Paljonko tilausloki maksaa? Henkilöstön tilausten kirjaamista ja käsittelyä koskevat säännöt

Tilauskirja henkilöstölle: käytännön tarkoitus

Henkilöstötilauspäiväkirjan käytännön tarkoitus on systematisoida tietyssä organisaatiossa annetut tilaukset, jonka avulla voit optimoida työskentelyä niiden kanssa mm.

• kirjaa kunkin tilauksen antamispäivämäärä;
• varmistaa nykyisten tilausrekisteröintinumeroiden jatkuvuus jne.

Lisäksi vastaava merkintä tilauspäiväkirjaan, joka tehdään organisaation paikallisten määräysten mukaisesti, auttaa vahvistamaan tietyn asiakirjan laillisuuden ja lainvoiman riitatilanteessa.

Organisaatiolla on oikeus itsenäisesti valita, pitääkö jokaisesta tilaustyypistä erillistä rekisteröintilokia vai kirjataanko kaikki henkilöstötilaukset yhteen asiakirjaan.

TÄRKEÄ! Johtajan, pääkirjanpitäjän ja muiden yhtiön lakisääteisissä asiakirjoissa mainittujen henkilöiden nimittämistä koskevat määräykset kuuluvat oikeushenkilön päätoimia koskevien määräysten luokkaan eivätkä henkilöstöä koskeviin määräyksiin (esim. lain 40 §:n 1 momentti). liittovaltion laki "rajavastuuyhtiöistä", päivätty 02/08/1998 nro 14-FZ).

Säännöt henkilöstön tilauslokin pitämisestä

Täydellinen luettelo kirjoista ja kirjanpitolehdistä, joita henkilöstöpalvelun tulee ylläpitää, on luettelossa standardinmukaisista hallintoarkistoasiakirjoista..., joka on hyväksytty Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 annetulla määräyksellä nro 558 (jäljempänä). nimitystä luettelo nro 558). Joten artiklan "b" kohta. Listan nro 558 kohdassa 258 vahvistetaan organisaatioiden tarve ylläpitää lokeja henkilöstön hallinnollisista asiakirjoista. Niiden rekisteröinnille ei kuitenkaan ole asetettu lainsäädäntötasolla hyväksyttyjä vaatimuksia.

Yleissääntönä on, että tällaisia ​​asiakirjoja on säilytettävä 75 vuotta. Joillekin tietoluokille on säädetty viiden vuoden säilytysaika. Näitä ovat tilauslokit:

• kurinpitoseuraamuksista;
• vuosittaiset palkalliset lomat;
• opintolehdet;
• virantoimituksessa;
• lyhytaikaisia ​​työmatkoja Venäjällä ja ulkomailla.

Suositeltava! Rekisteröintipäiväkirjan täyttösäännöt ja sen ylläpidon muoto on hyväksyttävä organisaation paikallisessa säädöksessä (toimistotyötä koskevat ohjeet tai määräykset jne.).

Tässä tapauksessa voimme ottaa perustaksi esimerkiksi valtiollisen dokumentaation hallintajärjestelmän kohdan 3.2.1 mukaiset asiakirjojen rekisteröintiä ja indeksointia koskevat määräykset, jotka on hyväksytty Neuvostoliiton pääarkiston 25.5. 1988 nro 33.

Tilauslokilomake

Hallinnollisten asiakirjojen rekisteriä voidaan pitää missä tahansa organisaatiolle sopivassa muodossa:

• paperilla;
• elektroninen.

Huomautus! Tilausrekisteri ei ole yksi niistä asiakirjoista, jotka on laadittava paperille. Näin ollen, jos henkilöstöpalvelu pitää päiväkirjaa sähköisessä muodossa esimerkiksi automaattisen tietokannan tai erikoistuneen tietokoneohjelman avulla, päiväkirjaa ei tarvitse kopioida paperille.

Jos tuotantotarvetta ei ole tai sitä ei ole säädetty organisaation sisäisissä määräyksissä, ei myöskään ole tarpeen ladata tällaisia ​​tietoja (joko kerran tai tietyin väliajoin, käyttötarkoituksesta riippuen) myöhemmän laiteohjelmiston ja vastaanotetun sertifioinnin kanssa. paperiasiakirja, esimerkiksi säilytystä varten.

