Ընկերության նախագահի օգնականի աշխատանքային պարտականությունները. Մենեջերի օգնական. պարտականություններ և պահանջներ

(մասնագիտական ​​ստանդարտ «Կազմակերպության կառավարման կազմակերպչական և փաստաթղթային աջակցության մասնագետ»)

1. Ընդհանուր դրույթներ

1.1. Մենեջերի օգնականը պատկանում է մասնագետների կատեգորիային։
1.2. Կառավարչի օգնականի պաշտոնում աշխատանքի է ընդունվում հետևյալ անձը.
1) բարձրագույն կրթությամբ՝ բակալավրի աստիճան, լրացուցիչ մասնագիտական ​​կրթություն.
2) ունենալ առնվազն 3 տարվա աշխատանքային փորձ կազմակերպության պրոֆիլում.
1.3. Մենեջերի օգնականը պետք է իմանա.
1) կազմակերպության ներքին և արտաքին քաղաքականությունը.
2) պետական ​​մարմիններում, տեղական ինքնակառավարման մարմիններում, երրորդ կողմի կազմակերպություններում ներկայացվածության սկզբունքները և նրանց հետ փոխգործակցության կարգը.
3) կառավարման սկզբունքներն ու մեթոդները.
4) արտաքին և ներքին տեղեկատվական հոսքերի ձևավորման առանձնահատկությունները.
5) կազմակերպության կառուցվածքը, կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարությունը, կազմակերպության գործունեության ուղղությունը և կառուցվածքային ստորաբաժանումների և պաշտոնատար անձանց իրավասությունը.
6) տվյալների բազաների ձևավորման և օգտագործման կանոնները.
7) ժամանակակից գիտական ​​մեթոդներն ու տեխնիկական միջոցները, որոնք հեշտացնում են տեղեկատվության հավաքագրումը, մշակումը, պահպանումն ու փոխանցումը.
8) ժամանակակից տեղեկատվական տեխնոլոգիաներ.
9) կարգավորող իրավական ակտերը, նորմատիվ-մեթոդական փաստաթղթերը, կազմակերպության գործունեության ոլորտի պետական ​​չափորոշիչները.
10) կառավարման տեղեկատվության դասակարգումը, կառավարման տեղեկատվության տեսակները.
11) կառավարման տեղեկատվության տրամադրման ձևերը.
12) կառավարման տեղեկատվության աղբյուրները, տեղեկատվության աղբյուրների ընտրության մեթոդները.
13) կառավարման տեղեկատվության պահանջները.
14) տեղեկատվության ամփոփման առանձնահատկությունները, ծանոթագրությունների, ռեֆերատների, ակնարկների, հաշվետվությունների նախագծման և պատրաստման առանձնահատկությունները.
15) սպառողների կատեգորիաները, որոնց համար նախատեսված է սույն վերանայումը կամ հաշվետվությունը.
16) կապի և կապի ժամանակակից տեխնիկական միջոցների, համակարգչային տեխնիկայի օգտագործմամբ տեղեկատվության մշակման մեթոդները.
17) տեղեկատվական հրապարակումների կառուցվածքը՝ կախված տեղեկատվության բնույթից և տեղեկատվական հրապարակումների նպատակային նպատակից.
18) տեղեկատվության հավաքագրման, մշակման, համակարգման ժամանակակից միջոցներ.
19) տեղեկատվության աղբյուրները` գրադարանների, ամսագրերի կատալոգները, ինտերնետ տեղեկատվական և հեռահաղորդակցության ցանցի որոնման համակարգերը, էլեկտրոնային տվյալների բազաները.
20) գրախոսության գործառական նպատակը (մատենագիտական, վերացական, վերլուծական)՝ որպես ընթերցողին փաստաթղթային կամ տեղեկատվական հոսքում կողմնորոշելու միջոց.
21) ակնարկների ընդհանուր գիտական ​​և պրագմատիկ գործառույթի առանձնահատկությունները.
22) արտաքին պահպանման կրիչներով աշխատելու կանոնները.
23) մատենագիտական, վերացական և վերլուծական տեղեկատվական հրապարակման հայեցակարգը և առանձնահատկությունները.
24) տեղեկատու իրավական համակարգեր.
25) գործարար հաղորդակցության հոգեբանություն, կոնֆլիկտների կառավարման հիմունքներ.
26) գործարար բանակցությունների և արարողակարգային միջոցառումների անցկացման կանոնները.
27) էթիկետը և միջազգային արարողակարգի հիմունքները.
28) փաստաթղթերի կազմման և մշակման կանոնները.
29) գաղտնի գույքային տեղեկատվության պաշտպանության կանոնները.
30) տեղեկատվական և հաղորդակցական տեխնոլոգիաներ.
31) կառավարչի հանձնարարականների կատարմանը վերահսկելու կանոնները.
32) կառավարչի կողմից հանձնարարականների կատարման մոնիտորինգի տեխնոլոգիա.
33) աշխատանքի ներքին կանոնակարգը.
34) աշխատանքի պաշտպանության պահանջները և հրդեհային անվտանգության կանոնները.
35) ........................ (այլ պահանջներ անհրաժեշտ գիտելիքների համար)
1.4. Կառավարչի օգնականը պետք է կարողանա.
1) վերլուծել և ընտրել տեղեկատվության աղբյուրները՝ տեղեկատվության տրամադրման ամբողջականության, հավաստիության և ժամանակին համապատասխանության չափանիշներին համապատասխան.
2) հավաքում, մշակում և վերլուծում է տեղեկատվությունը սահմանված պահանջներին համապատասխան.
3) տեղեկատվություն փոխանցել համակարգված ձևով.
4) մշակում և կառուցում է տեղեկատվությունը` ձևավորելով տեղեկատվական ռեսուրսներ.
5) որոնել տեղեկատվություն առկա տվյալների բազաներում, իրականացնել տեղեկատվական և տեղեկատու աշխատանք՝ հիմնվելով որոնման բնութագրերի տարբեր համակցությունների վրա.
6) մշակում է վերանայման, հաշվետվության, վերլուծական ամփոփագրի թեմատիկ պլան.
7) հիմնավորել վերանայման, հաշվետվության, տեղեկանքի մեջ ընդգրկվելիք խնդրի արդիականությունը.
8) օգտագործել տեղեկատվական ռեսուրսները և համակարգել տեղեկատվությունը ըստ սահմանված չափանիշների.
9) ճիշտ է մեկնաբանում ստացված տվյալները և ներկայացնում դրանք համակարգված.
10) որոշում է տեղեկատվական և վերլուծական նյութերի պատրաստման համար անհրաժեշտ աղբյուրների և գրականության շրջանակը.
11) նյութը ներկայացնել տրամաբանական հաջորդականությամբ.
12) վերլուծել և գնահատել ներկայացված նյութը.
13) տեքստը ձևակերպել համապատասխան ոճով.
14) խմբագրել փաստաթղթերի տեքստը.
15) ձևակերպում է եզրակացություններ և առաջարկություններ.
16) ավտոմատացնել տեղեկատվության հավաքագրման, պահպանման և տրամադրման գործընթացները.
17) օգտագործել տեքստային տեղեկատվության ավտոմատացված մշակման և ֆոտոտիպագրման սարքեր.
18) իրականացնում է տեքստի գրական-ոճական մշակում՝ ստուգելով մատուցման, վերլուծության և գնահատման տրամաբանական հաջորդականությունը, գրել եզրակացություններ և առաջարկություններ.
19) կիրառել գործարար հաղորդակցության հոգեբանության հիմունքները.
20) կազմում է կառավարչի ճանապարհորդության պլան.
21) կազմում է կառավարչի գործուղման, գործուղման համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր.
22) կազմում և կազմում է նիստերի, ժողովների և գիտաժողովի այլ միջոցառումների արձանագրություններ, կազմում է մասնակիցների ցուցակը, օրակարգը, մասնակցության թերթիկները և վերջնական փաստաթղթերի նախագծերը.
23) կազմում է մամուլի հաղորդագրություններ.
24) բանակցել գործընկերների հետ.
25) աշխատել բազմաֆունկցիոնալ ռեժիմով.
26) աշխատել մեծ քանակությամբ տեղեկատվության հետ.
27) ստեղծել և պահպանել կազմակերպության և ղեկավարի դրական իմիջը.
28) օգտագործել համակարգչային տեխնոլոգիաները և տեղեկատվական և հաղորդակցական տեխնոլոգիաները տեղեկատվական գործընթացների առավել խնայողաբար և ռացիոնալ կազմակերպման համար՝ բարձրացնելով դրանց ճկունությունն ու դինամիզմը.
29) կազմում և կատարում է ղեկավարի ցուցումներ և հրամաններ պարունակող փաստաթղթեր.
30) վարում է կառավարչի այն ցուցումները, որոնք պահանջում են հարցի էության նկատմամբ վերահսկողություն.
31) աշխատանքի ընթացքում հստակ և արագ որոշումներ է կայացնում.
32) վերլուծում է կատարողականի կարգապահությունը.
33) ղեկավարի հանձնարարականների և հրամանների կատարման արդյունքների հիման վրա կազմում է վերլուծական հաշվետվություններ և տեղեկանքներ.
34) օգտվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերից.
35) կիրառել համակարգչային տեխնոլոգիաները և տեղեկատվական և հաղորդակցական տեխնոլոգիաները տեղեկատվական գործընթացների խնայողաբար և ռացիոնալ կազմակերպման համար՝ բարձրացնելով դրանց ճկունությունն ու դինամիզմը.
36) աշխատել համակարգչով, օգտվել գրասենյակային փաթեթից (տեքստային խմբագիր, աղյուսակներ).
37) ապահովում է կազմակերպության տեղեկատվական անվտանգությունը.
38) ........................ (այլ հմտություններ և կարողություններ)
1.5. Մենեջերի օգնականն իր գործունեության մեջ առաջնորդվում է.
1) ........................ (բաղկացուցիչ փաստաթղթի անվանումը)
2) Կանոնակարգ .................(կառուցվածքային միավորի անվանումը)
3) աշխատանքի այս նկարագրությունը.
4) ........................ (տեղական կանոնակարգերի անվանումները,աշխատանքային գործառույթների կարգավորումն ըստ պաշտոնի)
1.6. Մենեջերի օգնականը ուղղակիորեն զեկուցում է ......................(մենեջերի պաշտոնի անվանումը)
1.7. ........................ (այլ ընդհանուր դրույթներ)

2. Աշխատանքային գործառույթներ

2.1. Տեղեկատվական-վերլուծական և կազմակերպչական-վարչական աջակցություն կազմակերպության ղեկավարի գործունեությանը.
1) կառավարչի և կազմակերպությունների միջև տեղեկատվական փոխգործակցության ձևավորում.
2) տեղեկատվության վերլուծություն և տեղեկատվական և վերլուծական նյութերի պատրաստում.
3) գործնական շփումների և արարողակարգային միջոցառումների կազմակերպում.
4) ղեկավարի որոշումների կատարման կազմակերպումը:
2.2. ........................ (այլ գործառույթներ)

3. Աշխատանքային պարտականություններ

3.1. Կառավարչի օգնականը կատարում է հետևյալ պարտականությունները.
3.1.1. պարբերություններում նշված աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում. Սույն աշխատանքի նկարագրի 1-ին կետ 2.1.
1) ընտրում է տեղեկատվության աղբյուրները սահմանված չափանիշներին համապատասխան.
2) մշակում և մեկնաբանում է տեղեկատվությունը որոշումների նախագծեր պատրաստելու համար.
3) կառավարչի անունից պատրաստում է հարցումներ պետական ​​և վարչական մարմիններից, հասարակական կազմակերպություններից փաստաթղթեր և տեղեկատվություն ստանալու և համապատասխան տեղեկատվություն ու փաստաթղթեր ստանալու համար.
4) տեղեկացնում է ղեկավարին հարցումների և բողոքների քննարկման արդյունքների մասին.
5) կազմակերպում է կառավարչի անմիջական մասնակցությունը չպահանջող հարցերի լուծումը.
6) նախապատրաստում է նյութեր պետական ​​և քաղաքային մարմինների, հասարակական կազմակերպությունների տարբեր կառույցների աշխատանքներին ղեկավարի մասնակցության համար.
7) պատրաստում է փաստաթղթեր գործարար գործընկերների հետ համագործակցության պայմանագրեր կնքելու համար.
8) տեղեկացնում է գործարար գործընկերներին և շահագրգիռ կազմակերպություններին համաձայնագրերի կատարման ընթացքում կառավարչի որոշումների մասին.
3.1.2. պարբերություններում նշված աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում. Սույն աշխատանքի նկարագրի 2-րդ կետ 2.1.
1) հավաքում, մշակում և վերլուծում է տեղեկատվությունը ղեկավարի կողմից առաջադրված խնդիրները լուծելու համար.
2) պատրաստում է տեղեկատվական և վերլուծական նյութեր.
3) մշակում է վերանայման փաստաթղթի կամ հաշվետվության թեմատիկ պլան.
4) որոշում է մատենագիտական ​​աղբյուրների շրջանակը.
5) ընտրում է աղբյուրներ և գրականություն գրախոսության, հաշվետվության, վերլուծական զեկույցի թեմայով.
6) գրում և կազմում է ակնարկ, հաշվետվություն, վերլուծական հաշվետվություն.
3.1.3. պարբերություններում նշված աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում. Սույն աշխատանքի նկարագրի 3-րդ կետ 2.1.
1) կազմակերպում և պլանավորում է ղեկավարի գործնական շփումները, հանդիպումները և ուղևորությունները.
2) կազմակերպում է ղեկավարի կողմից անցկացվող ժողովներ, հանդիպումներ և միջոցառումներ.
3) ժողովների համար նյութեր է նախապատրաստում, վարում և կազմում արձանագրություններ.
4) ղեկավարի հանձնարարությամբ պատրաստում է ներկայացումներ.
5) նախապատրաստում և հրավիրում է ղեկավարի ասուլիս.
6) հանդիպում է բանակցությունների մասնակիցներին, նրանց տրամադրում տեղեկատվական նյութեր և վարում բանակցությունների հաշվառում.
3.1.4. պարբերություններում նշված աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում. Սույն աշխատանքի նկարագրի 4-րդ կետ 2.1.
1) իրականացնում է ղեկավարի որոշումների փաստաթղթավորում՝ կազմակերպության աշխատակիցների ուշադրությանը ներկայացնելով ղեկավարի բանավոր հրամանները.
2) համակարգում է կառավարչի որոշումների կատարման աշխատանքները.
3) վերահսկողություն է իրականացնում ղեկավարի որոշումների կատարման նկատմամբ.
4) կազմում է հաշվետվություններ ղեկավարի հանձնարարականների և որոշումների կատարման վերաբերյալ.
3.1.5. Աշխատանքային գործառույթների կատարման շրջանակներում նա կատարում է իր անմիջական ղեկավարի ցուցումները:
3.1.6. ........................ (այլ պարտականություններ)
3.2. ........................ (այլ աշխատանքի նկարագրություններ)

4. Իրավունքներ

Կառավարչի օգնականն իրավունք ունի.
4.1. Մասնակցել որոշումների նախագծերի քննարկումներին, դրանց պատրաստման և իրականացման վերաբերյալ խորհրդակցություններին.
4.2. Խնդրեք պարզաբանումներ և պարզաբանումներ ձեր անմիջական ղեկավարից այս հրահանգների և հանձնարարված առաջադրանքների վերաբերյալ:
4.3. Անմիջական ղեկավարի անունից պահանջել և ստանալ կազմակերպության այլ աշխատակիցներից անհրաժեշտ տեղեկատվություն և փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են հանձնարարությունը կատարելու համար:
4.4. Ծանոթացեք կառավարման որոշումների նախագծերին, որոնք վերաբերում են նրա կատարած գործառույթին, փաստաթղթերին, որոնք սահմանում են նրա իրավունքներն ու պարտականությունները իր պաշտոնի համար, ինչպես նաև նրա աշխատանքային գործառույթների կատարման որակը գնահատելու չափանիշները:
4.5. Իրենց աշխատանքային գործառույթների շրջանակներում աշխատանքի կազմակերպման առաջարկներ ներկայացնել իրենց անմիջական ղեկավարի քննարկմանը:
4.6. Մասնակցել կատարվող պարտականություններին առնչվող հարցերի քննարկմանը.
4.7. ........................ (այլ իրավունքներ)

5. Պատասխանատվություն

5.1. Կառավարչի օգնականը պատասխանատվության է ենթարկվում.
- սույն աշխատանքի նկարագրով նախատեսված իրենց ծառայողական պարտականությունները ոչ պատշաճ կատարելու կամ չկատարելու համար՝ Ռուսաստանի Դաշնության գործող աշխատանքային օրենսդրությամբ, հաշվապահական հաշվառման օրենսդրությամբ սահմանված կարգով.
- իրենց գործունեության ընթացքում կատարված հանցագործությունները և հանցագործությունները՝ Ռուսաստանի Դաշնության գործող վարչական, քրեական և քաղաքացիական օրենսդրությամբ սահմանված կարգով.
- կազմակերպությանը վնաս պատճառելը` Ռուսաստանի Դաշնության գործող աշխատանքային օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:
5.2. ........................ (այլ պարտավորությունների դրույթներ)

6. Վերջնական դրույթներ

6.1. Աշխատանքի այս նկարագրությունը մշակվել է հիման վրաՄասնագիտական ​​ստանդարտ «Մասնագետ կազմակերպչական ևփաստաթղթային աջակցություն կազմակերպության կառավարմանը», հաստատվել էՌուսաստանի Դաշնության Աշխատանքի և սոցիալական պաշտպանության նախարարության հրամանով05.06.2015թ. N 276ն, հաշվի առնելով.............................(կազմակերպության տեղական կանոնակարգի մանրամասները)
6.2. Աշխատողի ծանոթացում աշխատանքի այս նկարագրինիրականացվում է աշխատանքի ընդունվելիս (մինչ աշխատանքային պայմանագիր կնքելը):
Այն փաստը, որ աշխատողը կարդացել է այս աշխատանքի նկարագրությունըհաստատված է ............................(ստորագրված է ճանաչողական թերթիկի վրա, որըայս հրահանգների անբաժանելի մասը (ճանաչողական ամսագրումաշխատանքի նկարագրություններով); աշխատանքի նկարագրության պատճենում,պահվում է գործատուի կողմից; այլ կերպ)
6.3. ........................ (այլ վերջնական դրույթներ)

Ընկերության գործադիր տնօրենը բազմաթիվ պարտականություններ ունի. Քանի որ կազմակերպությունը զարգանում է, պարտականությունների այս շրջանակն ընդլայնվում է: Շատ «շրջանառություն» կա, որի վրա ղեկավարը ստիպված է ժամանակ ծախսել ընկերության զարգացմանն ուղղված խնդիրներ լուծելու փոխարեն: Սա նվազեցնում է մասնագետի արդյունավետությունը։ Որոշ առաջադրանքներ, որոնք չեն պահանջում բարձր որակավորում, կարող են պատվիրակվել գլխավոր տնօրենի օգնականին։

Գլխավոր տնօրենի օգնականի պաշտոնը. հիմնական բնութագրերը

Գլխավոր տնօրենի օգնականի պաշտոնը դժվար է սահմանել։ Փաստն այն է, որ այս մասնագետի պարտականությունների շրջանակը որոշվում է գլխավոր տնօրենի կարիքներից ելնելով։ Աշխատողի գործունեությունը կարող է կենտրոնանալ մեկ ասպեկտի վրա. Դիտարկենք այն պաշտոնները, որոնցում գործնականում աշխատում են օգնականները.

