruža usluge.

Da bi kompanija imala pravo da radi sa ličnim podacima zaposlenih, menadžment kompanije treba da dobije pismenu saglasnost od svakog zaposlenog da prenese svoje podatke drugoj kompaniji i koristi informacije koje dobije.

• Podnošenje izvještaja preko posebnog operatera. Ova opcija je za kompanije sa više od pet desetina zaposlenih manje kompanije imaju pravo da izaberu prvu opciju. Suština metode je pronaći kompaniju koja je specijalizovana za pružanje elektronskog toka dokumenata između preduzeća i Penzijskog fonda.

Na internetu možete pronaći posebnog operatera i sklopiti ugovor s njim. Svaki specijalni operater ima svoj sistem šifriranja, tako da prilikom popunjavanja prijave morate naznačiti koji će se algoritam koristiti prilikom prijenosa dokumenata.

U prijavi se mora navesti niz informacija:

• O kompaniji koja pruža usluge šifriranja i prijenosa podataka- pun tačan naziv operativne kompanije i tip alata za kriptografsku zaštitu informacija (CIPF).
• O pravnom licu- TIN i pun tačan naziv kompanije, kontrolni punkt i kontakti (brojevi telefona i e-mail adresa), registracioni kod u Penzionom fondu Rusije.
• O pojedincu- Puno ime, podaci o pasošu, kontakti (e-mail i broj telefona), matični broj lica u Fondu PIO; stalne adrese i mjesta stanovanja.

i upute korak po korak za popunjavanje nalaze se u publikaciji na linku.

Koje informacije su potrebne da budu uključene u aplikaciju?