Sähköisten asiakirjojen säilytys arkistossa tapahtuu kappaleiden sääntöjen mukaisesti. 2.30-2.33 Säännöt Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen ja muiden arkistoasiakirjojen..., jotka on hyväksytty Venäjän kulttuuriministeriön 31. maaliskuuta 2015 antamalla määräyksellä nro 526, säilyttämisen, hankinnan, tallentamisen ja käytön .

Jos päiväkirjaa säilytetään paperilla, sen sivut tulee suojata luvattomalta poistamiselta asianmukaisella sidontalla ja sinetöinnillä. Sertifikaatin sisältävässä tarrassa on mainittava:

• ommeltujen arkkien määrä;
• todistuksen antavan henkilön (organisaation johtajan tai muun toimistotyömääräyksen tai -ohjeiden mukaisesti nimetyn vastuuhenkilön) asema, sukunimi, nimi, isänimi;
• hänen allekirjoituksensa.

Päiväkirjan täyttämisen säännöt ja näyte

Lainsäätäjä ei tarjoa yhtenäistä näytettä päiväkirjasta tilausten rekisteröintiä varten. Tältä osin organisaatio voi itsenäisesti kehittää mallin tällaiselle sisäiselle asiakirjalle tai käyttää mitä tahansa valmiita myyntiin saatavia tilauspäiväkirjoja (myös sähköisessä muodossa).

Tyypillisesti tällaisen lehden otsikkosivulla tulee olla seuraavat tiedot:

• organisaation oikeudellisesta muodosta ja nimestä;
• rekisteröityjen asiakirjojen tyypit (tässä tapauksessa nämä ovat henkilöstön tilauksia);
• hakkuiden alkamis- ja lopetuspäivämäärä;
• päiväkirjan ylläpidosta vastaava henkilö (tehtävän nimi, koko nimi);
• säilyvyysaika.

• tietueen sarjanumero;
• hallinnollisen asiakirjan julkaisupäivä;
• hallinnollisen asiakirjan numero;
• tilauksen tyyppi ja sen lyhyt sisältö (esimerkiksi työmääräys, jossa ilmoitetaan asema, sisääntulopäivä, rakenneyksikkö jne.);
• KOKO NIMI. työntekijä, jolle määräys on annettu;
• sen asiakirjan nimi ja tiedot, joka oli määräyksen antamisen perusta.

Organisaatio voi joko täydentää tätä tietolistaa tai lyhentää sitä.

Esimerkin henkilöstötilausten rekisteröintipäiväkirjan täyttämisestä löydät seuraavasta linkistä:

Näin ollen lainsäätäjä asettaa organisaatiolle velvollisuuden pitää kirjaa hallinnollisista asiakirjoista, mukaan lukien henkilöstöasiakirjat. Käytäntö osoittaa, että tällaisen päiväkirjan asianmukainen suunnittelu auttaa optimoimaan henkilöstöpalvelun työtä, muun muassa tekemään tarvittavien asiakirjojen löytämisen mahdollisimman helpoksi.

Tällä hetkellä ei ole yhtenäistä lomaketta henkilöstön tilauslokiin, joten jokainen organisaatio voi käyttää itsenäisesti kehitettyä näytettä, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot.

Johdon tilausten ja ohjeiden rekisteröinti yhteen päiväkirjaan on kätevä tapa ylläpitää luetteloa yrityksen sisäisestä dokumentaatiosta. Tämän päiväkirjan ylläpitämisen päätarkoituksena on systematisoida tiedot annetuista tilauksista, yksinkertaistaa niiden toteuttamisen valvontaa ja tarvittaessa löytää nopeasti tarvittava dokumentti.

Lomakkeen kehittäminen henkilöstötilausten rekisteröintiä varten tehdään jokaisessa yrityksessä erikseen. Esimerkkinä sen valmistamisesta voit käyttää muiden yritysten käyttöön tarjoamia näytteitä.

Pääsääntöisesti organisaatio huolehtii tilausten, mutta myös muiden asiakirjojen rekisteröinnistä ja systematisoinnista. Esimerkiksi työkirjojen kirjanpito, matkustustodistusten ja maksumääräysten rekisteröinti hoidetaan niitä varten suunnitelluilla päiväkirjalomakkeilla.