• Գործավարուհի.Այս մասնագետը պատասխանատու է փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար: Նրա պատասխանատվության ոլորտը ներառում է զանգեր և ամենօրյա տարբեր գործեր։
• Անձնական օգնական.Մասնագիտացված է գործադիր տնօրենի աշխատանքային օրվա, գործնական հանդիպումների և կոնֆերանսների կազմակերպման գործում: Մասնագետը ղեկավարին ուղեկցում է նաև գործուղումների ժամանակ։
• Գլխավոր տնօրենի տեղակալ.Աշխատակիցն իրավունք ունի որոշումներ կայացնել հարցերի սահմանափակ շրջանակի վերաբերյալ:

Որպես կանոն, իրականում օգնականը համատեղում է մի քանի մասնագետների գործառույթները։ Խոշոր ընկերություններում գործադիր տնօրենը կարող է ունենալ երկու օգնական: Օրինակ, մեկը կազմակերպում է մենեջերի աշխատանքային ժամերը, իսկ մյուսը զբաղվում է թղթաբանությամբ:

Օգնականը պատկանում է մենեջերների կատեգորիային։ Նա ուղղակիորեն զեկուցում է գործադիր տնօրենին: Պահանջները, որոնք սովորաբար ներկայացվում են աշխատողին.

• Բարձրագույն կրթություն համապատասխան ոլորտում (օրինակ՝ իրավաբանական).
• Երեք տարվա աշխատանքային փորձ։

Որպես կանոն, մյուս աշխատակիցները զեկուցում են գլխավոր տնօրենի օգնականին: Նա ունի լայն լիազորություններ՝ սկսած հրամաններ տալու իրավունքից, վերահսկելու տարբեր գերատեսչությունների աշխատանքը։

ԿԱՐԵՎՈՐ!Օգնական նշանակելը ամենևին էլ չափազանցված չէ։ Այս միջոցը թույլ է տալիս ղեկավարին կենտրոնանալ խնդիրների լուծման վրա, որոնք պահանջում են բարձր պրոֆեսիոնալիզմ և կրեատիվություն: «Շրջանառությունը» պատվիրակվում է օգնականին: Սա զգալիորեն բարձրացնում է ինչպես գործադիր տնօրենի, այնպես էլ հենց ընկերության արդյունավետությունը:

Իրավական կարգավորում

Գլխավոր տնօրենի օգնականի գործունեությունը կարգավորվում է կանոնակարգով.

• Մեթոդական առաջարկություններ.
• Կանոնադրություն.
• Աշխատանքային պայմանագիր.
• Առաջնորդի հրամանով.
• Աշխատանքի նկարագրություն.

Որո՞նք են գլխավոր տնօրենի օգնականի պարտականությունները:

Գլխավոր տնօրենի օգնականի պարտականությունները տարբեր են՝ կախված ընկերության չափից: Փոքր ընկերություններում աշխատակիցները պատասխանատու են առաքիչների, մենեջերների աշխատանքի մոնիտորինգի և գրասենյակային գործունեության կենսագործունեության համար: Խոշոր կազմակերպություններում գլխավոր տնօրենը սովորաբար ունենում է երկու օգնական: Մեկ անձնական օգնականը կազմակերպում է մենեջերի աշխատանքային օրը, երկրորդը հոգում է մնացած բոլոր հարցերը: Մասնագետի պարտականությունների ցանկը կարող է զգալիորեն տարբերվել: Ամեն դեպքում, պարտականությունները պետք է նշված լինեն աշխատանքի նկարագրության մեջ: Դիտարկենք օրինակելի ցուցակը.

• Բանակցությունների կազմակերպում, այդ թվում՝ հեռախոսով.
• Նամակագրության ընդունում.
• Ժողովների և ժողովների կազմակերպում` հարակից նյութերի պատրաստում, կանոնակարգերի պահպանման մշտադիտարկում, արձանագրությունների կազմում, սղագրություն:
• Գլխավոր տնօրենի հանձնարարականների կատարման նկատմամբ վերահսկողություն.
• Փաստաթղթեր կառավարչին ստորագրության համար ներկայացնելը.
• Գլխավոր տնօրենի այցելուների ընդունելություն.
• Գործուղումների կազմակերպում (օրինակ՝ սենյակների ամրագրում, տոմսերի պատվիրում):
• Գլխավոր տնօրենի արդյունավետ աշխատանքի ապահովումը.
• Աշխատանքային օրվա պլանի կազմում:
• Տեղեկատվական աջակցություն գլխավոր տնօրենին.
• Մասնակցություն հանդիպումներին և գործնական հանդիպումներին:
• Գործնական հանդիպումների կազմակերպում.
• Ներկայացումների կազմակերպում.
• Ծախսերի հաշվետվությունների կազմում:
• Անձնական պատվերների կատարում։
• Տվյալների բազաների ստեղծում, վիրտուալ ներկայացումներ՝ օգտագործելով ԱՀ:

Օգնականը գործադիր տնօրենի հետ ամենամոտ մարդն է: Հաճախ նրա աշխատանքային օրը ստանդարտացված չէ։ Աշխատակիցը լուծում է բազմաթիվ խնդիրներ, ուստի նա պետք է ունենա համապատասխան անձնական որակներ:

Աշխատակիցների իրավունքները

Գլխավոր տնօրենի օգնականին վերապահված են հետևյալ իրավունքները.

• Ծանոթացում օգնականի գործունեության վերաբերյալ մենեջերի նախագծերին և որոշումներին:
• Անհրաժեշտ տեղեկատվություն ստանալու իրավունք:
• Պաշտոնական լիազորությունների շրջանակներում որոշումներ կայացնելու իրավունք.

Գլխավոր տնօրենի օգնականին կարող են ավելի մեծ լիազորություններ տալ։ Օրինակ, աշխատողը կարող է փաստաթղթեր ստորագրելու իրավունք ունենալ:

Օգնականին հանձնարարված պարտականություններ

Օգնականին վերապահված պարտականությունները պետք է նշվեն աշխատանքի նկարագրության մեջ: Աշխատակիցը պատասխանատու է հետևյալ դեպքերում.

• Աշխատանքի հրահանգներին չկատարելը.
• Գործողություններ, որոնք խախտում են Ռուսաստանի Դաշնության օրենքները.
• Վնաս պատճառելը.

Եթե ​​օգնականը սխալ վարքագիծ է թույլ տվել, ապա նախքան պատասխանատվության ենթարկելը քննություն է անցկացվում: Դա անհրաժեշտ է մեղավորության աստիճանը հաստատելու համար։ Հետաքննությանը մասնակցում են ընկերության հիմնական աշխատակիցները։ Դրա արդյունքների հիման վրա կազմվում է փաստաթուղթ։ Կախված մեղքի աստիճանից՝ աշխատողի նկատմամբ կարող է նշանակվել տույժ։ Օգնականը նույնպես կարող է հեռացվել աշխատանքից։

Ի՞նչ անձնական որակներ են պահանջվում օգնականից:

Անձնական օգնականին հանձնարարված է առաջադրանքների լայն շրջանակ: Որոշ մասնագետներ աշխատում են մեկ ոլորտում, բայց դա չի վերաբերում օգնականին։ Նրանից պահանջվում է բազմաֆունկցիոնալ աշխատանք և լինել բազմակողմանի: Դիտարկենք այն անձնական հատկանիշները, որոնք պետք է ունենա գլխավոր տնօրենի օգնականը.

• Նախաձեռնողականություն, առաջ աշխատել:
• Իրավիճակի հետագա զարգացումները կանխատեսելու ունակություն:
• Բարդությունների կանխարգելում.
• Բազմակողմանիություն.
• Հարմարեցում արագ փոփոխվող միջավայրին:
• Մեկ կամ մի քանի օտար լեզուների սահուն իմացություն:
• Տեղեկատվական հոսքերի հետ աշխատելու ունակություն:
• Գաղտնիությունը պահպանելու ունակություն:
• Իրավիճակը համակարգված վերլուծելու ունակություն:
• Միանգամից մի քանի լուծումներ առաջարկելու ունակություն:
• Միջանկյալից մինչև առաջադեմ համակարգչի հմտություններ:
• Ժամանակի կառավարման հիմունքների իմացություն:
• Մի քանի աշխատակիցների գործունեությունը համակարգելու ունակություն:
• Դիվանագիտություն.
• Հաղորդակցման հմտություններ, կոնֆլիկտներ լուծելու կարողություն։
• Գործառնական աշխատանք մեծ ծավալի տեղեկատվության հետ:
• Լավ հիշողություն:
• Առաջնահերթություն տալու ունակություն.

Օգնականը պետք է լինի կոմպետենտ և սթրեսի դիմացկուն: Ցանկալի է հարակից մասնագիտությունների իմացությունը (օրինակ՝ իրավագիտության հիմունքների իմացություն):

Ե՞րբ է գործադիր տնօրենին անհրաժեշտ անձնական օգնական:

Օգնական է ընդունվում, եթե գլխավոր տնօրենին հանձնարարվում է մեծ թվով պարտականություններ: Եթե ​​նույնիսկ ղեկավարը գլուխ է հանում առկա խնդիրներից, «շրջանառության» մեծ մասը կարող է դանդաղեցնել աշխատանքը։ Առօրյա գործերը լուծելու համար է, որ օգնական է վարձվում: Որպես կանոն, այդ աշխատակիցները հրավիրվում են խոշոր ընկերություններ։ Փոքր կազմակերպությունների գործադիր տնօրենները կարող են ինքնուրույն կատարել բոլոր աշխատանքները:

Գործադիրի անձնական օգնականի պարտականությունները

Թեմայի վերաբերյալ հոդվածներ

Մենեջերի անձնական օգնականը կազմակերպությունում կարևոր գործիչ է և ըստ էության աջ ձեռքն է: Նա միշտ տեղյակ է բոլոր կարևոր իրադարձությունների և գործողությունների, ինչպես նաև իր անմիջական ղեկավարի գտնվելու վայրի մասին: Միաժամանակ նրան մեծ պատասխանատվություն է վստահված, որից որոշակի հմտությունների առկայությունը կօգնի հաղթահարել։ Այս հոդվածում մենք կանդրադառնանք անձնական օգնականի աշխատանքային պարտականություններին և այս աշխատանքի համար պահանջվող որակներին:

Այս հոդվածից դուք կսովորեք.

• ով է մենեջերի անձնական օգնականը:
• աշխատանքային պարտականություններ;
• Անձնական որակներ;
• մասնագիտական ​​որակ:

Ո՞վ է գործադիրի անձնական օգնականը:

Այսպիսով, մենեջերի անձնական օգնական- ով է սա? Այս դիրքը ռուսական աշխատաշուկայում հայտնվեց համեմատաբար վերջերս։ Ելնելով աշխատանքային պարտականություններից, մենք կարող ենք ամփոփել, որ անձնական օգնականը նույնն է, ինչ մենեջերի քարտուղարը, բայց ընդլայնված պարտականություններով:

Փաստն այն է, որ անձնական օգնականի աշխատանքը չի սահմանափակվում միայն քարտուղարի պարտականություններով. դրանք ներառում են նաև ժամանակացույցի, միջոցառումների կազմակերպման և այլնի պարտականություններ։ Կարելի է ասել, որ անձնական օգնականի հիմնական պարտականությունը մենեջերի ծանրաբեռնվածությունը թեթեւացնելն է։ Այսինքն, դա անձնական աշխատողն է, ով կատարում է մենեջերի աշխատանքի մեծ մասը (ոլորտը, իհարկե, որոշվում է անհատապես յուրաքանչյուր ղեկավարի կողմից):

Նույնիսկ կան դեպքեր, երբ գործադիրի օգնականը, հաշվի առնելով իր կատարած աշխատանքը, ըստ էության, պատգամավոր է։ Շատ դեպքերում անձնական օգնականի պարտականությունների շրջանակը, ինչպես սահմանված է աշխատանքի նկարագրում, զգալիորեն ավելի քիչ է, քան գործնականում:

Աշխատանքային պարտականություններ

Քարտուղարի աշխատանքային պարտականություններըկարգավորվում են մասնագիտական ​​չափանիշներով: Ավելին, այս փաստաթուղթը պարունակում է նաև այնպիսի աշխատողների պարտականությունների ցանկը, ինչպիսիք են քարտուղարի օգնականը և ղեկավարի քարտուղարը: Հայտնի է, որ ոչ քաղաքային և պետական ​​սեփականություն հանդիսացող ընկերություններում մասնագիտական ​​ստանդարտների պահպանումը պարտադիր չէ։ Այնուամենայնիվ, այս փաստաթղթերում պարունակվող առաջարկությունները արտացոլված են մասնավոր ընկերություններում քարտուղարների աշխատանքի նկարագրության մեջ:

Եկեք նայենք, թե ինչ է ասում մասնագիտական ​​ստանդարտը մենեջերի քարտուղարի պարտականությունները որոշելու մասին:

Մասնագիտական ​​ստանդարտը չի պարունակում անձնական օգնականի նման մասնագիտություն: Այնուամենայնիվ, նրա աշխատանքային պարտականությունները առավելագույնս արտացոլված են մենեջերի քարտուղարի մասնագիտական ​​ստանդարտում: Նախևառաջ դրանք բաժանված են 2 մասի.

1. Կառավարչի գործունեության կազմակերպչական աջակցություն.
2. Կազմակերպության ղեկավարի գործունեության փաստաթղթային աջակցություն.

Իր հերթին, կազմակերպչական աջակցությունը բաղկացած է.

• կառավարչի քարտուղարի աշխատանքային օրվա պլանի ձևավորում.
• զանգերի կազմակերպում ( հեռախոսային խոսակցություններ) մենեջեր;
• գործուղումների կազմակերպում;
• կառավարչի ընդունելության տարածքում այցելուների ընդունելության կազմակերպում.
• տարբեր միջոցառումների կազմակերպում, նախապատրաստում և սպասարկում (հանդիպումներ, գործնական հանդիպումներ, հանդիպումներ և այլն);
• պատվերների կատարման մոնիտորինգ;
• ընդունելության տարածքում և մենեջերի գրասենյակում ֆունկցիոնալ աշխատանքային տարածքի կազմակերպում և պահպանում:

Վերոնշյալ պարտականությունները հայտնի են նաև որպես գործադիր վարչական աջակցություն, քանի որ դրանք կատարելիս քարտուղարն իրականում իրականացնում է վարչական աշխատանք։

Փաստաթղթերի աջակցությունը ներառում է հետևյալի պատրաստումը և կատարումը.