Kuinka laatia päiväkirja henkilöstön tilausten rekisteröintiä varten

Tilauksen pakollinen elementti on numero, jonka on oltava yksilöllinen ja kirjattava päiväkirjaan. Numero voi sisältää paitsi numeroita myös kirjaimia. Pääsääntöisesti kirjainmerkinnät osoittavat tilaustyypin tai ilmoittavat, kuuluuko tilaus johonkin yrityksen rakennetoimialasta. Jokainen yritys voi keksiä oman koodauksensa, joka auttaa nopeasti navigoimaan dokumentaatiossa. Esimerkiksi määräyksissä, jotka laaditaan lähetettäessä työntekijöitä lomalle, kirjain "O" voi näkyä ensin, kirjain "B" voi tarkoittaa kurinpitoseuraamuksen sisältäviä määräyksiä ja kirjainyhdistelmä "KM" voi tarkoittaa lähetyskäskyjä. työntekijöitä työmatkalla.

Henkilöstöosaston tai toimistotyön työntekijä (toimistopäällikkö, sihteeri) voi kehittää ja ylläpitää tilauslokia.

Lokikirjan muodossa olevat vakiosarakkeet henkilöstötilausten rekisteröimiseksi ovat:

• tilausnumero ja sen hyväksymispäivämäärä;
• Tilauksen olemus (sen sisältö);
• Asiakirjan allekirjoittaneen henkilön koko nimi;
• Esiintyjän koko nimi;
• Luettelo henkilöistä, joiden on tutustuttava tilaukseen;
• Vastuuhenkilön allekirjoitus tilauksen vastaanottamisesta;
• Merkki, joka todistaa, että tilaus on lähetetty tapaukseen.

Henkilöstön tilausten rekisteröintipäiväkirjan kehittämisen pohjaksi otettua näytettä voidaan muokata yrityksen tarpeiden mukaan.

Tuotantoongelmien ratkaiseminen, työntekijöiden irtisanominen, henkilöstön täyttäminen uudella henkilöstöllä - nämä menettelyt kuvastavat kunkin yrityksen nykyistä toimintaa.

Operatiivinen toiminta ei kulje jälkiä jättämättä, kun toteutus suoritetaan johtajan käskystä, tilaukset kirjataan tärkeysjärjestyksessä henkilöstöosastolle. Luotu tilausten rekisteröintiä varten erikoislehti.

Mikä se on ja miksi se on koottu?

Yritysten työ on järjestetty sen mukaan säännelty aikataulu. Tuotantoalueiden välisen yhtenäisyyden varmistamiseksi monet prosessit toteutetaan johdolta tulevien kirjallisten määräysten perusteella. He pitävät yllään paikallinen luonne. Asianmukaisesti toteutettu henkilöstötarkastusta varten laadittu hallinnollinen dokumentaatio tulee ottaa huomioon.

Organisaation johtajan paikallisen määräyksen perusteella siinä tapahtuu seuraavaa:

• tilausten jakaminen toiminnallisten vastuiden mukaisesti;
• säädösten konsolidointi;
• työntekijöiden palkkaaminen ja irtisanominen;
• liikkuminen positioiden läpi, arvokorotusten ja luokkien kanssa;
• määräysten, ohjeiden, sääntöjen hyväksyminen;
• erilaisia ​​tuotantotoimintoja.

Velvollisuus ottaa huomioon voimassa olevat tilausluonteiset asiakirjat on määrätty HR-osaston työntekijät. Heidän avullaan valvotaan yrityksen asiakirjavirtaa. Toimistotyön helpottamiseksi työnantajat luovat kahdenlaisia ​​rekisterikirjoja.

Kirjataan hallinnon määräykset päätoimintoihin, joissa hyväksyntä tapahtuu:

• paikalliset toimet;
• henkilöstön taulukko;
• vastuuhenkilöt;
• sertifiointikomissiot;
• tarkastusten suorittaminen;
• toimintatila.

Toisessa lehdessä tutustutaan yrityksen henkilöstöön liittyviin henkilöstöliikkeisiin liittyviin johdon määräyksiin. Lainsäädännössä ei ole selkeitä säännöksiä ylläpidettävien rekisteröintikirjojen määrästä, tämä asia ratkaistaan ​​yrittäjällä. Tilauskirjanpidon erottaminen on välttämätöntä tilausten luokittelussa säilyvyysajan mukaan.

Sääntelyasetus

Julkaistu Venäjän kulttuuriministeriön määräyksellä nro 558, 25. elokuuta 2010 luettelo papereista, joita suositellaan yrityksille luotavaksi toimintansa yhteydessä.

Perusasennossaan siitä määrätään säädöksellä. Henkilöstöasiakirjavirran määräajat on merkitty, jolloin henkilöstömääräysten rekisteröinti on ylläpidettävä 5 tai 75 vuotta.

Lähtevät hallinnolliset asiakirjat on numeroitu niiden muodostusjärjestyksessä. Tämä mainitaan liittovaltion arkiston määräyksessä nro 68.

Julkistetaan, että tilausten luokittelu yhteen rekisteröintirekisteriin tulee tapahtua kalenterivuoden aikana, sitten ne tallennetaan arkistoon. Edellisen kirjan jatkaminen ei ole kiellettyä, mutta uusien merkintöjen mukaan.

Paikallisille ohjeille on annettu erilliset numerot, jotka liittyvät:

• tilaukset yrityksen organisatorisista toimista;
• henkilöstön työn säätelyyn tähtääviä määräyksiä.

Rekisteröintihakemiston täytön tarkkuus ja tarkka kirjanpito ovat perusedellytyksiä HR-asiantuntijoiden tehtävien suorittamiselle. Hallintoasiakirjojen säilytysajat on suunniteltu siten, että tietueita voidaan käyttää valtion tason viranomaisten pyynnöstä sekä tarvittaessa työntekijöiden tiedoilla.

Työnantajan ja henkilöstön suhde on erilainen. Jos kiistanalainen tilanne on syntynyt ja se tuodaan korkeamman viranomaisen oikeuteen, lehdessä löydetty määräys mahdollistaa ristiriidan ratkaisemisen vahvistamalla tai kumoamalla riidan osapuolten toimien laillisuuden.

Ei ole olemassa yhtenäistä päiväkirjalomaketta, jossa kirjanpito tapahtuu, samoin kuin lähtevää hallinnollista dokumentaatiota. Jokaisella organisaatiolla on oikeus kehittää julkaisu oman harkintansa mukaan, mutta sen tulee noudattaa toimistotyössä säädettyjä vakiomalleja.

Asiakirjan rakenteellisen sivujaon neuvoa-antava luonne sekä jokaisen arkin sarake, johon syötetään yrityksen johdon tilaukset päätuotannosta, sisältää mm. seuraavat kohteet:

• otsikkosivun suunnittelu;
• vastuuhenkilön nimeäminen;
• rekisteröityjen tilausten luettelo.

Kotisivu sisältää:

• Yrityksen nimi;
• kirjan tarkoitus;
• kirjanpitotapahtumien alku ja loppu päivämäärän mukaan.

Sarakkeessa, jossa on tietoja vastuuhenkilöistä, tulee ilmoittaa:

• kirjaamista, lokin täyttämistä hoitavien asiantuntijoiden nimet;
• asema, millä perusteella työntekijät suorittavat toimeksiannon;
• allekirjoitus, joka vahvistaa velvollisuuksien täyttämisen.

Lehden perustana ovat sivut, joilla merkintöjä tapahtuu:

• paikalliset säädökset määrätyillä sarjanumeroilla;
• luodun tilauksen päivämäärät;
• millä numerolla määräys on annettu;
• asiakirjan nimi tiivistelmänä paperin tarkoituksesta;
• julkaistujen sivujen määrä;
• niiden virkamiesten täydelliset nimet, joita varten asiakirja on laadittu.

Rekisterikirjan suunnittelun pääehto on siihen siirrettyjen tietojen luotettavuus. Korjaukset, yliviivat ja säädöt erityisillä aineilla eivät sisälly.

Täytteen ja näytteen vaatimukset

Päiväkirja, johon henkilöstömääräykset kirjataan, on rakenteeltaan samanlainen.