• Կազմակերպչական փաստաթղթեր;
• Կառավարման փաստաթղթեր;
• Փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում;
• Ընթացիկ գործի պահեստավորում;
• Պատյանների մշակում հետագա պահեստավորման համար:

Նաև անձնական օգնականի պարտականությունները ներառում են ԱՀ-ի հետ աշխատելու ունակություն, այս դեպքում իմացության մակարդակը նույնպես սահմանվում է անհատապես.

Նշենք, որ մենեջերի օգնականը, որի պարտականությունները համընկնում են վերը թվարկվածների հետ, հաճախ ստիպված է լինում կատարել մի շարք անձնական հանձնարարություններ։ Առաջարկվում է պարտականությունների այս շրջանակը որոշել անմիջապես աշխատանքի ընդունվելուց հետո:

Նոր հոդվածներ

Մենեջերի օգնականի անձնական հատկությունները

Անձնական օգնականը պետք է հնարավորինս պատրաստ լինի դրանք իրականացնելու՝ թե՛ մտավոր, թե՛ ֆիզիկապես։ Դիտարկենք անձնական օգնականի ամենակարևոր հատկությունները:

• Սթրեսի դիմադրություն. Այս որակը պարտադիր է անձնական օգնականի աշխատանքի մեծ ծավալի և պարտականությունների պատճառով։ Միայն սառը միտքը և արտաքին գրգռիչներին կամ արտակարգ աշխատանքի ռեժիմին չարձագանքելու ունակությունը կօգնեն անձնական օգնականին ուժերը չկորցնել աշխատանքային օրվա հենց սկզբում։
• Հաղորդակցման հմտություններ. Հայտնի է, որ մենեջերի ընդունարանում երբեք հանգիստ չի լինում. այնտեղ միշտ այցելուներ են սպասում, կամ հեռախոսը զանգում է։ Եվ հենց մենեջերի օգնականն է ստիպված շփվել յուրաքանչյուր մարդու հետ, ով ցանկանում է մենեջերի հետ լսարան ունենալ։ Միևնույն ժամանակ, յուրաքանչյուրն ունի տարբեր հարցեր, նպատակներ և տրամադրություններ, դուք պետք է ընդհանուր լեզու գտնեք նրանց բոլորի հետ և շահեք նրանց վստահությունը։ Համոզված եղեք, ձեր մենեջերը դժվար թե ուրախանա, եթե զայրացած հաճախորդը մտնի իր գրասենյակ: Ուստի այս դեպքում անձնական օգնականի խնդիրն է լինելու կանխել նման իրավիճակները, ինչը անհնար է հաղորդակցման հմտությունների բացակայության պայմաններում։
• Ուշադրություն. Այս որակը մեծ նշանակություն ունի փաստաթղթերի հետ աշխատելիս։ Անձնական օգնականը պետք է կարողանա առաջին հայացքից գնահատել կոնկրետ փաստաթղթի նախագծման և պատրաստման ճիշտությունը: Ավելին, փաստաթղթերում սխալների հիմնական պատճառը անուշադրությունն է։
• Հիշողություն. Հայտնի է, որ փաստաթղթերի հետ աշխատելը կապված է բազմաթիվ կանոնակարգերի և օրենքների հետ, որոնք պետք է իմանա անձնական օգնականը: Բացի այդ, ընդունարանն ամեն օր ստանում է մեծ թվով զանգեր, որոնք չպետք է մոռանալ: Հարկավոր է նաև հիշել բոլոր կարևոր գործընկերների անունները, տեղեկություններ ընթացիկ վիճակի մասին և այլն։ Այս ամենը քարտուղարից պահանջում է լավ հիշողություն և տեղեկատվության հետ արագ աշխատելու կարողություն։

Մենեջերի օգնականի մասնագիտական ​​որակները

Գործադիրի անձնական օգնական աշխատելու համար անհրաժեշտ մասնագիտական ​​որակները տպավորիչ ցուցակ են կազմում: Դրանք որոշելու համար կարող եք նաև օգտագործել մենեջերի քարտուղարի մասնագիտական ​​ստանդարտ, որը հստակ ցույց է տալիս, թե ինչ հմտություններ են պահանջվում որոշակի աշխատանքային պարտականություններ կատարելու համար:

Այսպիսով, մենեջերի գործունեությանը կազմակերպչական աջակցություն իրականացնելու համար անձնական օգնականը պետք է ունենա բազմաթիվ մասնագիտական ​​որակներ:

• Հասկանալ կազմակերպության արտադրական գործունեության առանձնահատկությունները.
  • Արդյունաբերության առանձնահատկությունները;
  • Կազմակերպության և արտաքին միջավայրի փոխազդեցության ձևերը.
• Կարողանալ շփվել կազմակերպության ղեկավարության և նրա ստորաբաժանումների հետ.
• Իմանալ աշխատանքի գիտական ​​կազմակերպման մեթոդները.
  • Ինքնակառավարման գործառույթներ;
  • Աշխատանքային ժամանակի պլանավորման սկզբունքներն ու կանոնները;
• Կարողանալ նպատակներ դնել։ Պլանավորման հիմունքներ;
• Իմացեք առաջնահերթություններ սահմանելու սկզբունքները. Նպատակների տեսակները.

Փաստաթղթային գործունեության համար մասնագիտական ​​որակները ներառում են.

• կառավարման իրավական հիմքերը (վարչական, աշխատանքային և տնտեսական իրավունք);
• ընթացիկ իրավական ակտեր, նորմատիվ և մեթոդական փաստաթղթեր, պետական ​​ստանդարտներ, որոնք որոշում են կառավարման փաստաթղթային ապահովման կարգը.
• կազմակերպչական կառուցվածքը։ Կազմակերպության և ստորաբաժանումների ղեկավար անձնակազմ, փաստաթղթեր ստորագրելու և հաստատելու լիազորված անձանց ստորագրությունների նմուշներ և նրանց պատասխանատվության ոլորտների սահմանափակումներ.
• կազմակերպության գործունեության փաստաթղթային աջակցության կանոններ.
• փաստաթղթերի հետ աշխատելու կարգը;
• փաստաթղթերին ներկայացվող պահանջները` համաձայն կանոնակարգերի և պետական ​​ստանդարտների.
• կազմակերպչական փաստաթղթերի կազմման կանոններ (կանոնակարգեր, հրահանգներ, կանոնակարգեր և այլն) Փաստաթղթերի տեսակները, դրանց նպատակը;
• վավերագրական լեզվաբանության հիմունքներ.

Միևնույն ժամանակ մի մոռացեք մասնագիտական ​​կրթության և աշխատանքային փորձի պարտադիր առկայության մասին։

Ինչպես ընտրել անձնական օգնական գլխավոր տնօրենի համար

«Գլխավոր տնօրեն» ամսագիր

Անձնական օգնականի աշխատանքի էությունն այն է, որ, իմանալով ձեր ղեկավարի գործունեության առանձնահատկություններն ու առանձնահատկությունները, ստանձնեք նրա աշխատանքի զգալի մասը: Օրինակ՝ անձնական օգնականի պարտականությունները ներառում են գործադիրի աշխատանքային գրաֆիկի պլանավորումն ու օպտիմալացումը, գլխավոր տնօրենի գործողությունների համակարգումը, հանդիպումների և բանակցությունների կազմակերպումը, բաժնետերերի, տնօրենների խորհուրդների հանդիպումները, գործադիրի համար գործուղումների նախապատրաստումը (տես Գործառույթներ. գործադիրի անձնական օգնական):

Գործադիրի անձնական օգնականի գործառույթները

Գլխավոր տնօրենի օգնականի պարտականությունները ներառում են.

• հեռախոսային խոսակցությունների կազմակերպում;
• կառավարչին հասցեագրված հաղորդագրությունների, նամակների ստացում և, անհրաժեշտության դեպքում, դրանք կառավարչի մոտ բերելը.
• ժողովների, ժողովների նախապատրաստում, այդ թվում՝ բաժնետերերի, տնօրենների խորհուրդների ժողովներ, բանակցություններ (անձնական օգնականը նյութեր է հավաքում, մասնակիցներին տեղեկացնում միջոցառման վայրի և ժամանակի մասին, ինչպես նաև վերահսկում է կանոնակարգերի պահպանումը, արձանագրում է արձանագրությունները, կազմում արդյունքները, սղագրում է նշումներ);
• մուտքային գործարար նամակագրություն ստանալը, այն գրանցելը և կառավարչին փոխանցելը, այնուհետև Գլխավոր տնօրենի որոշումները կոնկրետ կատարողներին հաղորդելը կամ ինքնուրույն պատասխան պատրաստելը.
• ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանումների աշխատակիցների կողմից ղեկավարի կողմից հանձնարարականների կատարման ժամկետների մոնիտորինգ.
• փաստաթղթերի ընդունում և ժամանակին ստորագրության ներկայացում.
• հանդիպել և ընդունել մենեջերի այցելուներին.
• գործուղումների նախապատրաստում (վիզաների աջակցություն, տոմսերի ամրագրում, հյուրանոցների ամրագրում);
• մենեջերի ամենաարդյունավետ աշխատանքին նպաստող պայմանների ստեղծում (վերահսկում է աշխատավայրի կազմակերպումը, գրենական պիտույքների առկայությունը, անհրաժեշտ գրասենյակային սարքավորումները, կառավարչի աշխատասենյակում մաքրությունը):

Ինչպիսի՞ անձնական օգնական է ձեզ հարկավոր:

Գլխավոր քարտուղար. Հարմար է մինչև 25 հոգի ունեցող ընկերությունների ղեկավարների համար: Այս անձը համատեղում է կառավարչի քարտուղարի գործառույթները ընկերության քարտուղարի գործառույթների հետ։ Մենեջերի համար նա կատարում է միայն որոշակի պարզ առաջադրանքներ (օրինակ՝ ողջունում է այցելուներին, նրանց խմիչք է առաջարկում, նամակներ է տպում, նամակագրություն մշակում):

Պահանջներ. Սա պետք է լինի կարգապահ կատարող, ումից չի պահանջվում անկախ լինել որոշումների կայացման կամ նախաձեռնության մեջ: Այլ պահանջները ներառում են՝ բարձրագույն կամ թերի բարձրագույն կրթություն (կարևոր է, որ ուսումը չազդի աշխատանքի վրա), մուտքագրման բարձր արագություն, գրասենյակային սարքավորումներ օգտագործելու կարողություն և առնվազն մեկ տարվա նմանատիպ աշխատանքային փորձ: Անհրաժեշտ է, որ այս պաշտոնին դիմող անձը հակված լինի միապաղաղ աշխատանք կատարելու։

Վարչական օգնական, բիզնես մենեջեր: Այն անհրաժեշտ է մեծ փաստաթղթային հոսք ունեցող ընկերությունների ղեկավարներին, հիմնականում ղեկավարի և ենթակաների միջև հաղորդակցության համար: Անձնական օգնականի այս տեսակն իր աշխատանքում պետք է համատեղի ինչպես տեխնիկական գործառույթների, այնպես էլ գործառույթների կատարումը, որոնք պահանջում են իրենից անկախություն և պատասխանատվություն, օրինակ՝ մենեջերի աշխատանքային գրաֆիկի պլանավորում, ուղևորությունների կազմակերպում, որոշ փաստաթղթերի ինքնուրույն կազմում, բանակցությունների, հանդիպումների նյութերի պատրաստում։ , բաժնետերերի ժողովներ, տնօրենների խորհուրդներ։

Պահանջներ. Բարձրագույն կրթություն, նմանատիպ աշխատանքի երկամյա փորձ, ներկայացուցչական արտաքին տեսք, օտար լեզվի իմացություն (անհրաժեշտության դեպքում), լավ կազմակերպչական հմտություններ, ներառյալ բանակցային հմտություններ և ինքնուրույն որոշումներ կայացնելու կարողություն:

Պրոֆեսիոնալ օգնական. Որպես կանոն, դա անհրաժեշտ է խոշոր ձեռնարկությունների ղեկավարներին։ Տղամարդկանց հաճախ են հրավիրում այս պաշտոնում: Գլխավոր տնօրենի նման օգնականը որոշ աշխատանքներ կատարում է մենեջերի համար և նրա համար, իսկ ղեկավարն օգտագործում է արդյունքները: Մասնագիտական ​​օգնականը պետք է ունենա հատուկ գիտելիքներ և կրթություն մենեջերի գործունեության առարկայական ոլորտում: Տեխնիկական աշխատանք չի կատարում մենեջերի համար, ինչպես օրինակ վարչական օգնականը։

Պահանջներ. Բարձրագույն կրթություն (մասնագիտացված), երկու տարվա նմանատիպ աշխատանքային փորձ, օտար լեզվի իմացություն (անհրաժեշտության դեպքում), գիտելիքներ և փորձ ընկերության գործունեության ոլորտում, պատասխանատվություն, նախաձեռնողականություն։ Այս աշխատակցի համար շատ կարևոր է, որ ավելորդ հավակնություններ չունենա, քանի որ մենեջերը կվայելի իր բազմամյա տքնաջան աշխատանքի պտուղները և կյուրացնի բոլոր դափնիներն իրեն։

Կառավարչի անձնական գործերի կառավարիչ: Անձնական օգնականի այս տեսակն ավելի քիչ տարածված է, քան մյուսները: Կարող է պահանջված լինել ինչպես փոքր, այնպես էլ խոշոր ընկերություններում։ Պահանջվում է մենեջեր, ով շատ ժամանակ է անցկացնում աշխատավայրում, բայց միևնույն ժամանակ շատ ակտիվ կյանք է վարում գրասենյակից դուրս, ունի մեծ ընտանիք, հաճախ է արձակուրդ մեկնում արտասահման և պատրաստ է վստահել անձնական գործերի կազմակերպման որոշ գործառույթներ։ իր օգնականին։ Օրինակ, անձնական գործերի մենեջերը կարող է պատվիրել և գնել թատրոնների, համերգների տոմսեր և նվերներ գնել ընկերների, հարազատների և կարևոր գործընկերների համար: Նաև, հաճախ անձնական գործերի ղեկավարի պարտականությունները ներառում են զբոսաշրջային ուղևորությունների կազմակերպում մենեջերի և նրա ընտանիքի անդամների համար (տես օրինակ պրակտիկայից. Ներքնազգեստ ղեկավարի համար):

Խոհարարի ներքնազգեստ

Անձնական օգնականի պաշտոնի համար դիմորդներից մեկը հարցազրույցի ժամանակ խոսել է իր նախորդ մենեջերի հետ իր աշխատանքային պարտականությունների մասին: Նրա աշխատաժամանակի առյուծի բաժինը վերցրել են անձնական առաջադրանքները (տարեց մոր համար առողջարան ընտրելը` հաշվի առնելով նրա բժիշկի բոլոր առաջարկությունները. դեռահաս որդուց պարզել, թե ինչ նվեր կցանկանար ստանալ ծննդյան օրվա կապակցությամբ և պատվիրել այն առցանց;

Մի օր նրա մենեջերը իմացավ, որ մեկնելուց մի քանի ժամ առաջ նա գործուղման է գնում։ Նա չհասցրեց տուն գնալ հագուստը փոխելու։ Այնուհետև հավատարիմ օգնականը գնաց մոտակա խանութ և շեֆի համար ներքնազգեստի հավաքածու գնեց, փոխարինող վերնաշապիկ և փողկապ՝ դրա հետ գնալու համար: Նման հանձնարարությունը նրա համար իրերի հերթականության մեջ էր։

Պահանջներ. Բարձրագույն կրթություն, համակարգչային լավ հմտություններ, գրասենյակային սարքավորումներ օգտագործելու կարողություն, լավ արտաքին, լեզվի իմացություն (կախված մենեջերի անձնական հանձնարարությունների առանձնահատկություններից), ինտերնետում անհրաժեշտ տեղեկատվություն արագ և արդյունավետ որոնելու հմտություններ, գաղտնի տեղեկատվություն պահելու կարողություն: Շատ կարևոր է տակտի զգացումը, հատկապես մենեջերի հարազատների հետ շփվելիս:

Խոսում է գլխավոր տնօրենը
Յուրի Վոդիլով «Sibrybprom» ընկերության գլխավոր տնօրեն, Տյումեն

«Սիբրիբպրոմ» ՍՊԸ-ն դիվերսիֆիկացված ձեռնարկություն է, որը մասնագիտացած է ձկնամթերքի արտադրության մեջ: Ունի երեք ձեռնարկություն, որտեղ բուծվում և աճեցվում են կենդանի ձկներ, երեք ձկան վերամշակման գործարան, ծխելու և չորացման արտադրամաս, պահեստներ, նավաշինական գործարան։

Իմ անձնական օգնականն ինձ մոտ աշխատում է արդեն ութ տարի։ Սկզբում նրան աշխատանքի են ընդունել որպես քարտուղարուհի։ Իհարկե, աշխատակցուհին հավատարիմ էր կարիերայի աճին, ուստի ժամանակի ընթացքում նա կարողացավ դառնալ իմ անձնական օգնականը:

Ի՞նչն է հատկապես կարևոր ինձ համար և ինչու եմ ընտրել այս թեկնածուին: Գերազանց հիշողություն, կարգապահության բարձր մակարդակ, առաջադրանքները ժամանակին կատարելու ունակություն, մարդկանց հետ շփվելու ունակություն, այս մասնագիտության առանձնահատկությունների իմացություն, ղեկավարության պահանջների համարժեք ընկալում և, իհարկե, վարքի էթիկական չափանիշներին համապատասխանություն:

Իմ անձնական օգնականն ընդունում է այցելուներին՝ ստեղծելով մենեջերի դրական իմիջ և պահպանելով ընկերության բարձր հեղինակությունը։ Աշխատանքային օրվաս պլանավորումը, բանակցությունների, հանդիպումների, հանդիպումների կազմակերպումը, անհրաժեշտ փաստաթղթերի պատրաստումը, գրասենյակային աշխատանքն ու որոշ հարցերի ինքնուրույն լուծումը՝ այս ամենը իմ անձնական օգնականի պարտականությունն է: Նման սերտ շփման մեջ աշխատելիս շատ կարևոր է փոխըմբռնումը և հաղորդակցման գործընթացում հարմարավետ ներքին վիճակը, քանի որ օգնականն արդեն մտերիմ մարդ է:

Խոսում է գլխավոր տնօրենը

«Գալակտա» ընկերությունների խումբը ռուսական «Պոլտինա» և «Մորոզ» և «Սոլնցե» ապրանքանիշերի օղու արտադրողն է: Ընկերությունը օղի արտադրող թոփ 10-յակում է։ Արտադրանքի բաշխման ցանցը ընդգրկում է Ռուսաստանի Դաշնության բոլոր մարզերը և բաղկացած է ավելի քան 100 դիստրիբյուտորներից: Խմբի տարածաշրջանային ներկայացուցչությունները ստեղծվել են 24 խոշորագույն մարզերում։ 2006 թվականին խմբի ձեռնարկությունների արտադրության ընդհանուր ծավալը կազմել է 2520 հազար ԱՄՆ դոլար։ Անձնակազմի թիվը 600 մարդ է։

Իմ օգնականի պարտականությունները ներառում են.