Henkilökohtainen tilaus säätelee yksittäisten työntekijöiden tai kokonaisen osaston vastuuta. Paikallinen asiakirja laajentaa sen vaikutusta tavalliseen asiantuntijaan, pääkirjanpitäjien ja toimitusjohtajan nimitykset kirjataan erillisiin kirjanpitoihin.

Yleisesti annetuissa henkilöstömääräyksissä on palkkauksen ja irtisanomisen lisäksi:

• siirrot muihin tehtäviin;
• työprosessien yhdistelmä;
• muutokset palkassa;
• työmatkat, lomat;
• palkinnot;
• työntekijän henkilötietojen muuttaminen.

Näytteiden avulla näet kuinka rekisteröintikokoelmat täytetään. Jos henkilöstövastaava ostaa useita kappaleita, hänellä on käytössään rekisterit eri alkuperää olevien tuotantotapausten käsittelyä varten.

Otsikkosivu on seuraavassa muodossa:

Luodessaan kirjaa vaaditulla suunnalla, urakoitsijan on nimettävä pääsivu, mikä tilausryhmä tallennetaan tähän.

Henkilöstövastaava voi rivittää sivukohtaiset osiot tarpeen mukaan, kukaan ei tarvitse ylimääräistä työtä.

Kirjanpitoa tekeville vastuullisille työntekijöille luodaan erillinen lomake.

Jokaisen sivun pätevä suunnittelu johtaa vain myönteisiin tuloksiin veroviranomaisten suorittamien tarkastusten yhteydessä etsii tarvittavaa järjestystä. Dokumentoinnin tarkkuus antaa painoa yrityksen ja siinä työskentelevän tiimin imagolle.

Lehden kokoaminen

Rekisteröintikirjat on tarkoitettu asiantuntevaa toimistotyötä. Periaatteessa virkailijan tehtäviä hoitavat henkilöstöosaston tai toimiston työntekijät.

Riippumatta siitä, kuka tällaisen toiminnon suorittaa, lokien laatiminen ja asiakirjojen rekisteröinti on alisteinen yhtenäiset säännöt:

• ottaa huomioon kaikki nykyiset paperit, toimeenpano, viite;
• kirjeenvaihto kirjataan kerran, sen liikkeitä rakenneyksiköiden välillä ei kirjata;
• rekisteröinti tapahtuu asiakirjatyypin, tekijän sisällön mukaan;
• lähtevän toimeksiannon kirjauspäivämäärä yhdistetään sen allekirjoituspäivään.

Asiakirjoille annetaan numerot niiden saapumisjärjestyksessä vuoden aikana. Niitä ei voida toistaa hakutoiminnon luotettavuuden varmistamiseksi. Tätä tarkoitusta varten asiakirjat on varustettu rekisterinumeroiden lisäksi indekseillä - lisäsymbolit. Kirjanpitoa säilytetään ympäri vuoden, mutta puolityhjää kirjaa ei tarvitse sulkea, riittää, kun erotat ne rivillä ja aloitat uuden vuoden rekisteröinnillä numerolla 1.

Tästä videosta saat tietoa siitä, millaisia ​​lokeja pitäisi olla ja kuinka ne flash-muistiin tulee.

Kaikki päätoimintojen tilaukset on rekisteröitävä asianmukaisessa järjestyksessä. Tietueessa näkyy asiakirjan nimi, päivämäärä ja muut tärkeät tiedot. Esimerkkimerkintä, esimerkkejä lehden täyttämisestä - kaikki tämä löytyy artikkelista.

Mikä tahansa määräys on sisäisen toiminnan laillinen toimenpide, jonka yleensä antaa yrityksen, sen erillisen divisioonan tai sivuliikkeen johtaja. Tilaukset luokitellaan eri kriteerien mukaan, mukaan lukien niiden sääntelemän alueen. Ne voivat koskea esimerkiksi yrityksen henkilöstöä ja aineellisia resursseja. Samaan aikaan on olemassa suuri joukko tilauksia, jotka säätelevät monimutkaisia, monimutkaisia, koko yritystä koskevia asioita. Niitä kutsutaan päätoimintojen tilauksiksi. Tällaisia ​​asiakirjoja on useita tyyppejä:

1. Johtajan nimittämisestä.
2. Yhtiön divisioonan muodostamisesta.
3. Kehitetyn henkilöstötaulukon toteuttamisesta.
4. Palkkojen siirtojärjestelmän käyttöönotosta ei-käteismaksujen kautta.
5. Tietoja palkkalaskelman täyttöohjeista.
6. Työmääräysten vahvistamisesta.
7. Yhden tai useamman työntekijän irtisanomisesta.
8. Toimenpiteistä liikesalaisuuden muodostavien tietojen suojaamiseksi.
9. Työntekijöiden kollektiivisen taloudellisen vastuun vahvistamisesta.

On myös muita tyyppejä, jotka liittyvät päätoimintaan - ne on kirjattava rekisteröintilokiin. Lisäksi erityyppisiä asiakirjoja ei pidä sekoittaa. Esimerkiksi, jos laki tulee voimaan avainhenkilön hyväksymisestä, jonka asema on määritelty työjärjestyksessä (tämä voi olla paitsi johtaja, myös pääkirjanpitäjä, turvallisuuspalvelun päällikkö), tällainen määräys tulee antaa rekisteröity päiväkirjaan päätoimintaan, ei henkilökohtaiseen kokoonpanoon.

Toinen tärkeä seikka on, että päätoimintaan ja hallinnollisiin ja taloudellisiin asioihin liittyvät asiakirjat rekisteröidään erikseen, koska viimeksi mainittuja säilytetään 5 vuotta. Mitä tulee ensimmäisen ryhmän säädöksiin, ne olisi säilytettävä pysyvästi ( vähintään 75 vuotta vanha). Loki säilytetään myös saman ajan.

Mallipäiväkirjamerkintä: täyttöohjeet

Kirjaaminen tilauksen luomisesta on pakollista, koska tällöin asiakirja tulee lopulta voimaan. Siten merkintä antaa sille laillisen voiman sisäisenä säädöksenä, joka on pakollinen toteutettavaksi koko yrityksessä tai sen erityisessä erillisessä divisioonassa. Lisäksi virtaviivaistetun tallennusjärjestelmän ansiosta halutun asiakirjan etsiminen tuhansien sitä vastaavien asiakirjojen joukosta yksinkertaistuu huomattavasti.

Etusivu

Otsikkosivulla vastuuhenkilö kirjoittaa:

1. Yrityksen nimi, organisaatiomuoto. Yleiset lyhenteet ovat sallittuja - LLC, PJSC ja muut, esimerkiksi: Dolce Vita LLC.
2. Päivämäärä, jolloin asiakirja luotiin. Se ei välttämättä ole sama kuin kalenterivuoden alku, mikä on normaalia.
3. Päivämäärä, jolloin asiakirja valmistui (viimeinen sivu valmis). Tämän jälkeen lehti siirretään arkistoon pitkäaikaista säilytystä varten (vähintään 75 vuotta).
4. Vastaa ylläpidosta – asema, sukunimi, nimikirjaimet.
5. Merkitse "Säilytysaika" -sarakkeeseen "pysyvästi".

Tilaustiedot

Tietueen luomismenettely voidaan määrittää itsenäisesti, koska lomakkeelle ei ole tiukkoja lakisääteisiä vaatimuksia. Yleensä kaikki tietueet kirjataan taulukkomuodossa; ilmoittaa seuraavat tiedot:

1. Asiakirjan numero – numerointi tapahtuu jatkuvassa järjestyksessä, vuoden alusta vuoden loppuun. Asiakirjoilla, joista tiedot kirjataan eri aikakauslehtiin, on eri numerointi - päätoimintoja, henkilöstöä jne. koskevilla asiakirjoilla on oma järjestys.
2. Seuraavaksi tulee asiakirjan julkaisupäivä - tästä päivästä alkaen se yleensä tulee voimaan.
3. Sitten annetaan otsikko (täsmälleen kuten järjestyksessä). Tänne voit kirjoittaa lyhyen yhteenvedon.
4. Arkkien ja liitteiden määrä on merkitty kauttaviivalla "/".
5. Syötä "Vastuullinen" -sarakkeeseen niiden työntekijöiden sukunimet ja alkukirjaimet, jotka ovat vastuussa annetun määräyksen täytäntöönpanosta.
6. "Tutustu" -sarakkeeseen - työntekijöiden sukunimet ja nimikirjaimet, joiden on tutustuttava asiakirjan tekstiin kirjallisesti (allekirjoituksen alla).

Voit halutessasi lisätä myös "Huomautus"-sarakkeen, johon kirjoitetaan tarvittaessa lyhyet kommentit annettuihin toimeksiantoihin.

Kun päiväkirja on valmis, on tarpeen virallistaa sen ylläpidon päättyminen. Tätä varten sinun on ensin nauhattava kaikki sivut ja kiinnitettävä ne nyörillä. Sitten he kirjoittavat muistiin arkkien määrän (ei sivuja), asettavat päivämäärän ja allekirjoituksen transkriptiolla (sukunimi, nimikirjaimet). Nämä merkinnät tekee päiväkirjaa koko sen ajan pitänyt vastuuhenkilö (tai tätä työntekijää korvaava henkilö).

Toimintatavat ja vastuullisuus

Lokikirjaa voidaan ylläpitää kahdella tavalla:

1. Perinteisesti - käsinkirjoitettu versio. Käytetään sinisiä tai mustia kyniä, jotka eivät jätä jälkiä tai raitoja. Kaikki merkinnät tehdään huolellisesti, korjaukset ovat mahdollisia vain poikkeustapauksissa. On myös varmistettava, että asiakirja ei sisällä repeytyneitä sivuja, ylimääräisiä lisäyksiä (aikaisempien sijasta) jne.
2. Sähköisessä muodossa: tässä tapauksessa vain sähköiseen allekirjoitukseen oikeutettu työntekijä voi tehdä merkintöjä päiväkirjaan ja korjata ne.

Seuraavat työntekijät voivat olla vastuussa asiakirjan täyttämisestä:

• sihteeri;
• apulaissihteeri;
• muut johtajan ohjeiden mukaan nimitetyt työntekijät.

Pääsääntöisesti erityinen menettelytapa sekä vastuuhenkilö hyväksytään erillisellä paikallisella lailla, joka hyväksytään yrityksessä.

Miltä lokikirja näyttää?

Tämän asiakirjan muoto on pieni 64-sivuinen kirja, jonka kansi on valmistettu kultaisesta pahvista (koko 210*288 mm). Sivuilla on reikiä kiinnittääksesi sivut ja arkistoidaksesi asiakirjan.

Jos lehteä ei alun perin ommeltu, sinun on tehtävä se itse.

Organisaatioiden asiakirjavirtaa tulee systematisoida, jotta nykyisen dokumentaation ylläpidon lisäksi myös menneiden vuosien papereiden etsiminen yksinkertaistuu. Yritysten tilauksilla on tärkeä lainsäädännöllinen rooli. He ovat niitä, jotka toteuttavat tai peruuttavat johtajan aiemmin tekemät päätökset. Kaikki rahoitustapahtumat suoritetaan vain päällikön antaman ja allekirjoittaman määräyksen perusteella. Tämä seikka antaa aihetta tämäntyyppisten asiakirjojen erityishuomioon. Vakiintuneiden sääntöjen mukaan johtajan käskyt kirjataan kirjanpitoon.

Työmääräysten rekisteröintipäiväkirja

Tilausten kirjaaminen on käytäntö, jota käytetään kaikissa oikeushenkilöissä. Yrityksen koosta, työtoimintojen monipuolisuudesta, työntekijöiden lukumäärästä, kirjanpitokirjat voidaan eritellä tilausalojen mukaan tai yhdistää useita alueita kerralla. Päiväkirjan täyttämisellä pyritään rekisteröimään annettuja tilauksia ja systematisoimaan työllistämismääräyksiä. Suurissa organisaatioissa on tapana pitää erillisiä päiväkirjoja työntekijöiden palkkaustilausten kirjaamiseksi. Työsopimusten rekisteröintiä varten avataan erillinen päiväkirja.