• կառավարչի աշխատանքային օրվա պլանավորում;
• հանդիպումների և կոնֆերանսների կազմակերպում;
• գործարար նամակագրություն;
• հանձնարարականների կատարումը և, իհարկե, գլխավոր տնօրենի հրամանների կատարման մոնիտորինգը։

Անձնական օգնականը ղեկավարի աջ ձեռքն է, և ի տարբերություն քարտուղարի՝ նա օժտված է որոշակի լիազորություններով և պատասխանատվության ավելի լայն տիրույթով։ Գլխավոր տնօրենի օգնականի հիմնական բիզնես որակներն են հաղորդակցման հմտությունները, բիզնես վարվելակարգի իմացությունը, ճշտապահությունը, ճշգրտությունը, ուշադիրությունը և կազմակերպվածությունը:

Ինչո՞ւ է կարևոր կողակցիդ հետ էմոցիոնալ համատեղելիությունը։

Գլխավոր տնօրենի աշխատանքը ենթադրում է շփումներ մեծ թվով մարդկանց հետ, երբեմն նրանց հետ շփումը կառուցված է կոշտ հիմքի վրա և հաճախ հանգեցնում է հուզական անհարմարության։ Ուստի շատ կարևոր է, որ այն մարդը, ում ընտրում եք անձնական օգնականի պաշտոնում, ոչ միայն ունենա բոլոր անհրաժեշտ մասնագիտական ​​հմտությունները, այլև էմոցիոնալ առումով համատեղելի լինի ձեզ հետ։

Իհարկե, հարցազրույցի ժամանակ դժվար է որոշել թեկնածուի հետ համատեղելիությունը: Կա միայն մեկ ելք՝ դուք պետք է լսեք ձեր ինտուիցիան։ Դուք հավանաբար մեկ անգամ չէ, որ հայտնվել եք այս իրավիճակում. թվում է, թե թեկնածուն ունի բոլոր անհրաժեշտ գիտելիքներն ու հմտությունները, և նա ունի գերազանց փորձ, և ամեն ինչ կարգին է աշխատավարձի հետ, բայց ձեզ համար տհաճ է զրուցել անձի հետ, դուք ցանկանում եք, որ նա հեռանա որքան հնարավոր է շուտ, և չկան կոնկրետ բացատրություններ: Դուք չեք գտնում ձեր զգացմունքները: Ամեն ինչ շատ պարզ է՝ սա հենց նույն զգացմունքային անհամատեղելիությունն է։

Խոսում է գլխավոր տնօրենը
Regis Lhomme Ռուսաստանում, Մոսկվա, Pfizer ներկայացուցչության ղեկավար

Pfizer-ը, որը գոյություն ունի 1849 թվականից, մշակում և արտադրում է դեղագործական արտադրանք բժշկության տարբեր ոլորտների համար (սրտաբանություն, ուռուցքաբանություն, ուրոլոգիա, հոգեբուժություն, ակնաբուժություն, էնդոկրինոլոգիա, մաշկաբանություն), ներառյալ նոր սերնդի հակաբիոտիկները: Pfizer-ն ունի ավելի քան 150 վայր ամբողջ աշխարհում: Ամեն տարի ընկերությունը զգալի գումարներ է ներդնում նոր դեղամիջոցների հետազոտության և մշակման մեջ: Ընկերության ռուսական ներկայացուցչությունը (Pfizer International LLC) գործում է 1992 թվականից։

Իմ անձնական օգնականը կատարում է այս պաշտոնի ստանդարտ պարտականությունները. կազմում է ամենօրյա աշխատանքային գրաֆիկ, կազմակերպում է գործուղումներ և այլն: Բացի մասնագիտական ​​հմտություններից, այս տեսակի գործունեության համար շատ կարևոր են անձնական որակները՝ բարձր հոգեբանական հարմարվողականություն, բարի կամք, ճշտապահություն, մանրամասների նկատմամբ ուշադիր լինելու ունակություն, հաղորդակցման գերազանց հմտություններ։ Օգնականը միշտ պետք է զգա, թե դեռ ինչ է պետք անել ղեկավարի աշխատանքային պայմանները բարելավելու համար:

Լավ գործադիր օգնականի հատկանիշը օգնելու անկեղծ և մշտական ​​պատրաստակամությունն է, նույնիսկ եթե տվյալ խնդրի լուծումը նշված չէ պայմանագրում: Այս մշտական ​​աջակցությունը շատ կարևոր է մենեջերի համար, հատկապես, եթե նա աշխատում է մի երկրում, որը իր հայրենի երկիրը չէ և միշտ չէ, որ գիտի դրա բոլոր հատկանիշներն ու սովորույթները:

Այն անձը, ով ներկայումս զբաղեցնում է իմ անձնական օգնականի պաշտոնը, մոտ մեկ տարի է, ինչ աշխատում է ընկերությունում։ Քանի որ մենեջերն ու օգնականը սերտորեն համագործակցում են, հաղորդակցությունը պետք է հարմարավետ լինի երկուսի համար: Միանգամայն վստահ եմ, որ աշխատող ընտրելիս պետք է հաշվի առնել ոչ միայն նրա մասնագիտական ​​որակները, այլև այն փաստը, թե արդյոք ձեր միջև առաջացել է փոխըմբռնում ինտուիտիվ մակարդակով, արդյոք դուք բնազդաբար զգացել եք, որ կարող եք վստահել այս մարդուն: Իմ ավելի քան 30 տարվա բիզնես փորձից ես կարևոր դաս եմ քաղել. երբեմն պետք է ավելի հաճախ ապավինել ձեր ինտուիցիային, քան բանականությանը:

Ում վստահել անձնական օգնականի որոնումը

Երկու տարբերակ կա՝ վստահեք որոնումը կամ ձեր HR ծառայությանը կամ հավաքագրող գործակալությանը (տես նաև. Ո՞ւմ չի կարելի վստահել օգնական գտնելը):

Ո՞ւմ չի կարելի վստահել օգնական գտնելու հարցում:

Հաճախ երկու անձնական օգնականների կարիք ունեցող մենեջերը երկրորդ աշխատողի որոնումը վստահում է արդեն աշխատող օգնականին: Այս դեպքում նա առաջնորդվում է նրանով, որ նրանք կաշխատեն զույգերով, ուստի պետք է համատեղելի լինեն միմյանց հետ։ Սակայն այս գաղափարը չի կարելի հաջողված համարել։ Մենեջերի վստահությանն ու ուշադրությանը հավակնող մրցակցի հետ կողք կողքի աշխատելու դժկամության պատճառով, առաջին օգնականը կարող է պարզապես ընտրել տեխնիկական քարտուղար: Նա կկատարի բոլոր առօրյա աշխատանքները, սակայն անհրաժեշտության դեպքում նա չի կարողանա ամբողջությամբ փոխարինել առաջին օգնականին։

Գլխավոր տնօրենը, հանձնարարելով անձնական օգնականի որոնումը, պետք է հնարավորինս մանրամասն (մինչև ամենափոքր մանրամասները) պատմի, թե ինչպիսի մարդ է իրեն պետք։ Միաժամանակ անհրաժեշտ է որոշել ոչ միայն պարտականությունները, այլեւ թեկնածուներին ներկայացվող պահանջները։ Համոզվեք, որ հստակեցրեք, թե որ պահանջներն են ձեզ համար հիմնարար և պարտադիր, և որոնք են ընտրովի (այսինքն ինչ ընտրության ժամանակ, եթե բոլոր հիմնարար կարևոր պահանջները բավարարվեն, կարող եք աչք փակել): Եթե ​​այս պայմանները բավարարվեն, ընտրության համար պատասխանատու անձը, մի կողմից, կընտրի դիմորդներին հիմնարար չափանիշների հիման վրա և չի ստիպի ղեկավարին ժամանակ վատնել անցանկալի թեկնածուների վրա, իսկ մյուս կողմից՝ չի մերժի նրանց, ովքեր չեն տեղավորել միայն մեկ կամ երկու պարամետր:

Խոսում է գլխավոր տնօրենը
Յուլիա Կոնելսկայա Գալակտայի ընկերությունների խմբի գլխավոր տնօրեն, Մոսկվա

Օգնականի պաշտոնում թեկնածու ընտրելիս օգտվել ենք ինչպես ներքին կադրային ռեզերվից, այնպես էլ արտաքին աղբյուրներից։ Ինձ հիմնականում հետաքրքրում էին մարդիկ, ովքեր աշխատում էին որպես խոշոր ընկերությունների մենեջերի օգնական, ինչպես նաև վարչական ստորաբաժանումների ղեկավարներ (միաժամանակ մի խումբ նախագծեր ղեկավարելու փորձով):

Թեկնածուների նախնական ընտրությունն իրականացրել է կադրային ծառայությունը։ Ստուգվել է՝ արդյոք մասնագետը համապատասխանում է նշված պահանջներին՝ ստուգվել են հմտությունները, բացահայտվել են ներուժը և մոտիվացիան։ Հարցազրույցի ընթացքում թեկնածուին խնդրել են լուծել իրական աշխատանքային իրավիճակների դեպքերը, և արդյունքների հիման վրա որոշվել է նրա մասնագիտական ​​համապատասխանությունը, ինչպես նաև նախորդ ղեկավարի թեկնածուի նկատմամբ վստահության աստիճանը (Տեղեկությունների համար, թե ինչ հարցեր կօգնեն. Դուք օբյեկտիվորեն գնահատում եք թեկնածուին, կարդացեք «Ինչպես անցկացնել հարցազրույց» հոդվածը, թիվ 4 - 2007 թ.):

Ընտրելիս մենք ուշադրություն ենք դարձրել նաև թեկնածուի համապատասխանությանը մեր կորպորատիվ մշակույթի չափանիշներին: Շատ կարևոր է նաև որոշակի մակարդակի պատասխանատվություն ստանձնելու նրա պատրաստակամությունը։ Եթե ​​թեկնածուն կատարող է, ապա առաջադրանքը դնելիս պետք է ժամանակ հատկացնեք դրա իրականացման մեթոդաբանությունը բացատրելու համար: Ես ընտրեցի օգնական, ով կարող էր ինքնուրույն կատարել առաջադրանքը՝ գտնելով անհրաժեշտ ռեսուրսները և կառուցելով անհրաժեշտ հաղորդակցությունները:

Ստեղծագործական խմբի ղեկավարի քարտուղար ընտրելու տեխնոլոգիա

Սերգեյ Ալեքսեև Մոսկվայի «Քառյակ-I» կատակերգական թատրոնի գործադիր տնօրեն

«Քառյակ-I» կոմիկական թատրոնը ստեղծվել է 1993 թվականին ԳԻՏԻՍ-ի էստրադային բաժնի մի խումբ շրջանավարտների կողմից։ Թատերական թիմը միշտ հանդես է գալիս որպես իր ներկայացումների հեղինակ (նույնիսկ եթե դրանք հիմնված են մեկ այլ հեղինակի գրական նյութի վրա): Թատրոնը մշտապես զբաղվում է ստեղծագործական և գրական գործունեությամբ՝ թատերական, ռադիո և հեռուստատեսային նախագծերի շրջանակներում։

Քարտուղարի աշխատանքը թատրոնում ունի իր առանձնահատկությունները. Սա մի կողմից հայտնի դերասանների հավաք է, ստեղծագործական կուլիսային մթնոլորտ, իսկ մյուս կողմից՝ քարտուղարուհին այս միջավայրում պետք է գործ անի, այն էլ՝ բացառապես տեխնիկական։ Երիտասարդ աղջիկների գլուխները հաճախ չեն դիմանում նման հակադրությանը։ Ես գրեթե հրաժարվում եմ նրանից, որ տարին մեկ պետք է փոխեմ քարտուղարիս։ Հիմա, օրինակ, վերջին երկու տարում ինձ մոտ սկսեց աշխատել իմ երրորդ օգնականը։ Ընտրության տեխնոլոգիան հետևյալն է.

Ես տեղադրում եմ գովազդներ անձնական օգնականի համար: Ես դա անում եմ մեր կայքում և աշխատանքի մի քանի կայքերում: Սովորաբար արձագանքները շատ են՝ թատրոնում ցանկացած թափուր աշխատատեղ ավելի գրավիչ է թվում, քան սովորական գրասենյակում նմանատիպ աշխատանքը: Բայց, ցավոք, թեկնածուները կարծում են, որ քանի որ աշխատելու են թատրոնում, հաճելի կլինի, և մոռանում են, որ այստեղ պետք է աշխատեն, ոչ թե զվարճանան։

Նախնական ընտրությունը կատարում եմ ռեզյումեների հիման վրա։ Ես անմիջապես դեն եմ նետում դերասանուհիների, արվեստագետների, լրագրողների, այսինքն՝ մարդկանց, ովքեր հստակորեն կենտրոնացած են ստեղծագործական կարիերայի վրա։ Որովհետև այդ պաշտոնը նրանց ակնհայտորեն կարող է հետաքրքրել միայն թատրոնի ամբոխի մեջ մտնելու տեսանկյունից։ Տեխնիկական կրթությունը, ինչպես նաև մեծ քանակությամբ տեղեկատվության մշակման փորձը, ընդհակառակը, թեկնածուի համար հաղթաթուղթ է։ Հետո գնահատում եմ ձեռք բերված փորձի հաջորդականությունը։ Օրինակ, ի՞նչ մոտիվացիա կարող է լինել այն մարդը, ով սկզբում աշխատել է որպես ծրագրի ղեկավար, իսկ այժմ աշխատանք է փնտրում որպես քարտուղար:

Ես նամակագրում եմ թեկնածուների հետ էլեկտրոնային փոստով և շփվում հեռախոսով: Առաջին տպավորությունը ձևավորվում է նամակագրությունից և սեփական մտքերն արտահայտելու ձևից: Հետո ես ընտրում եմ հինգ կամ վեց թեկնածուների, որոնք ինձ դուր են գալիս հանդիպման համար:

Հարցազրույց. Բոլոր թեկնածուներին մեկ երեկոյան հրավիրում եմ հարցազրույցի, բացի այդ, հրավիրում եմ իմ ընկերոջը՝ հավաքագրման գործակալության տնօրենին։ Ես հարցեր եմ տալիս անձի մասին սուբյեկտիվ դատողության դիրքից, իսկ նա՝ որպես պրոֆեսիոնալ հոգեբան, տալիս է հարցեր, որոնք օգնում են բացահայտել, օրինակ, թեկնածուի մոտիվացիան:

Ես հանդես եկա մի քանի թեստային պատմություններով (բիզնես դեպքեր): Ես հրավիրում եմ դիմորդին մտածել, թե ինչպես նա կվարվեր տվյալ իրավիճակում: Պատասխանների մեջ փնտրում եմ ողջախոհություն և համընկնում իմ սպասումների հետ։ Օրինակ. «Դուք ձեր աշխատանքային առաջին օրը շատ եք քնել. արթնացել եք աշխատանք սկսելուց կես ժամ հետո: Որո՞նք են ձեր առաջին գործողությունները: Բնականաբար, ես ակնկալում եմ, որ մարդը կասի, որ առաջին բանը, որ կանի, զանգահարի իր ղեկավարին, այսինքն՝ ինձ։ Բայց պատահում է, որ թեկնածուն երկար ժամանակ հրաժարվում է և ասում, որ դա երբեք չի կարող իր հետ պատահել։ Մեկ այլ օրինակ. Ես նկարագրում եմ մի իրավիճակ, երբ մարդն ունի իր անմիջական ղեկավարի կողմից տրված առաջադրանքը, և այն կատարելու համար հատկացվում է ուղիղ մեկ ժամ։ Դրանից հետո ավելի բարձր ղեկավարը տալիս է մեկ այլ խնդիր, որը նույնպես պահանջում է ուղիղ մեկ ժամ, և որը նույնպես պետք է անմիջապես սկսել: Այնուամենայնիվ, անհնար է միաժամանակ կատարել երկու առաջադրանքները: Հետո հարցնում եմ, թե թեկնածուն ինչպե՞ս կվարվեր այս իրավիճակում։ Ինձ համար իդեալական պատասխանը կլինի վազել իմ անմիջական ղեկավարի մոտ՝ նրան տեղեկացնելու ներկա իրավիճակի մասին և խորհուրդ խնդրելու համար:

Հարցազրույցին հարցնում եմ ընտանիքիս, ծնողներիս գործունեության մասին, որպեսզի հասկանամ, թե ինչպիսի մարդ է իմ առջև։ Ի վերջո, հարցազրույցի եկած աղջիկները սովորաբար երիտասարդ են (18-23 տարեկան) և չունեն աշխատանքային փորձ (կամ նվազագույն փորձ): Ուստի նրանց ունեցածի մեծ մասը դրված է ընտանիքի կողմից, այլ ազդեցություն դեռ չի եղել, և իրենք դեռ չեն հասցրել դառնալ հասուն անհատներ։

Բոլոր հարցազրույցներից հետո որոշում եմ կայացնում՝ հաշվի առնելով հավաքագրման գործակալության տնօրենի կարծիքը։ Նա ասում է, թե ով է, իր կարծիքով, ավելի մոտիվացված, ով գիտի, թե ինչ է ուզում, ով ոչ: Եվ շատ կարեւոր է նաեւ մարդու հետ շփման զգացումն ու նրա ներկայությունից մխիթարությունը։ Մի աղջիկ եկավ, կարծես խելացի ու համահունչ խոսեց, բոլոր բիզնես գործերն անցավ, բայց զգում եմ, որ ինձ ջղայնացնում է, ուզում եմ արագ հեռանա։ Անձնական օգնական ընտրելիս այս սուբյեկտիվ գործոնը չի կարելի անտեսել։

Ի՞նչն է ձեզ դուր եկել այն աղջկա մեջ, ով նոր է սկսել աշխատել մեզ մոտ: Նախ՝ շատ հստակ, գրագետ ձևակերպումներով։ Երկրորդ՝ նա նոր է ավարտել Մոսկվայի ավիացիոն ինստիտուտը, որը լավ տեխնիկական կրթություն է։ Երրորդ պլյուսն այն է, որ նա երեկոյան աշխատում էր որպես հաշվապահ, ուստի մեծ քանակությամբ տվյալներ համակարգելու և մշակելու հմտություն ունի:

Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը. նախագծման առանձնահատկությունները

Աշխատանքի նկարագրությունը փաստաթուղթ է, որը սահմանում է աշխատողի կատարած խնդիրները, սահմանում նրա աշխատանքային պարտականությունները և պատասխանատվության սահմանները:
Չնայած Ռուսաստանի Դաշնությունում յուրաքանչյուր մասնագիտության կամ պաշտոնի աշխատանքի նկարագրության մշակումը չի կարգավորվում աշխատանքային օրենսդրությամբ, աշխատող կազմակերպությունների ճնշող մեծամասնությունը (և պետական, և մասնավոր) պետք է ունենա այս փաստաթուղթը:

Ինչու են անհրաժեշտ հրահանգները

Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը հնարավորինս շատ տեղեկատվություն է պարունակում

Աշխատանքի նկարագրության պատրաստման նպատակահարմարությունը բացատրվում է նրանով, որ դատավարության դեպքում առանց դրա դժվար կլինի ապացուցել աշխատողի կողմից իր պարտականությունները չկատարելը (և դրանց սպառիչ ցանկը սահմանվում է հրահանգի փաստաթղթում). քանի որ աշխատողի հետ աշխատանքային պայմանագիրը համապատասխանում է Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 57-րդ հոդվածի 2-րդ մասին, պարունակում է միայն պաշտոնը և նրա ընդհանուր աշխատանքային գործառույթը:

Աշխատանքի նկարագրությունը թույլ է տալիս գործատուին.

1. Հիմնավորել պաշտոնի դիմողի մերժումը դրանում սահմանված պահանջներին չհամապատասխանելու պատճառով
2. Հստակ գծեք առանձին աշխատողների միջև պարտականությունները
3. Գնահատեք աշխատողի աշխատանքը ինչպես փորձաշրջանի ընթացքում, այնպես էլ դրանից հետո
4. Հիմնավորել աշխատողի անհամապատասխանությունը իր զբաղեցրած պաշտոնին (հաշվի առնելով հավաստագրման արդյունքները):

Աշխատանքի նկարագրության առկայությունը նույնպես օգտակար է հենց աշխատողի համար, քանի որ այն սահմանում է նրա պարտականությունների և պարտականությունների սահմանները, և ոչ ոք չպետք է կատարի գործառույթներ, որոնք նախատեսված չեն ոչ աշխատանքային պայմանագրով, ոչ աշխատանքային պարտականություններով:

Մշակման և հրահանգների բաժիններ

Հանձնարարականն ուժի մեջ է մտնում որոշակի ամսաթվից, և աշխատողը ստորագրման պահից պետք է ծանոթ լինի դրան։ Ցանկալի է աշխատողին տալ այս փաստաթղթի պատճենը (նաև ստորագրության դեմ): Ըստ հաստատված պրակտիկայի, հրահանգները ներառում են ստանդարտ ենթաբաժիններ.

1. Ընդհանուր դրույթներ
2. Աշխատանքային պարտականություններ
3. Իրավունքներ
4. Պատասխանատվություն

Կարևոր է հիշել, որ հրահանգները կազմվում են ոչ թե որևէ աշխատողի, այլ կոնկրետ պաշտոնի/մասնագիտության համար։ Հետևաբար, հաշվի առնելով որոշակի պաշտոնի առանձնահատկությունները, հրահանգները սահմանում են պարտականությունների շրջանակը, որը աշխատողը կկատարի տվյալ պաշտոնում:

Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրության առանձնահատկությունները

Մենեջերի օգնական - պատասխանատու պաշտոն

Մենեջերի օգնականը հատուկ պաշտոն է: Մենեջերի օգնականի աշխատանքային գործառույթն է կազմակերպել իր մենեջերի աշխատանքը ինչպես տեխնիկական, այնպես էլ կազմակերպչական:

Հանդիպումների և միջոցառումների պլանավորում, աշխատանքային օր, շաբաթ կամ ավելի երկար ժամանակահատված պլանավորելը, ուղևորությունների և միջոցառումների կազմակերպումը, կարևոր փաստաթղթերի կատարման մոնիտորինգը. սրանք որակյալ գործադիր օգնականի պարտականությունների մի փոքր մասն են:

Քարտուղարի, օգնականի, գրասենյակի ղեկավարի և գործադիր օգնականի կողմից կատարված պաշտոնների և, համապատասխանաբար, պարտականությունների նույնականացումը ճիշտ չէ: Եթե ​​առաջին պաշտոնները ենթադրում են ավելի շատ օժանդակ գործառույթներ, ապա ղեկավարի օգնականից պահանջվում է կազմակերպչական և վարչական գործառույթներ: Պատահական չէ, որ որակավորման գրացուցակը այս պաշտոնը դասում է որպես մենեջեր:

Համապատասխանաբար, ղեկավարի օգնականի պաշտոնում ընդունված աշխատակցի համար սահմանված պահանջները ներկայացվում են կառավարման համար՝ սկսած կրթական մակարդակից, մինչև որակավորում և նախկին աշխատանքային փորձ: Անձնական որակները նույնպես շատ կարևոր են։

Քանի որ ոչ աշխատանքային պայմանագիրը, ոչ այլ փաստաթղթերը չեն պարունակում ղեկավարի օգնականի իրավասությունների մանրամասն հայտարարություն, դրանք պետք է հնարավորինս ճշգրիտ արտացոլվեն աշխատանքի նկարագրության մեջ: «Մենեջերի օգնական» պաշտոնի հրահանգների առանձնահատկությունները.

• Հանձնարարականի մանրամասն սահմանում
• Ղեկավարի հրահանգներին նման հրահանգների կազմում (իհարկե, բացառելով ուղղակի կառավարման գործառույթը և անհատական ​​որոշումներ կայացնելը)
• Որոշ պարտականությունների գաղտնի բնույթի նկատառում
• Անազնվության համար պատասխանատվության բարձրացում (հաշվի առնելով գործատուին վնաս պատճառելու հնարավոր հետևանքները)
• Կառավարչի կողմից լրացուցիչ պատվիրակված գործառույթներ կատարելու ունակություն:

Ընդհանուր պահանջներ մենեջերի օգնականին

Հաճախ մենեջերի օգնականի պաշտոնի համար հատուկ պահանջներ են ներկայացվում:

«Ընդհանուր դրույթներ» բաժինը, ի լրումն փորձի և կրթության պահանջների ցանկի, կարող է ներառել նաև անհրաժեշտ հմտություններ, ենթակայության և փոխարինման կարգ: Ամենից հաճախ սահմանվում են հետևյալ պայմանները.

1. Բարձրագույն կրթություն
2. Փորձ (սովորաբար առնվազն 1 տարի, երբեմն ավելի շատ)
3. Օտար լեզուների իմացություն.
4. Գործարար հաղորդակցման, գրելու և վարվելակարգի հմտություններ
5. Գրասենյակային սարքավորումների իմացություն
6. Սթրեսի դիմադրություն

Բացի այդ, այս պաշտոնում աշխատողը պետք է իմանա ձեռնարկության տեղական կանոնակարգերը և շփվի աշխատակիցների և ղեկավարության հետ: Ինչ վերաբերում է օտար լեզուներին, ապա արժե գիտելիքներ պահանջել միայն այն դեպքերում, եթե օգնականը դրանք գործնականում կիրառելու է իր պարտականությունները կատարելիս։

Մենեջերի օգնականի պաշտոնը զբաղեցնող անձը պետք է կարողանա օգտագործել և պահպանել գաղտնի տեղեկատվություն։

Պարտականություններ և իրավունքներ

Որպես կանոն, մենեջերի օգնականի պարտականությունները ներառում են.

• Ուղղակի կառավարման առաջադրանքների իրականացում
• Կառավարչի աշխատանքային ժամանակի պլանավորում և համակարգում
• Բանակցությունների վերահսկում և կազմակերպում (ինչպես հեռախոսով, այնպես էլ բանավոր)
• Բիզնես փաստաթղթերի կազմում և խմբագրում
• Փաստաթղթերի գաղտնիության և անվտանգության վերահսկում

Գործառույթները, ինչպիսիք են պատճենահանումը, տեղեկատվական շտեմարանների պահպանումը և այլ տեխնիկական և օժանդակ աշխատանքներ, սովորաբար կատարում է քարտուղարը (քարտուղարի օգնականը): Հաջող աշխատանքի համար մենեջերի օգնականին տրվում են բավականին լայն իրավունքներ.

1. Հանդիպումների և հեռախոսազրույցների ժամանակ ներկայացնել կազմակերպության շահերը
2. Աշխատակիցներից պահանջել ցանկացած անհրաժեշտ տեղեկատվություն և փաստաթղթեր՝ ղեկավարի ցուցումները կատարելու համար
3. Պատվիրակված լիազորությունների սահմաններում վարել նամակագրություն և բանակցություններ, հաստատել փաստաթղթեր՝ ընթացիկ խնդիրների լուծման համար:

Իհարկե, յուրաքանչյուր կազմակերպություն, հաշվի առնելով իր գործունեության բնույթը, լրացնում կամ փոփոխում է աշխատողներին տրված իրավունքների ցանկը։

Պատասխանատվության սահմանները

Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը թույլ է տալիս ապագայում խուսափել դատական ​​վեճերից

Պատասխանատվություն սահմանելիս պետք է հիշել իրավական նորմերը.

• Պաշտոնական պարտականությունները չկատարելու համար՝ աշխատանքային օրենսգրքի համաձայն
• Հանցագործությունների համար՝ վարչական, քաղաքացիական և քրեական օրենսդրության սահմաններում
• Նյութական վնասի համար՝ աշխատանքային և քաղաքացիական օրենսգրքերի նորմերին համապատասխան:

Մշակելով մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը, հաշվի առնելով գործող օրենսդրության նորմերը և որոշակի կազմակերպության գործունեության առանձնահատկությունները, դուք կարող եք ոչ միայն ընտրել ամենահարմար աշխատողին նման պատասխանատու պաշտոնի համար, այլև խուսափել հնարավոր դատավարություններից: ապագան.

Անձի աշխատանքային պայմանները և նրա արդյունավետությունը կարող են կախված լինել մանրամասնության աստիճանից և հստակեցումից: Ի վերջո, մենեջերին անհրաժեշտ է իրական, բարեխիղճ օգնական: Պետք է նաև մեր ընթերցողների ուշադրությունը հրավիրել այն փաստի վրա, որ մենեջերը կարող է ունենալ մի քանի օգնական։ Նրանք կարող են մասնագիտանալ տեխնիկական, ֆինանսական հարցերում և այլն։

Կառավարչի մի տեսակ կա, որն իր աշխատակազմում տեղակալներ չունի։ Նա ամեն ինչ ինքն է անում, և մի քանի օգնականներ նրան պարզապես օգնում են դրանում։ Նա բոլոր որոշումները միայնակ է կայացնում։ Մենեջերի օգնականի համար բարձրորակ աշխատանքի նկարագրություն կազմելու համար անհրաժեշտ է գործընթացում ներգրավել հենց ղեկավարին: Հակառակ դեպքում դա պարզապես թղթի կտոր կլինի:

Տեսանյութը կսովորեցնի ձեզ, թե ինչպես դառնալ ինքնավստահ և անցնել աշխատանքային հարցազրույց.

Սխա՞լ եք նկատել: Ընտրեք այն և սեղմեք Ctrl+Enterմեզ տեղյակ պահելու համար:

Հոդվածը գրվել է կայքերի նյութերի հիման վրա՝ www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com:

Ցանկացած կազմակերպության հիմնական ռեսուրսը նրա աշխատակիցներն են։ Նրանք են, որ նպաստում են արտադրության աճին ու բարգավաճմանը։ Իրավասու ղեկավարները գնահատում են իրենց աշխատակիցներին: Ի թիվս այլ նշանակալի պաշտոնների, հատկապես աչքի է ընկնում մենեջերի օգնականը։ Որի պարտականություններն ու նշանակությունը դժվար է գերագնահատել։ Սա աջ ձեռքն է և գլխավոր խորհրդականը, միջոցառման կազմակերպիչը և հանդիպման համակարգողը: Առանց լավ օգնականի, թոփ մենեջերի համար շատ դժվար կլինի կառավարել ձեռնարկությունը։

Օգնականի գործունեության տարբերակիչ առանձնահատկությունները և առանձնահատկությունները

Չկա այնպիսի պաշտոն, որն իր պահանջներում լինի այնքան հակասական և երկիմաստ, որքան մենեջերի օգնականը։ Այս տեսակի գործունեությամբ զբաղվող աշխատողների պարտականությունները ներառում են բավականին շատ կետեր. Բացի այդ, անձնական օգնականներին հաճախ շփոթում են քարտուղարների կամ գրասենյակի ղեկավարների հետ: Չնայած սրանք նման են, դրանք տարբեր տեսակի գործունեություն են:

Կառավարչի օգնականի ֆունկցիոնալ պարտականությունները.

• Շեֆի աշխատանքային օրվա ապահովում՝ ժամանակացույց, հանդիպումներ, փաստաթղթերի ստորագրում և գործուղումներ.
• թոփ մենեջերի համար հարմարավետ աշխատատեղի ապահովում՝ տարածքների միկրոկլիմայի, մաքրության և հարմարավետության մասին հոգ տանելը.
• աշխատել ղեկավարի փաստաթղթերի, մասնավորապես մուտքային նամակների և զանգերի հետ.
• վերադասների հոգեբանական հարմարավետության ապահովում;
• նախնական բանակցությունների վարում;
• թարգմանություն;
• գրենական պիտույքների կառավարում և այլն:

Այս ցանկը շատ ավելի լայն է, քան թե քարտուղարական, թե վարչական պարտականությունները: Այնուամենայնիվ, այն առանձնահատկությունները, որոնք աշխատողը բախվում է «կառավարչի անձնական օգնականի» պաշտոնում, գործունեության պարտականություններն ու նրբությունները տարբեր գործատուների համար տարբեր կլինեն:

Պատահում է, որ սա հիմնականում քարտուղարական աշխատանք է։ Կամ օգնականը զբաղված է բացառապես ղեկավարի հարմարավետության և կարգուկանոնի ապահովմամբ: Որոշ օգնականներ լիիրավ տեղակալներ են և ունեն իրենց ենթակա աշխատողներ։

Գործատուի մասնագիտական ​​հայտերը «մենեջերի օգնականի» պաշտոնի համար թեկնածուի համար, պարտականությունները և կրթական պահանջները.

Հիմնական կրթության և աշխատանքային փորձի պահանջները տարբեր կլինեն՝ կախված ղեկավարության ակնկալիքներից: Ամենից հաճախ այս թափուր աշխատատեղը համարվում է կարիերայի մեկնարկային պաշտոն: Սակայն լուրջ թոփ մենեջերը որպես օգնական կփնտրի որոշակի մասնագիտական ​​և կյանքի փորձ ունեցող անձի։

Նվազագույն պահանջը վարչարարության կամ իրավագիտության հետ կապված միջնակարգ մասնագիտական ​​կրթությունն է: Բացի այդ, գործատուները դիմորդներից ակնկալում են հետևյալ մասնագիտական ​​որակները.

• բոլոր գրասենյակային ծրագրերում աշխատելու ունակություն;
• տպագրության բարձր արագություն;
• գրագիտություն;
• առնվազն մեկ օտար լեզվի իմացություն, առավել հաճախ՝ անգլերեն;
• ծրագրավորման հիմունքների և ոչ ստանդարտ համակարգչային ծրագրերի իմացություն;
• կարգավորող պահանջներին համապատասխան գրասենյակային աշխատանք և նամակագրություն վարելու ունակություն.
• գործող օրենսդրության հիմունքների իմացություն;
• գրագետ, արտասանված ելույթ.

Սրանք նվազագույն պահանջներն են «կառավարչի անձնական օգնականի» պաշտոնի համար դիմորդի համար: Պարտականությունները կարող են նաև լրացվել՝ կախված կազմակերպության շրջանակից: Որոշ ձեռնարկություններում մասնագիտացված կամ հարակից կրթությունը համարվում է պարտադիր պայման նման աշխատանք ընդունելու համար: Բացի այդ, լրացուցիչ բիզնես կրթությունը կամ խորացված վերապատրաստման դասընթացները համարվում են մեծ պլյուս:

Պահանջներ օգնականի անձնական հատկանիշներին

Պրոֆեսիոնալներից բացի, թոփ-մենեջերների օգնականները պարտավոր են բավարարել մի շարք անձնական պահանջներ: «Մենեջերի օգնականի» պաշտոնի առանձնահատկությունները, աշխատանքի պարտականություններն ու առանձնահատկությունները պահանջում են հատուկ բնույթ:

Առաջին հերթին սա.

• դիմադրություն սթրեսին. ի վերջո, օգնականը հաճախ պետք է առաջինը կրի իր վերադասի զայրույթը և լսի իր ենթակաների դժգոհությունը.
• բազմաբնույթ առաջադրանքները՝ միաժամանակ մի քանի բան անելու ունակությունը, լավ օգնականի ամենաարժեքավոր հատկությունն է.
• դրական մտածողություն - առանց այս բնավորության գծի, մենեջերի օգնականը չի կարողանա հաղթահարել լրացուցիչ պարտականությունները, քանի որ նրա գործունեությունը հաճախ դուրս է գալիս ստանդարտ բիզնես համագործակցության շրջանակներից.
• սովորելու բարձր կարողություն. յուրաքանչյուր լավ օգնականի մոտ պետք է լինի նոր բաներ սովորելու և աշխատանքային գործընթացը մանրակրկիտ հասկանալու ցանկությունը:

Սրանք ընդամենը հիմնական, հիմնական բնավորության գծերն են, որոնք անհրաժեշտ են յուրաքանչյուր մենեջերի օգնական հաջող մասնագիտական ​​գործունեության համար: Բայց ամենակարևոր անձնական պահանջն այն է, որ շեֆի և օգնականի խառնվածքն ու վարքագծի առանձնահատկությունները չպետք է անհամաձայն լինեն, այլ իդեալականորեն լրացնեն միմյանց:

Մենեջերի օգնականի ընդհանուր պարտականությունները

Օգնականն անմիջականորեն աշխատում է կազմակերպության ղեկավարության հետ՝ կատարելով ինչպես անձնական, այնպես էլ մասնագիտական ​​պարտականություններ։ Դրանք սովորաբար ներառում են.

• ղեկավարի, իսկ որոշ դեպքերում՝ ամբողջ կազմակերպության գրառումների պահպանում։ Առանձին ձեռնարկություններում օգնականները ղեկավարում են կազմակերպության քարտուղարությունը.
• կառավարման գործունեության համակարգում. Գործնական հանդիպումների ժամանակացույցի կազմում, վերադասին հիշեցնելով տարբեր տեսակի միջոցառումների և գործունեության մասին.
• Կազմակերպության անունից նամակագրության վարում.
• մուտքային հեռախոսազանգերի ստացում և վերաբաշխում.
• պահանջի դեպքում ղեկավարին տրամադրելով բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները:

Կազմակերպության ղեկավարի օգնականի լրացուցիչ պարտականությունները

Լրացուցիչ պարտականություններով և գործառույթներով գործադիրի անձնական օգնականը գործունեության այս ոլորտի ամենատարածված թափուր աշխատատեղն է: Ամենից հաճախ ղեկավարությունը փնտրում է բավականին բազմակողմանի աշխատող, որը կարող է ընդլայնել պարտականությունները:

Առավել տարածված լրացուցիչ պարտականություններն են.

• թարգմանություն օտար լեզվից, այդ թվում՝ բանակցությունների ժամանակ։ Ղեկավարությունը միշտ չի կարող լիովին վստահել երրորդ կողմի աշխատողներին, և այստեղ առնվազն անգլերենի իմացությունը շատ օգտակար է.
• մենեջերի համար ուղևորությունների կազմակերպում և նրան ուղեկցում ճամփորդությունների ժամանակ. Նման գործողությունները ենթադրում են, որ օգնականը հոգ կտանի առօրյա բոլոր ասպեկտների մասին՝ տեղաշարժ, տաքսի և հյուրանոց պատվիրել, սնունդ և թղթաբանություն կազմակերպել;
• Վերադասներին ուղեկցել արարողակարգային միջոցառումներին.
• կենցաղային ծառայություններ.

Այս ցուցակը հեռու է ամբողջական լինելուց: Ամենից հաճախ բավականին դժվար է միանշանակ պատասխանել այն հարցին, թե որո՞նք են մենեջերի օգնականի պարտականությունները: Այս գործունեությունը շատ բազմազան է: Յուրաքանչյուր շեֆ իր պահանջներն է դնում, գլխավորն այն է, որ դրանք բոլորը լինեն օրենքի սահմաններում։

Անձնական օգնականի աշխատանքային ժամերը

Այս գործունեության հիմնական առանձնահատկություններից մեկը աշխատողի աշխատանքային ժամերի կախվածությունն է ղեկավարությունից: Իհարկե, ստանդարտ աշխատանքային օրը ութ ժամ է: Փաստորեն, օգնականները համեմատում են իրենց ռեժիմը վերադասի հետ։

Աշխատանքային ժամերի այս «լղոզումը» և ղեկավարության հետ միշտ կապ պահպանելու անհրաժեշտությունը հաճախ շրջանավարտներին հուսահատեցնում են այդ թափուր աշխատատեղերից: Փաստորեն, դուք պետք է աշխատեք ոչ ավելի, քան ցանկացած այլ վայրում: Պարզապես հանգստի և աշխատանքի ժամանակն անհամապատասխան է դառնում:

Աշխատանքի նկարագրություն մենեջերի օգնականի համար

«Ղեկավարի օգնականի» պաշտոնի կառուցվածքը, պարտականությունները, կրթությանը և աշխատանքային փորձին ներկայացվող պահանջները պետք է նշվեն աշխատանքի նկարագրության մեջ: Սա փաստաթուղթ է, որն ապահովում է կառավարման պահանջների թափանցիկությունը և աշխատակիցների պարտականությունների կատարման հեշտ վերահսկողությունը:

Աշխատանքի նկարագրությունը նորմատիվ է և պարտադիր: Այս փաստաթուղթը նկարագրում է մենեջերի օգնականի աշխատանքի բոլոր բարդությունները: Սա գործնականում գործողության ուղեցույց է: Փաստաթուղթը ներառում է ոչ միայն պարտականություններ, այլև աշխատանքային վեճերի լուծման իրավունքներ, պարտականություններ և առանձնահատկություններ:

Ելնելով մենեջերի օգնականի գործունեության առանձնահատկություններից՝ հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել նրա աշխատանքի նկարագրության պատրաստմանը: Պարտադիր է նշել աշխատանքի առանձնահատկությունները, աշխատանքի և հանգստի ժամանակի կազմակերպման նրբությունները, արտաժամյա աշխատանքի փոխհատուցումը։

Անհրաժեշտ է տարբերակել օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը նույն փաստաթղթից «նախագծի ղեկավարի օգնական» պաշտոնի համար: Վերջինիս պարտականությունները հաճախ ժամանակավոր են, ինչպես բուն աշխատանքը։

Բացի այդ, աշխատանքի նկարագրության մեջ պետք է հստակ նշվի պաշտոնի անվանումը: Ամենից հաճախ նրանք նշում են «քարտուղար», «ռեֆերենտ քարտուղար», «ուղղության կառավարիչ»: Խնդրում ենք համոզվել, որ այս գրառումը համապատասխանում է գործող կանոնակարգերին և արդիական է:

Ինչ ներառել գործադիր օգնականի ռեզյումեում

Անձնական օգնականի պաշտոնը հիանալի սկիզբ է շրջանավարտների կարիերայի համար: Այսպիսով, դուք կարող եք ստանալ ձեր առաջին աշխատանքը և ձեռք բերել անհամեմատելի մասնագիտական ​​փորձ: Այնուամենայնիվ, նույնիսկ փորձ ունեցող դիմորդների համար այս թափուր աշխատատեղը կարող է հետաքրքիր թվալ: Հատկապես, եթե դուք մտադիր եք փոխել ձեր գործունեության ոլորտը:

Իմանալով մենեջերի օգնականի հիմնական պարտականությունները՝ դժվար չէ ռեզյումե ստեղծել։ Այս փաստաթուղթը ենթադրում է, որ դուք կարդացել եք հարցի տեսական մասը և պատրաստ եք սկսել: Ուշադիր ուսումնասիրեք դիմորդին ներկայացվող պահանջները և սկսեք գրել տեքստը:

Տվյալներ, որոնք պետք է նշվեն ռեզյումեում «օգնականի» կամ «կառավարչի անձնական օգնականի» պաշտոնի համար.

1. Ամբողջական անունը, ազգանունը և հայրանունը օտարերկրյա ընկերության ռեզյումեում ընդունելի են միայն առաջին երկուսը:
2. Ընտանեկան կարգավիճակը. Սա պարտադիր կետ է. օգնականի պաշտոնը հաճախ ենթադրում է անկանոն աշխատանքային ժամեր: Պետք է վստահ լինեք, որ նման գրաֆիկը բացասաբար չի ազդի ընտանեկան պարտականությունների վրա։
3. Կրթություն. Թվարկված է ժամանակագրական կարգով: Եթե ​​դեռ սովորում եք, անպայման նշեք, թե որքան ժամանակ կպահանջվի ավարտելու համար: Հաճախ գործատուները վարձում են վերջին կուրսի ուսանողներին որպես օգնականներ՝ հետագա կարիերայի առաջխաղացումով: Այստեղ նշեք ձեր օտար լեզվի իմացությունը և դրա իմացության մակարդակը:
4. Փորձ. Կետ վերջինից. Եթե ​​դուք դեռ չունեք, ապա նշեք ձեր կամավորական ծրագրերը, մասնակցությունը սոցիալական միջոցառումներին կամ մասնագիտական ​​կազմակերպություններին, կրթական պրակտիկաներին և այլ հարմար միջոցառումներին: Եթե ​​ոչինչ չեք կարող տրամադրել, վերցրեք տեղեկանք ավարտական ​​բաժնից և գրեք, որ պատրաստ եք տրամադրել:
5. Անձնական հատկանիշներ. Տվեք ինքներդ ձեզ հնարավորինս անկեղծ գնահատական: Նկարագրեք ձեր բնավորությունը դասական հոգեբանության տեսանկյունից և անպայման նշեք ձեր ուժեղ և թույլ կողմերը:
6. Լրացուցիչ տեղեկություն. Այստեղ դուք պետք է գրեք, թե ինչու գործատուն պետք է ընտրի ձեզ այլ դիմորդներից: Նաև անպայման ներառեք լրացուցիչ հմտություններ, օրինակ՝ վարորդական իրավունքի վկայական ունենալը: Նաև այս պահին օգտակար կլինի գրել լրացուցիչ կրթության, խորացված վերապատրաստման դասընթացների և բիզնես կրթության առկայության մասին:
7. Կոնտակտներ. Թողեք ձեզ հետ կապվելու հնարավորինս շատ եղանակներ՝ բջջային և տան հեռախոսահամարներ, էլ.փոստ, Skype, հղում դեպի սոցիալական ցանցի էջ: Տրամադրել միայն ընթացիկ տեղեկատվություն:

Պատշաճ գրված ռեզյումեն աննկատ չի մնա գործատուի կողմից:

Բաժնի պետի օգնականի պարտականությունները

Սովորաբար, աշխատանք փնտրողները աշխատանք են փնտրում որպես գործադիրի անձնական օգնական: Բայց ավելի հեշտ է սկսել առաջադիմել այս կարիերայի մեջ «վաճառքի ղեկավարի օգնականի» պաշտոնում: Այս աշխատակցի պարտականություններն այնքան էլ ծավալուն չեն, բայց փորձն ու հեռանկարներն անհամեմատ ավելի մեծ են։

Բաժնի պետերի օգնականների հիմնական տարբերությունը նրանց ավելի կոնկրետ և նեղ կենտրոնացված գործունեությունն է: Նրանք կատարում են աշխատանքներ՝ կապված արտադրության կամ կառավարման որոշակի ոլորտի հետ: Այս փորձը անգնահատելի է հետագա կարիերայի առաջխաղացման համար:

Բաժնի մենեջերի օգնականի պարտականությունները ներառում են այն ամենը, ինչ ձեռնարկության ղեկավարինն է: Բայց կա նաև հատուկ առանձնահատկություն.

• միավորի արտադրության, կառավարման կամ առևտրային գործընթացի էությունը մանրակրկիտ իմանալու անհրաժեշտությունը.
• կապվել այլ գերատեսչությունների օգնականների և գլխավոր տնօրենի օգնականի հետ.
• պահպանում է բաժնի հատուկ փաստաթղթերը.

Անձնական օգնականի կարիերայի հեռանկարները

Երիտասարդներն այս պաշտոնը համարում են կարիերայի սկիզբ: Այնուամենայնիվ, դուք պետք է տարբերեք, թե ինչպիսի առաջխաղացում եք ուզում: Հորիզոնական, թե՞ ուղղահայաց: Այս ձեռնարկությունում, թե՞ սա ընդամենը մեկնարկային գիծն է ապագա ռեզյումեում: Հետագա գործողությունների ռազմավարությունը կախված է այս հարցերի պատասխաններից:

Ղեկավարությունը գնահատում է լավ օգնականներին, և դա, ցավոք, վատ է անդրադառնում նրանց կարիերայի աճի վրա: Ղեկավարը չի ցանկանում բաց թողնել իդեալական աշխատակցին, համաձայնում է բարձրացնել աշխատավարձը և լրացուցիչ արտոնություններ է տալիս՝ սա հորիզոնական կարիերայի տարբերակ է: Ամենատարածվածը անձնական օգնականների շրջանում:

Կոնկրետ կազմակերպությունում ձեր կարիերան առաջ տանելու ամենադյուրին ճանապարհը օգնականի պաշտոնից մինչև բաժնի ղեկավարն է: Նման պաշտոններ հաճախ ընդունվում են աշխատողին ավելի լավ ճանաչելու և նրան վերապատրաստելու հեռանկարով։ Եթե ​​ցանկանում եք ուղղահայաց կարիերա, ապա սա ձեր ճանապարհն է:

Մենեջերի օգնականի պաշտոնը արտաքին աչքի համար նկատելի չէ, բայց շատ նշանակալից է կազմակերպության համար։ Իրավասու օգնականը կարող է բարելավել կառավարման արդյունավետությունը և դրանով իսկ ավելի շատ շահույթ ապահովել ձեռնարկությանը:

Այս հոդվածում մենք կանդրադառնանք անձնական օգնականի աշխատանքային պարտականություններին: Մենք ձեզ կասենք, թե ինչ որակներ են անհրաժեշտ այս աշխատանքը հաջողությամբ հաղթահարելու համար:

Հարակից նյութեր.