Onko asiakirjaa tarpeen ylläpitää - oikeudellinen kehys

Tilaukset uusien työntekijöiden palkkaamisesta voidaan rekisteröidä työnantajan pyynnöstä. Tämän asiakirjan pakollisuudesta ei ole olemassa oikeudellisia määräyksiä. Tyypillisesti kysymys erillisen kirjan pitämisestä työtilausten kirjaamista varten päätetään tietyssä organisaatiossa. Työntekijöiden palkkaamista koskevien tilausten kirjaaminen yksinkertaistaa organisaation työtä ja antaa myös mahdollisuuden navigoida nopeasti dokumenttien haussa viime vuosien ajalta.

Kuka vastaa lokin ylläpidosta?

Päiväkirjan pitämisen tarve tulisi osoittaa tietylle yrityksen työntekijälle, joka on vastuussa sen oikea-aikaisesta ja asianmukaisesta valmistumisesta. Yleensä tämä vastuu kuuluu henkilöstöosaston jäsenelle. Loppujen lopuksi juuri tämä palvelu valmistelee tilaukset työntekijöiden palkkaamiseksi. Vastuu kirjanpitokirjasta on määrätty osaston työntekijän toimenkuvassa. Kuinka pitää työtilauksista oikein lokia? Tätä asiaa käsitellään yksityiskohtaisesti jäljempänä.

Mitkä ovat asiakirjan vaatimukset?

Kirjan ulkoasua koskevia vaatimuksia ei ole asetettu laissa. Mutta on olemassa standardeja, jotka on määritelty muiden kirjanpitokirjojen ylläpitämiseksi. On suositeltavaa soveltaa näitä standardeja määritettyyn muotoon. Yrityksen johdon toiveiden mukaan lomake voidaan ostaa valmiina tai voit luoda sen itse omien työnteon vivahteiden ohjaamana. Riippumatta sarakkeiden lukumäärästä ja niiden sisällöstä, Dokumentin otsikkosivu ja viimeinen sivu on muotoiltava oikein .

Lehden muoto

Asiakirjan muoto tallennetaan riippumatta huoltotavasta - sähköisesti tai paperilla. Seuraavia sarakkeita käytetään yleensä:

• Tilauksen sarjanumero.
• Työmääräyksen antamispäivä.
• Myönnetyn asiakirjan numero.
• Tilaustyyppi – maahanpääsy, siirto, irtisanominen.
• KOKO NIMI. palkattu työntekijä.
• Hänen henkilöstönumeronsa.
• Asiakirjan myöntämisen syyt.

Lomaketta kehitettäessä on suositeltavaa jättää yksi sarake muistiinpanoja varten. Siellä voit määrittää tarvittavat lisätiedot.

Kuinka täyttää paperilomake?

Kirjan pitäminen paperimuodossa asettaa tiettyjä velvoitteita asiakirjan toteuttamiselle. Otsikkosivu sisältää organisaation virallisen nimen ja itse lomakkeen nimen. Sivun alareunaan tulee kirjoittaa kirjan ylläpidon alkamis- ja päättymispäivämäärä, joka on numeroitu ja nauhattu. Nauhoitus kiinnitetään paperiarkilla, vahasinetillä tai holografisella tarralla. Tämän varotoimenpiteen tarkoituksena on estää sivujen poistaminen tai korvaaminen.

Kuinka pitää sähköistä päiväkirjaa?

Monet yritykset ovat jo siirtyneet kirjanpitoon sähköisessä muodossa. Tämä on erittäin kätevää ja useimmissa tapauksissa järjestelmällistä, mikä helpottaa tietojen oikea-aikaisesta syöttämisestä vastaavan työntekijän työtä. Uudet tiedot voidaan syöttää myös manuaalisesti Wordilla tai Excelillä. Mutta tämä tilausten ylläpitomuoto velvoittaa vastuuhenkilön säännöllisesti tulostamaan tiedot ja virallistamaan ne kaikkien toimistotyön sääntöjen mukaisesti arkistoon edelleen tallentamista varten.

Kuinka kauan työmääräysten rekisteröintipäiväkirjaa säilytetään yrityksessä?

Kaikki asiakirjat henkilöstöstä, heidän liikkumisestaan, irtisanomisestaan, lomalle lähtemisestä, työmatkoista säilytetään 75 vuotta. Sama sääntö pätee asiaankuuluvien tilausten arkistoihin.