Ո՞վ է գործադիրի անձնական օգնականը:

Ռուսաստանի աշխատաշուկայում մենեջերի օգնականի պաշտոնը ի հայտ է եկել համեմատաբար վերջերս: Ելնելով աշխատանքային պարտականություններից՝ կարելի է ամփոփել, որ անձնական օգնական - նույնը, ինչ մենեջերի քարտուղարը, բայց ընդլայնված պարտականություններով։

Փաստն այն է, որ անձնական օգնականի աշխատանքը չի սահմանափակվում միայն քարտուղարի պարտականություններով. դրանք ներառում են նաև, օրինակ, մենեջերի ժամանակացույցը պլանավորելու, միջոցառումներ կազմակերպելու և հեռախոսային խոսակցություններ վարելու պարտականություններ: Կարելի է ասել, որ անձնական օգնականի հիմնական պարտականությունը մենեջերին ազատելն է։ Այսինքն՝ մենեջերի աշխատանքի մեծ մասը կատարում է անձնական աշխատակիցը։ Բնականաբար, յուրաքանչյուր ղեկավար անհատապես որոշում է շրջանակը: Նույնիսկ լինում են դեպքեր, երբ մենեջերի օգնականն իրականում փոխարինում է շեֆին։ Շատ դեպքերում անձնական օգնականի պարտականությունների շրջանակը, ինչպես սահմանված է աշխատանքի նկարագրում, զգալիորեն ավելի քիչ է, քան գործնականում:

Աշխատանքային պարտականություններ

Մենեջերի օգնականի աշխատանքային պարտականությունները կարգավորվում են մասնագիտական ​​չափանիշներով: Այս փաստաթուղթը պարունակում է այնպիսի աշխատողների պարտականությունների ցանկը, ինչպիսիք են քարտուղարի օգնականը և ղեկավարի քարտուղարը: Հայտնի է, որ ոչ քաղաքային և պետական ​​սեփականություն հանդիսացող ընկերություններում մասնագիտական ​​ստանդարտների պահպանումը պարտադիր չէ։ Այնուամենայնիվ, այս փաստաթղթերում պարունակվող առաջարկությունները արտացոլված են մասնավոր ընկերություններում քարտուղարների աշխատանքի նկարագրության մեջ:

Կառավարչի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը՝ հաշվի առնելով մասնագիտական ​​ստանդարտի պահանջները

Ներբեռնեք ամբողջական փաստաթուղթը

Մասնագիտական ​​ստանդարտը չի պարունակում անձնական օգնականի նման մասնագիտություն: Այնուամենայնիվ, նրա աշխատանքային պարտականությունները առավելագույնս արտացոլված են մենեջերի քարտուղարի մասնագիտական ​​ստանդարտում: Նախևառաջ դրանք բաժանված են 2 մասի.

1. Կազմակերպչական աջակցություն ղեկավարի գործունեությանը.
2. Կազմակերպության ղեկավարի գործունեության փաստաթղթային աջակցություն.

Կազմակերպչական աջակցությունը բաղկացած է.

• կառավարչի քարտուղարի աշխատանքային օրվա պլանի ձևավորում.
• մենեջերի կողմից զանգերի կազմակերպում;
• տարբեր միջոցառումների նախապատրաստում և սպասարկում՝ հանդիպումներ, գործնական հանդիպումներ, նիստեր;
• պատվերների կատարման մոնիտորինգ;
• ընդունելության տարածքում և մենեջերի գրասենյակում ֆունկցիոնալ աշխատանքային տարածքի կազմակերպում և պահպանում:

Գործադիր օգնականի այս գործառույթները հայտնի են նաև որպես վարչական աջակցություն, քանի որ դրանք կատարելիս քարտուղարն իրականում իրականացնում է վարչական աշխատանք:

Գործադիրի համար գործուղման կազմակերպման մտավոր քարտեզ

Ինչպես պատրաստել և օգտագործել քարտեզ

Փաստաթղթերի աջակցությունը ներառում է հետևյալի պատրաստումը և կատարումը.

• կազմակերպչական փաստաթղթեր;
• կառավարման փաստաթղթեր;
• փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում;
• պատյանների մշակում հետագա պահեստավորման համար:

Նշենք, որ մենեջերի օգնականը, որի պարտականությունները համընկնում են վերը թվարկվածների հետ, հաճախ ստիպված է լինում կատարել մի շարք անձնական հանձնարարություններ։ Առաջարկվում է պարտականությունների այս շրջանակը որոշել անմիջապես աշխատանքի ընդունվելուց հետո:

Մենեջերի օգնականի անձնական հատկությունները

Գործադիրի օգնականի առաջադրանքները հեշտ չեն. Ուստի աշխատողը պետք է հնարավորինս պատրաստ լինի դրանք իրականացնելու՝ թե՛ մտավոր, թե՛ ֆիզիկապես։ Դիտարկենք անձնական օգնականի ամենակարևոր հատկությունները:

Սթրեսի դիմադրություն. Այս որակը պարտադիր է անձնական օգնականի մեծ ծավալի աշխատանքի և պարտականությունների պատճառով: Միայն սառը միտքը և արտաքին գրգռիչներին կամ արտակարգ աշխատանքի ռեժիմին չարձագանքելու ունակությունը կօգնեն անձնական օգնականին ուժերը չկորցնել աշխատանքային օրվա հենց սկզբում։

Հաղորդակցման հմտություններ. Հայտնի է, որ մենեջերի ընդունարանում երբեք հանգիստ չի լինում. այնտեղ միշտ այցելուներ են սպասում, կամ հեռախոսը զանգում է։ Եվ հենց մենեջերի օգնականն է ստիպված շփվել յուրաքանչյուր մարդու հետ, ով ցանկանում է մենեջերի հետ լսարան ունենալ։ Միևնույն ժամանակ, յուրաքանչյուրն ունի տարբեր հարցեր, նպատակներ և տրամադրություններ, դուք պետք է ընդհանուր լեզու գտնեք նրանց բոլորի հետ և շահեք նրանց վստահությունը։ Համոզված եղեք, ձեր մենեջերը դժվար թե ուրախանա, եթե զայրացած հաճախորդը մտնի իր գրասենյակ: Ուստի այս դեպքում անձնական օգնականի խնդիրն է լինելու կանխել նման իրավիճակները, ինչը անհնար է հաղորդակցման հմտությունների բացակայության պայմաններում։ Գլխավորն այն է, որ մարդամոտությունը չվերածվի շատախոսության։

Օգնականի սխալներն ու հիմարությունները, որոնք մենեջերը անպայման կնկատի

Այլ սխալներ և դրանցից խուսափելու ուղիներ

Ուշադրություն. Այս որակը մեծ նշանակություն ունի փաստաթղթերի հետ աշխատելիս։ Անձնական օգնականը պետք է կարողանա առաջին հայացքից գնահատել կոնկրետ փաստաթղթի նախագծման և պատրաստման ճիշտությունը: Ավելին, փաստաթղթերում սխալների հիմնական պատճառը անուշադրությունն է։

Հիշողություն. Հայտնի է, որ փաստաթղթերի հետ աշխատելը կապված է բազմաթիվ կանոնակարգերի և օրենքների հետ, որոնք պետք է իմանա անձնական օգնականը: Բացի այդ, ընդունարանն ամեն օր ստանում է մեծ թվով զանգեր, որոնք չպետք է մոռանալ: Հարկավոր է նաև հիշել բոլոր կարևոր գործընկերների անունները, տեղեկություններ ընթացիկ վիճակի մասին և այլն։ Այս ամենը քարտուղարից պահանջում է լավ հիշողություն և տեղեկատվության հետ արագ աշխատելու կարողություն։

Ինչ որակներ են կարևոր օգնականների համար՝ մենեջերների և հենց օգնականների տեսանկյունից

Ինչպիսի՞ օգնականներ և քարտուղարներ են փնտրում մենեջերները:

Բացի այդ, արդյունավետ օգնականը պետք է լինի նախաձեռնող և զարգացած լինի հուզական ինտելեկտով: Գործադիր օգնականի ցածր հուզական ինտելեկտը հակացուցում է այս աշխատանքի համար: Հետեւաբար, դուք պարզապես պետք է հասկանաք ձեր զգացմունքները և կարողանաք կառավարել դրանք, ինչպես նաև հասկանալ ուրիշների զգացմունքները:

Ստուգեք՝ արդյոք զարգացած եք հուզական ինտելեկտը

Մենեջերի օգնականի կարևոր հատկանիշներից մեկը նախաձեռնողականությունն է: Նման օգնականը նախաձեռնություն է վերցնում: Նա հաշվարկում է մեկ քայլ առաջ, պատրաստում է պահեստային տարբերակներ, պարզաբանում է լրացուցիչ տեղեկություններ և մանրամասներ, հարցեր է տալիս և որոշումներ կայացնում։ Նախաձեռնող օգնականն ունի երեք կարևոր հմտություններ՝ հետաքրքրասիրություն, պատասխանատվություն և ստեղծագործականություն:

Փորձեք, թե որքան հետաքրքրասեր եք

Ներբեռնեք և անցեք թեստը

Մենեջերի օգնականի մասնագիտական ​​որակները

Գործադիրի անձնական օգնական աշխատելու համար անհրաժեշտ մասնագիտական ​​որակները տպավորիչ ցուցակ են կազմում: Դրանք որոշելու համար կարող եք նաև օգտագործել մասնագիտական ​​ստանդարտը, որը հստակ ցույց է տալիս, թե ինչ հմտություններ են պահանջվում որոշակի աշխատանքային պարտականություններ կատարելու համար: Այսպիսով, մենեջերի գործունեությանը կազմակերպչական աջակցություն իրականացնելու համար անձնական օգնականը պետք է ունենա բազմաթիվ մասնագիտական ​​որակներ:

1. Հասկանալ կազմակերպության արտադրական գործունեության առանձնահատկությունները.
   • արդյունաբերության առանձնահատկությունները;
   • կազմակերպության և արտաքին միջավայրի միջև փոխգործակցության ձևերը.
2. Կարողանալ շփվել կազմակերպության ղեկավարության և նրա ստորաբաժանումների հետ:
3. Իմանալ աշխատանքի գիտական ​​կազմակերպման մեթոդները.
   • ինքնակառավարման գործառույթներ;
   • աշխատանքային ժամանակի պլանավորման սկզբունքներն ու կանոնները.
4. Կարողանալ նպատակներ դնել։ Պլանավորման հիմունքներ.
5. Իմացեք առաջնահերթություններ սահմանելու սկզբունքները.

Ինչպես որոշել ձեր զարգացման առաջնահերթությունները

Թերևս անհնար է ամբողջությամբ ձևակերպել մենեջերի օգնականի գործառույթները. օգնական տնօրենի պաշտոնի համար դիմողի պահանջների ճշգրիտ ցանկը մեծապես որոշվում է ընկերության գործունեության առանձնահատկություններով, ինչպես նաև կախված է ղեկավարի սուբյեկտիվ նախասիրություններից: . Մի բան հաստատ է. օգնականը պետք է ձգտի անընդհատ բարելավել իր կատարողականը և ունենալ անբասիր բարոյական և էթիկական որակներ, քանի որ նա գրեթե անսահմանափակ հասանելիություն կունենա ոչ միայն կորպորատիվ, այլև բարձրագույն ղեկավարության մասին անձնական տեղեկատվությանը:

Զարմանալի չէ, որ նման թափուր պաշտոնը բաժին կհասնի համեստ փորձ ունեցող թեկնածուին, բայց ով գիտի, թե ինչպես «բռնել» ղեկավարի ալիքը, այլ ոչ թե փայլուն մասնագետի, որը սկզբնական շրջանում չկարողացավ գրավել մենեջերին: հանդիպում.

Ո՞վ է «կառավարչի անձնական օգնականը» և ինչով է նա զբաղվում:

Մենեջերների օգնականները հաճախ դառնում են լավ քարտուղարներ, գործավարներ, գրասենյակային մենեջերներ, այսինքն՝ աշխատակիցներ, ովքեր գերազանցել են իրենց անմիջական ֆունկցիոնալության մակարդակը, բայց հնարավորություն չունեն ավանդական ուղղահայաց առաջընթացի ընկերության կազմակերպչական աղյուսակում: Հաճախ մենեջերին օգնելը զուգորդվում է այլ պարտականությունների կատարման հետ, օրինակ՝ որպես իրավաբան կամ թարգմանիչ:

Ցանկացած ընկերությունում տնօրենի օգնականի դերը հսկայական է. ձեռնարկության բարձրաստիճան պաշտոնյաների աշխատաժամանակի արդյունավետությունը կախված է նրա պրոֆեսիոնալիզմի մակարդակից։ Օգնականի աշխատանքը ենթադրում է, որ գլխավոր տնօրենը կարող է իր աշխատանքային օրը ազատել անձնական մասնակցություն չպահանջող առաջադրանքների զգալի մասից՝ դրանք փոխանցելով օգնականին։

Ոչ միայն համալսարանի շրջանավարտների, այլ նույնիսկ ավելի փորձառու դիմորդների շրջանում անձնական օգնականի պաշտոնը կապված է հիմնականում ձանձրալի քարտուղարական աշխատանքի հետ, բայց իրականում օգնականը կարող է կատարել տարբեր վարչական դերեր:

1. Գրառումների կառավարիչ. պատասխանատու է փաստաթղթերի պահպանման համար, այս աշխատակիցը կարող է մասամբ համատեղել քարտուղարի և արխիվավարի պարտականությունները:
2. Գրասենյակի մենեջեր. այս պաշտոնը տեղին է միջին չափի ընկերությունների կամ երեսուն և ավելի հոգանոց անձնակազմ ունեցող գերատեսչությունների համար: գրասենյակի ղեկավարը զեկուցում է ձեռնարկության/մասնաճյուղի ղեկավարին և կառավարման թիմի այլ անդամներին. Աշխատակիցը վերահսկում է առաջնային փաստաթղթերը, կատարում է քարտուղարական որոշ գործառույթներ (զանգեր, հանդիպումներ համակարգող, հյուրերի օգնություն), կարող է խաղալ «գրասենյակի տանտիրուհու» դերը. աջակցել բոլոր գրասենյակային ծառայությունների նյութատեխնիկական ապահովմանը (սպառվող նյութերի պատվիրում, փոքր սովորական վերանորոգման կազմակերպում և այլն): .
3. Քարտուղար-օգնական. օգնականները սովորաբար զբաղվում են «մեխանիկական» աշխատանքով՝ փաստաթղթերի հոսք, մուտքային/ելքային նամակագրության մշակում, հեռախոսազանգեր:
4. Քարտուղար-օգնական. քարտուղար-օգնականի թափուր պաշտոնը զբաղեցնող աշխատակիցը զեկուցում է միայն անմիջական ղեկավարին և համատեղում է գործավարի գործառույթները մի շարք պարզ մասնավոր առաջադրանքների կատարման հետ:
5. Բիզնեսի օգնական. սա բառացիորեն թոփ մենեջերի, գլխավոր տնօրենի կամ բիզնեսի սեփականատիրոջ աջ ձեռքն է, և, հետևաբար, այս պաշտոնի համար պահանջները շատ բարձր են. Անձնական օգնականը զեկուցում է միայն իր անմիջական ղեկավարին, կարող է համարվել լիարժեք փոխտնօրեն և կարող է և իրավասու լինել մի շարք հարցերի վերաբերյալ ինքնուրույն որոշումներ կայացնելու:

Մասնագիտության առանձնահատկությունները

Հավանաբար, պահանջների անհամապատասխանության և անորոշության մակարդակով հազվագյուտ պաշտոնը կարելի է համեմատել որպես անձնական օգնականի աշխատանքը, որը պետք է լինի ոչ այնքան մասնագիտություն, որքան մասնագիտություն։

«Անձնական օգնականի» պաշտոնի առանձնահատկությունն այնպիսին է, որ անհնար է նախապես հաշվարկել բոլոր նրբությունները, առանձնահատկությունները և լիարժեք ֆունկցիոնալությունը, քանի որ պարտականությունների հատուկ շրջանակը մեծապես կախված է գործատուի անհատական ​​կարիքներից: Երբեմն տնօրենին պետք է մարդ, ով կազատի նրան «թղթաբանությունից»։ Որոշ տնօրեններ նախընտրում են երկու օգնականներ ընդունել տարբեր գործունեության համար, իսկ խոշոր ընկերություններում օգնականը կարող է ծառայել որպես հատուկ բաժնի ղեկավար և նույնիսկ ունենալ իր ենթակաները։

Գործունեության այս ոլորտում զբաղվող աշխատակիցների ֆունկցիոնալ պարտականությունները ներառում են բազմաթիվ կետեր.

1. Տնօրենի համար կազմակերպված աշխատանքային օրվա ապահովում՝ հանդիպումների, ճամփորդությունների, ժամանակացույցի կազմակերպում, անհրաժեշտ փաստաթղթերի ստորագրման նախապատրաստում.
2. մենեջերի նկատմամբ հոգատարություն՝ մաքրության, լռության, հարմարավետության, գրասենյակային սարքավորումների բնականոն աշխատանքի ապահովում;
3. աշխատել տնօրենի փաստաթղթերի հոսքի հետ՝ նամակներ, հեռախոսային հաղորդագրություններ.
4. նախնական բանակցությունների վարում, գծային ղեկավարների հարցումների մշակում և փոխանցում.
5. հոգ տանել տնօրենի հոգեբանական հարմարավետության մասին՝ հարմար ժամանակացույցի ստեղծում, կարևոր իրադարձությունների, հանդիպումների մասին հիշեցում, փնտրվող տեղեկատվությունը տնօրենին հարմար ձևաչափով տրամադրում։

Որոշ ընկերություններում օգնականը կարող է պատասխանատու լինել ամբողջ կազմակերպության փաստաթղթերի հոսքի համար կամ ղեկավարել քարտուղարության բաժինը:

Մենեջերի օգնականի լրացուցիչ գործառույթները

Սովորաբար, բիզնեսի օգնականի պարտականությունների ցանկը շատ ավելի լայն է, քան քարտուղարի կամ ադմինիստրատորի գործառույթները: Աշխատանքի այս ոլորտում սովորական է անձնական օգնականը, որին հանձնարարվում են լրացուցիչ պարտականություններ:

Ամենից հաճախ ղեկավարին անհրաժեշտ է տարբեր կարողություններով և տաղանդներով աշխատող: Անձնական օգնականի պարտականությունները կարող են ներառել օտար լեզվից փաստաթղթերի թարգմանությունը, ինչպես նաև մենեջերին գործնական հանդիպումների ժամանակ որպես թարգմանիչ ուղեկցելը. երբեմն բանակցությունների ընթացքում հնչում են տեղեկություններ, որոնք չեն կարող վստահվել երրորդ կողմին: Օգնականին կարող է վստահվել տնօրենի առօրյա կարիքների հոգալը՝ տաքսի պատվիրել, հյուրանոցային սենյակ, սնունդ կազմակերպել և ճանապարհորդության համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր պատրաստել։ Մի խոսքով, յուրաքանչյուր մենեջեր իր հատուկ պահանջներն է դնում ընկերության առաջին դեմքի աջ ձեռքի դերի թեկնածուի վրա։

Գործադիրի անձնական օգնականի պաշտոնի համար դիմողների մասնագիտական ​​հայտերը

Օգնականի մասնագիտությունը հաճախ դիտվում է որպես կարիերայի սկիզբ, կառավարման փորձ ձեռք բերելու և ընտրված արդյունաբերության գործնական բարդությունների մեջ խորանալու հնարավորություն: Երիտասարդ շրջանավարտի համար իմաստ ունի հաշվի առնել միջին չափի կազմակերպությունների առաջարկները, քանի որ լուրջ թոփ մենեջերը, անշուշտ, կնախընտրի որոշակի կենսափորձով և մասնագիտական ​​հմտություններով թեկնածուին: Այնուամենայնիվ, չկան կանոններ առանց բացառությունների.

Օգնականի փորձը և կրթության պահանջները

Անձնական օգնականի պաշտոնի համար դիմորդը պետք է ունենա առնվազն միջին մասնագիտական, իսկ ավելի լավը՝ բարձրագույն կրթություն՝ կապված վարչարարության հետ կամ (որոշ դեպքերում) ձեռնարկության առանձնահատկություններին:

Որպես կանոն, թեկնածուներից պահանջվում է բավարարել հետևյալ մասնագիտական ​​պահանջները.

• անբասիր գրագիտություն;
• հանդես եկած ելույթ;
• ընկերության վարչական և արտադրական գործունեությանը վերաբերող օրենսդրության անհրաժեշտ բաժինների հիմունքների իմացություն.
• բոլոր հիմնական գրասենյակային ծրագրերի իմացություն;
• փաստաթղթերի կառավարման հմտություններ;
• Գործարար նամակագրության և բանակցությունների վարում կարգավորող, կորպորատիվ և մասնագիտական ​​էթիկայի չափանիշներին համապատասխան.
• օտար լեզվի իմացություն խոսակցական (երբեմն տեխնիկական) մակարդակում.
• Եթե ​​խոսքը փոխտնօրենի մակարդակով օգնականի մասին է, ապա կազմակերպության առանձնահատկությունների և հիմնական բիզնես գործընթացների լիարժեք գիտակցումը պարտադիր է։

Անձնական օգնականի պաշտոնի համար դիմողին ներկայացվող պահանջների նվազագույն ցանկը կարող է ընդլայնվել՝ կախված որոշակի ընկերության չափից, գործունեության շրջանակից և այլ բնութագրերից: Շատ կազմակերպություններ մրցակցային առավելություն են անվանում այն, որ դիմորդն ունի լրացուցիչ դասընթացներ կամ կրթություն տարբեր բիզնես ոլորտներում:

Ընկերության ղեկավարի օգնականի համար պահանջվող անձնական որակներ

Գործադիրի անձնական օգնականի նման պատասխանատու և բազմակողմ մասնագիտության առանձնահատկությունները պահանջում են հատուկ բնույթ: Օգնականը պետք է կարողանա հարմարվել առօրյային, հոգեբանական առանձնահատկություններին և ղեկավարի անձնական նախասիրություններին: Օգնականի հիմնական պահանջն այն է, որ նրա խառնվածքն ու վարքի օրինաչափությունները պետք է լրացնեն ղեկավարի անհատականությունը և չմտնեն դիսոնանսի մեջ:

Թոփ մենեջերի օգնականը պետք է ունենա հետևյալ հատկանիշները.

• դիմադրություն սթրեսին, ենթակաների դժգոհությանը և վերադասի գրգռվածությանը հավասար հանգստությամբ հաղթահարելու ունակություն.
• բազմաբնույթ առաջադրանք. մի քանի բաներ միաժամանակ հսկողության տակ պահելու ունակությունը անձնական օգնականի անփոխարինելի հատկանիշն է.
• Մշակույթի բարձր մակարդակ. գլխավոր տնօրենի կամ բիզնեսի սեփականատիրոջ օգնականի համար ներկայացուցչական որակները առաջնային նշանակություն ունեն.
• դրական վերաբերմունք. անձնական օգնականի գործունեությունը հաճախ անհնար է տեղավորվել հստակ սահմանների մեջ, հետևաբար, առանց տարբեր տեսակի անակնկալների նկատմամբ լավատեսական վերաբերմունքի, նույնիսկ խոստումնալից մասնագետը արագ կզգա հուզական այրվածք.
• բարձր ուսուցման կարողություն. ընկերության ղեկավարի հետաքրքրությունների շրջանակը կարող է ներառել ամենաանսպասելի խնդրանքները՝ հավաստի տեղեկատվություն տրամադրելու համար, օգնականը պետք է կարողանա արագ հասկանալ անծանոթ տեղեկատվությունը, ընդգծել դրանից հիմնականը և կառուցվածքի էությունը. հարմար ձև.

Այնուամենայնիվ, անձնական օգնականի ամենակարեւոր առավելությունը անվերապահ հավատարմությունն է և գործատուի շահերը հարգելու ցանկությունը:

Որակավորման գրացուցակը անձնական օգնականի պաշտոնը դասակարգում է որպես ղեկավար պաշտոն: Հետևաբար, օգնականի վարչական և կազմակերպչական պարտականությունները գնահատվում և կարգավորվում են ղեկավարության ֆունկցիոնալության նման (առնվազն գծային մակարդակում):

Գործառնական ռեժիմ

Անձնական օգնականի աշխատանքային ժամերը հաճախ կախված են նրանց ղեկավարի աշխատանքային գրաֆիկից: Կարգավորող փաստաթղթերում սահմանված աշխատանքային օրվա շրջանակի խստորեն պահպանումը հնարավոր է միայն օժանդակ պաշտոնների համար, ինչպիսիք են գրասենյակի մենեջերը, իսկ ավելի բարձր կոչման օգնականը սովորաբար ստիպված է լինում համեմատել իր ժամանակացույցը իր վերադասի ռեժիմի հետ:

Աշխատանքային օրվա մշուշոտությունը, որը զուգորդվում է կապի մեջ մնալու և զգոն լինելու անհրաժեշտության հետ, հաճախ հուսահատեցնում է թեկնածուներին, թեև համակցված ժամերը չեն գերազանցում որևէ այլ լավ վարձատրվող պաշտոնի ժամերը: Այնուամենայնիվ, պետք է հաշվի առնել, որ ինչպես ցանկացած ղեկավար պաշտոնում, աշխատանքային և անձնական ժամանակի սահմանը նկատելիորեն լղոզված է։

Աշխատանքի նկարագրություն

Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրությունը չի կարգավորում աշխատանքի նկարագրության մշակման գործընթացը և դրա բովանդակության համար խիստ պահանջներ չի սահմանում: Հետևաբար, գործատուների մեծամասնությունը ինքնուրույն որոշում է որոշակի թափուր աշխատատեղի համար առաջադրանքների և լիազորությունների շրջանակը:

Աշխատանքի նկարագրությունը որոշակի պաշտոնի նշանակության կառուցվածքային բացատրություն է: Այս կարգավորող փաստաթուղթը պարունակում է ոչ միայն աշխատողի պարտականությունները, այլև իրավունքները.

1. Ընդհանուր դրույթներ - այս բաժինը պարունակում է տեղեկատվություն թեկնածուի պահանջների մասին. նշում է աշխատանքային պայմանագրի կնքման և դադարեցման կարգը. որոշում է ենթակայության հիերարխիան. կարգավորում է աշխատողի բացակայության ընթացքում փոխարինելու կարգը.
2. Աշխատանքային պարտականություններ՝ աշխատանքային օրվա պլանավորում; կառավարչի գործունեության համար տեխնիկական աջակցություն տրամադրելը. ուղեկցել տնօրենին հանդիպումների և ճամփորդությունների ժամանակ. բանակցությունների, հանդիպումների և այլ գործնական հանդիպումների արձանագրությունների վարում. ղեկավարի անունից անհատական ​​հարցերի լուծում և այլ խնդիրներ:
3. Գործադիրի անձնական օգնականի իրավունքները. օգնականն իրավունք ունի ստանալ տեղեկատվություն, ներառյալ գաղտնի տեղեկատվությունը, այն չափով, որը բավարար է իր գործառույթներն իրականացնելու համար. ղեկավարին ներկայացնել առաջարկություններ իրենց գործունեությունը բարելավելու համար. Ձեր անունից կամ տնօրենի անունից պահանջեք փաստաթղթեր ձեռնարկության ստորաբաժանումներից և ստորաբաժանումներից. ղեկավարությունից պահանջել ապահովել աշխատանքային նորմալ պայմաններ. որոշումներ կայացնել իրենց իրավասության և իրավասության սահմաններում.
4. Կառավարչի օգնականը պատասխանատու է՝ իր պարտականությունների կատարման անփութության համար. Տնօրենի կանոնակարգերին, հրահանգներին, կանոնադրությանը, հրամաններին և ցուցումներին չկատարելը. անտեսելով ներքին կանոնակարգերը, անվտանգության նախազգուշական միջոցները և աշխատանքային կարգապահությունը:

Հաշվի առնելով օգնականի գործունեության առանձնահատուկ բնույթը՝ աշխատանքի նկարագրության պատրաստմանը պետք է մոտենալ առավելագույն ուշադրությամբ: Դուք չպետք է բավարարվեք ստանդարտ նմուշով, որը չի կարող հաշվի առնել որոշակի ձեռնարկությունում աշխատանքի բոլոր նրբությունները: Բացի այդ, կարևոր է տարբերակել անձնական օգնականի և ծրագրի ղեկավարի օգնականի պաշտոնները. վերջինիս պարտականությունները սովորաբար ժամանակավոր են:

Որպես կանոն, դիմորդները դիտարկում են թափուր աշխատատեղերի առաջարկները որպես գործադիր տնօրենի կամ բիզնեսի սեփականատիրոջ անձնական օգնական: Եթե ​​չունեք անհրաժեշտ փորձ կամ կասկածում եք ընկերության ղեկավարի օգնականի պարտականությունները և գործառույթները հաղթահարելու ձեր կարողությանը, ապա արժե փորձել սկսել ձեր կարիերան որպես գծային մենեջերի օգնական, օրինակ՝ ղեկավար: վաճառքի բաժնի։ Սա գուցե հեղինակավոր պաշտոն չէ, բայց հիանալի հնարավորություն է տալիս անհրաժեշտ փորձ ձեռք բերելու համար:

Ինչ գրել ռեզյումեում

Առաջին հերթին, դուք չպետք է ռեզյումե կազմեք կաղապարային արտահայտություններից՝ փնտրելով որոշակի հմտության իմաստը ինտերնետի որոնման համակարգում: Փորձառու հավաքագրողը ձեզ կպարզի հեռախոսային էքսպրես հարցազրույցի փուլում: Փորձի պակասը կարելի է փոխհատուցել՝ խոսելով ձեր անձնական ձեռքբերումների, բնավորության օգտակար գծերի, մասնագիտական ​​գիտելիքների մասին։

Պետք է հիշել, որ լուսանկարով ռեզյումեները սկզբում մշակվում են, սակայն կարիք չկա փաստաթղթին կցել առաջին ինքնանկարը, որին հանդիպում եք. լուսանկար խնջույքից, մուգ ակնոցներով, չափազանց մեծ ռետուշով և այլ տարօրինակություններով։ ավելի հավանական է նախազգուշացնել ձեզ, քան ուշադրություն գրավել ձեր թեկնածության վրա:

Ռեզյումեի կետերի նմուշ.

1. աշխատանքի դիմում՝ օգնական; անձնական օգնական; քարտուղարի օգնական;
2. անձնական տվյալներ. մուտքագրեք ձեր անունը, հայրանունը, ազգանունը, ծննդյան ամսաթիվը.
3. կրթություն. մենք թվարկում ենք ուսումնական հաստատությունները հակառակ ժամանակագրական հաջորդականությամբ.
4. աշխատանքային փորձը. լրացրեք նույն կերպ, ինչպես նախորդ պարբերությունը, ցանկալի է նշել աշխատանքից ազատվելու պատճառը. եթե մասնագիտության մեջ փորձ չկա, կարող եք նշել մասնակցությունը սոցիալական նախագծերին, կամավորական ծրագրերին, կրթական պրակտիկային և այլն;
5. ամուսնական կարգավիճակ. գործատուի համար շատ կարևոր կետ՝ հաշվի առնելով անկանոն աշխատանքային գրաֆիկը.
6. լրացուցիչ հմտություններ. նշեք օտար լեզուների իմացության մակարդակը, նշեք վարորդական իրավունքի առկայությունը, նշեք ավարտված լրացուցիչ կրթության դասընթացները.
7. անձնական որակներ. փորձեք ինքներդ ձեզ օբյեկտիվ գնահատական ​​տալ, անհատական ​​հատկանիշներ ավելացնել «հաղորդակցական-սթրեսային-դիմացկուն-սովորողի» հոգնած հատկանիշներին:

«Կոնտակտներ» սյունակը լրացնելիս նշեք ձեզ հետ կապվելու բոլոր հնարավոր ուղիները՝ հեռախոս, էլ. հասցե, սոցիալական ինտերնետ պորտալների էջերի հղումներ: Եվ, ի դեպ, կարգի բերեք էջը, քանի որ լուրջ գործատուները մեծ ուշադրություն են դարձնում դիմորդների անձնական էջերին։ Մաքրել ցնցող բովանդակությունը, հեռացնել կասկածելի լուսանկարները, ազատվել ոչ միանշանակ հայտարարություններից:

Անձնական օգնականի կարիերայի զարգացում

Գործադիրի անձնական օգնականի պաշտոնին բնորոշ պարադոքսն այն է, որ որքան լավ աշխատողն իրեն դրսևորի, այնքան քիչ հնարավորություն կունենա կարիերա անելու: Լավ օգնականը սովորաբար բարձրանում է իր մենեջերի հետ: Քանի որ այս պաշտոնի աշխատողն առաջին հերթին արժեքավոր է իր անձնական հատկանիշներով, որոնք, ի տարբերություն մասնագիտական ​​հմտությունների, չեն կարող սովորեցնել, տնօրեններն ու թոփ-մենեջերները շատ դժկամությամբ են թույլ տալիս իրենց օգնականներին կարիերա կառուցել:

Այնուամենայնիվ, եթե ձեր մենեջերը գնահատում է ձեզ, նա կփորձի, հնարավորության դեպքում, փոխհատուցել ձեր անհարմարությունները՝ բարձրացնելով ձեր աշխատավարձը, տրամադրելով լրացուցիչ արտոնություններ, բարելավելով աշխատանքային պայմանները, ընդգծելով ձեր կարգավիճակը թիմի առջև: Սա կոչվում է «հորիզոնական կարիերա». ձեր կարևորությունը մեծանում է, մինչդեռ ձեր դիրքը մնում է անփոփոխ:

Եզրակացություն

Ինչպես ցանկացած մասնագիտություն, այնպես էլ անձնական օգնական լինելն ունի իր դրական և բացասական կողմերը: Մենք արդեն նշել ենք երկար աշխատանքային ժամերը; Թերությունները ներառում են նաև տարիքային սահմանափակումներ. շատ գործատուներ նախընտրում են աշխատանքի ընդունել քսանհինգ տարեկանից ոչ փոքր աշխատողների:

Այնուամենայնիվ, ավագ գործադիրի հետ սերտ համագործակցելու հնարավորությունը անգնահատելի հնարավորություն է ձեռք բերելու առաջնորդական փորձ, որը օգտակար կլինի գործունեության ցանկացած ոլորտում, և գուցե նույնիսկ սեփական բիզնեսը սկսելու համար: