ما هي الكفاءات ولماذا هي مطلوبة؟ "لا نريد تقييمك. نحن...
العودة إلى الأمام الاهتمام! يتم استخدام معاينة الشريحة...
يعد نهج العملية أهم سمة للإدارة المثالية.
العملية هي مجموعة من الأنشطة المترابطة والمتفاعلة التي تحول المدخلات إلى مخرجات (ISO 9000 2000). إن مخرجات العملية (المنتج) لها قيمة بالنسبة للمستهلك. عندما يتحدثون عن منهج العملية، فإنهم يقصدون، أولاً وقبل كل شيء، أن إدارة العملية وكل عمل من الأعمال المتضمنة فيها (النشاط، العملية الفرعية، عملية المستوى الثاني أو التالي أو الوظيفة) تتم باستخدام تقنيات منهجية خاصة تم تطويرها بشكل جيد وتسمح بإزالة العديد من الأخطاء.
يتضمن إنشاء نظام إدارة العمليات إنشاء نظام لتخطيط مؤشرات العملية من الأعلى إلى الأسفل ونظام إعداد التقارير الإدارية من الأسفل إلى الأعلى. ولا يمكن بناء هذه الأنظمة إلا من الأعلى إلى الأسفل، بدءاً بخطط الإدارة العليا للمؤسسة.
تعد مشكلة إعلام مديري المستوى المتوسط والأدنى بخطط الإدارة العليا وأصحاب الأعمال من أولى الأماكن ذات الأهمية. سيحاول صاحب العملية، الذي يفتقر إلى المعلومات حول خطط الإدارة العليا، وضع مثل هذه الخطط التي يعرف أنه قادر على تنفيذها.
يعتمد مفهوم نهج العملية في الإدارة على:
مبادئ بناء أنظمة إدارة الجودة المقترحة في معايير سلسلة MS ISO 9000، الإصدار 2000؛
دورة P-D-C-A (التخطيط والتنفيذ والتحقق والإجراء)، والتي تسمى غالبًا بدورة ديمنج؛
مبادئ تصميم BSC (Balance ScoreCard) التي طورتها Norton وKaplan؛
مبادئ إدارة المشاريع، حيث أن أي تغييرات في المنظمات، بما في ذلك إدخال نهج العملية، يتم تنفيذها كمشروع؛
أفضل التجارب العالمية في مجال بناء النظم الإدارية وتحسين أداء المنظمات.
يعتمد نهج العملية لإدارة المنظمة على تحديد العمليات التجارية في المنظمة وإدارة هذه العمليات التجارية.
ولتبسيط العرض، سنستبدل مصطلح "عملية الأعمال" بمصطلح "العملية". بالإضافة إلى ذلك، لا تعتمد المبادئ الأساسية للإدارة على نوع الشركة وملفها الشخصي ومجال نشاطها، لذلك سيتم استخدام مصطلح "المنظمة" في المستقبل لتعيين شركة تقوم ببناء نظام إدارة العمليات. ينطبق هذا المصطلح أيضًا على مؤسسة صناعية أو شركة إدارة أو مكتب استشاري أو قانوني أو كيان تجاري أو حكومي.
بالنسبة لجميع أنواع المنظمات، فإن المهمة الأكثر إلحاحا هي بناء نظام إداري فعال يضمن تحقيق أهداف المنظمة وتحقيق النجاح في البيئة الخارجية.
من الممكن بناء أي نظام تحكم فقط على أساس الكائنات المحددة بشكل فريد التي سيتكون منها. أهم الأشياء في أي نظام إدارة هي "كائن التحكم" - ما يتم التحكم فيه، و"موضوع التحكم" - الشخص الذي يتحكم. وفقًا لذلك، بالنسبة لنظام إدارة العمليات، يتم تعريف هذه الكائنات من خلال المصطلحين "العملية" و"مالك العملية".
العملية عبارة عن مجموعة مستقرة وهادفة من الأنشطة المترابطة التي، باستخدام تقنية معينة، تحول المدخلات إلى مخرجات ذات قيمة للمستهلك.
يعتمد هذا التعريف على تعريف معيار MS ISO 9000:2000 وهو عام تمامًا.
هناك ثلاث مجموعات رئيسية من العمليات:
عمليات شاملة (متعددة الوظائف) تمر عبر عدة أقسام في المنظمة أو عبر المنظمة بأكملها، وتعبر حدود الوحدات الوظيفية؛
العمليات (داخل الوظيفة) والعمليات الفرعية للإدارات التي تقتصر أنشطتها على وحدة وظيفية واحدة في المنظمة؛
يتم تنفيذ العمليات (الوظائف) ذات المستوى الأدنى من تحليل أنشطة المنظمة، كقاعدة عامة، من قبل شخص واحد.
يُستخدم مصطلح "العملية الفرعية" في الحالات التي يكون فيها من الضروري النظر في العملية بمزيد من التفصيل كمجموعة من العمليات الفرعية المكونة لها.
نظرًا لأن العمليات أو العمليات الفرعية هي إجراءات بطبيعتها، فمن الضروري لتعيين هذه الإجراءات أن يتم التعبير عن أسماء العمليات أو العمليات الفرعية (أو الوظائف) بفعل أو اسم لفظي، على سبيل المثال، "عملية الإنتاج"، "عملية المبيعات".
ولإدارة العملية لا بد من تعيين مسؤول مسؤول عن تنفيذ العملية ونتيجتها. لكي يتمكن المسؤول من إدارة العملية، يجب تخصيص الموارد اللازمة لتنفيذ العملية له، ويجب تفويض الحقوق والصلاحيات. ولا توجد كل عملية بمفردها، بل تؤدي بعض الوظائف في المنظمة ويتم التحكم فيها من قبل الإدارة العليا للمنظمة. نظرًا لأنه في بعض الحالات لا يمكن إدارة العملية بواسطة موظف واحد، ولكن بواسطة هيئة إدارة جماعية، فإن تعريف مالك العملية سيكون على النحو التالي.
مالك العملية هو هيئة إدارية رسمية أو جماعية تتوفر تحت تصرفها الموارد اللازمة لتنفيذ العملية ويكون مسؤولاً عن نتيجة العملية.
يدير مالك العملية العملية وهو جزء لا يتجزأ من العملية.
مدخلات عملية الأعمال هي منتج يتم تحويله إلى مخرجات أثناء تنفيذ العملية.
يجب أن يكون للمدخل دائمًا مزود خاص به. قد تشمل مدخلات العملية: المواد الخام، والمواد، والمنتجات شبه المصنعة، والوثائق، والمعلومات، والموظفين (لعملية "التوظيف")، والخدمات، وما إلى ذلك.
مدخلات العملية:
أدخل العملية من الخارج؛
يتم التخطيط لحجمها لدورة معالجة واحدة أو عدة دورات، أو لإصدار حجم معين من المنتج.
المخرجات (المنتج) هي مادة أو كائن معلوماتي أو خدمة تكون نتيجة لعملية ما ويتم استهلاكها من قبل عملاء خارج العملية.
دائمًا ما يكون لمخرج (منتج) العملية مستهلك. إذا كان المستهلك عملية أخرى، فإن هذا الإخراج بالنسبة له هو مدخل. يمكن أيضًا استخدام مخرجات (منتج) العملية كمورد عند تنفيذ عملية أخرى. قد تشمل مخرجات العملية: المنتجات النهائية، والوثائق، والمعلومات، بما في ذلك التقارير، والموظفين، والخدمات، وما إلى ذلك.
مورد عملية الأعمال عبارة عن كائن مادي أو معلومات يتم استخدامه باستمرار لتنفيذ عملية ما، ولكنه ليس مدخلاً للعملية.
قد تشمل موارد العملية: المعلومات، والموظفين، والمعدات، والبرمجيات، والبنية التحتية، والبيئة، والنقل، والاتصالات، وما إلى ذلك.
موارد العملية:
تحت سيطرة مالك العملية؛
تم التخطيط لحجمها لعدد كبير من الدورات أو لفترة طويلة من تشغيل العملية.
إن تقسيم الأشياء الضرورية لإكمال العملية إلى "مدخلات" و"موارد" هو أمر تعسفي تمامًا. والأهم من ذلك بالنسبة لتنفيذ العملية هو التحديد الدقيق لما يجب أن يكون متاحًا لمالك العملية حتى تتم العملية وتكتمل بنجاح.
يجب الإشارة إلى المخرجات والمدخلات والموارد بالأسماء لأنها أشياء مادية.
العملية الموضحة في الشكل 2 لها مدخلات ومخرجات. لتنفيذ العملية، يتم استخدام الموارد (الموظفين، المعدات، البنية التحتية، البيئة، وما إلى ذلك). يتحكم مالك العملية في العملية. جميع الموارد اللازمة لتنفيذ العملية تحت تصرفه.
أرز. 2. رسم تخطيطي مبسط للعملية
من أجل إدارة العملية، يجب أن يتلقى صاحب العملية معلومات حول تقدم العملية ومعلومات من المستهلك (العميل) للعملية. ولذلك فإن أحد مكونات إدارة العملية هو نظام توفير المعلومات لصاحب العملية. وبناء على ذلك، ينبغي أن تتلقى الإدارة العليا تقارير منتظمة عن التقدم المحرز في العملية.
لكي تنجح العمليات يجب على الإدارة العليا تحديد الغرض من العملية وتحديد الأهداف لصاحب العملية واعتماد القيم المخططة لمؤشرات الأداء والكفاءة للعملية. ويقوم مالك العملية بدوره باتخاذ قرارات الإدارة بناءً على المعلومات الواردة والخطط الموضوعة.
حاشية. ملاحظة: الغرض من المحاضرة: عرض النهج العملي لتنظيم إدارة المؤسسات
مقدمة
نهج العمليةيفترض أن أنشطة المؤسسة يمكن تمثيلها كمجموعة من العمليات التجارية المستمرة. وهو فعال بالنسبة للمؤسسات التي تنطوي أنشطتها الإنتاجية على التكرار المتكرر لنفس سلاسل الإجراءات التي يؤديها فنانون مختلفون. مثل هذه المؤسسات هي غالبية شركات المكاتب التي تعمل في أنواع مختلفة من العمل مع المستندات، على سبيل المثال، البنوك والتأمين وشركات الاستثمار والشركات الاستشارية ودور النشر. كما أن استخدام نهج العملية فعال في المؤسسات التي يتم وصف أنشطتها من خلال لوائح مفصلة، على سبيل المثال، في الهيئات الحكومية.
يتم استخدام حوالي مائة تعريف مختلف لمفهوم عملية الأعمال في الأدبيات. لذلك، في هذه الدورة لن نقدم تعريفًا عامًا لعملية الأعمال؛ سنلاحظ فقط أنه، كقاعدة عامة، يفترض التعريف أن عملية الأعمال تحتوي على مخطط رسومي توجد عليه العقد والانتقالات (الأسهم). تتحرك نقاط التحكم على طول التحولات.
يتوافق ظهور نقطة التحكم في عقدة من نوع معين مع تنفيذ بعض الإجراءات في النشاط الإنتاجي للمؤسسة. يتم وضع التحولات في مخطط عملية الأعمال، وكذلك العقد المخصصة للتفرع ودمج نقاط التحكم، بطريقة يتم من خلالها تنفيذ الإجراءات التي يتم أخذها في الاعتبار في عملية الأعمال بطريقة منسقة وبالترتيب الصحيح. نهج العمليةلا يعني الأتمتة الإلزامية للمؤسسة. يمكن أن تكون العمليات التجارية من نوعين: العمليات التجارية للنمذجة التحليلية لأنشطة المؤسسة والعمليات التجارية القابلة للتنفيذ.
تمثل العمليات التجارية للنمذجة التحليلية في الواقع لغة خاصة للتواصل بين المديرين ومحللي الأعمال والمديرين التنفيذيين للمؤسسات وتستخدم لتطوير وشرح القرارات الأساسية بشأن تنظيم أعمال المؤسسة. وتتمثل مهمتهم في ضمان إدراك الأشخاص لهذه القرارات وفهمهم لها، بحيث لا تحتوي على تفاصيل، وكقاعدة عامة، يقتصرون على وصف تسلسلات الإجراءات المستخدمة بشكل متكرر فقط والتي لا تحتوي على أي انحرافات في تسلسلات الإجراءات الموضحة في ليس المقصود منها التنفيذ الحقيقي.
على العكس من ذلك، تتضمن العمليات التجارية القابلة للتنفيذ تحريك نقاط التحكم على طول مخطط العمليات التجارية في بيئة الكمبيوتر بما يتوافق بدقة مع الإجراءات التي يتم تنفيذها في المؤسسة. يتم تنفيذ بيئات الكمبيوتر هذه - أنظمة إدارة العمليات التجارية و. من الآن فصاعدا سوف نسميهم SUBPiAR. في الواقع، تقوم خدمة SMS&AR بتوزيع المهام على المنفذ وفقًا لحركة نقاط التحكم على طول مخطط عملية الأعمال والتحكم في تنفيذ هذه المهام.
تاريخيا نهج العمليةفي البداية كان يشمل فقط العمليات التجارية للنمذجة التحليلية. وكجزء من هذا النهج، تم تحديد العمليات التجارية للمؤسسة، وتم تحليل العمليات التجارية المحددة، وتم إنشاء مقترحات لتحسين كفاءة الأعمال من خلال تغيير العمليات التجارية. بعد ذلك، تم تنفيذ العمليات التجارية المعدلة في المؤسسة. كقاعدة عامة، حدث ذلك لفترة طويلة ومعقدة - من خلال التغييرات في الأوصاف الوظيفية، والهيكل التنظيمي، والتعليمات المباشرة من المديرين.
لقد جلب ظهور العمليات التجارية القابلة للتنفيذ العديد من الفوائد الجديدة لنهج العملية. أهمها هي:
- استخدام الرسائل النصية القصيرة والواقع المعزز كنظير لناقل الإنتاج، ونتيجة لذلك، زيادة كبيرة في إنتاجية العاملين في المكاتب
- القدرة على تغيير العمليات التجارية للمؤسسة بسرعة استجابة لظروف العمل المتغيرة
في السنوات الأخيرة، كان هناك تطبيق نشط للرسائل النصية القصيرة والواقع المعزز في كل من الأعمال التجارية والمؤسسات الحكومية. ولذلك، كانت هناك حاجة لتدريب الطلاب من التخصصات الاقتصادية والتخصصات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات في نهج العملية والعمل مع SMS&AR.
تركز هذه الدورة في المقام الأول على العمليات التجارية القابلة للتنفيذ. يقدم المقرر التعريف والخصائص الرئيسية للعمليات التجارية القابلة للتنفيذ، ويصف أنظمة إدارة العمليات التجارية اللوائح الإداريةومكوناتها الرئيسية. تم توضيح أساسيات تطوير العمليات التجارية للمؤسسة. من المتوقع أنه في إطار هذه الدورة، سوف يدرس الطلاب نظرية العمليات التجارية القابلة للتنفيذ، والمكونات الرئيسية للرسائل القصيرة وAP النموذجية، والتعرف على الرموز الرسومية لوصف العمليات التجارية، واكتساب الخبرة العملية في تطوير وتنفيذ الأعمال العمليات.
يتم تقديم وصف للعناصر الرئيسية لأنظمة إدارة عمليات الأعمال باستخدام مثال نظام مجاني مفتوح المصدر – RunaWFE. يتم توزيع RunaWFE مجانًا مع كود المصدر الخاص به بموجب ترخيص LGPL المفتوح. النظام مجاني، ويمكن تثبيته بحرية على أي عدد من أجهزة الكمبيوتر واستخدامه دون أي قيود. يمكنك تنزيل التوزيعات والكود المصدري عبر الإنترنت من بوابة مطوري البرامج المجانية sourceforge. صافي على : .
عنوان موقع مشروع RunaWFE هو http://www.runawfe.org/rus.
نهج العملية لتنظيم إدارة المؤسسة
مستويات إدارة العمليات
تتضمن النظرة الحديثة لإدارة العمليات تقسيم الإدارة عبر عدة مستويات.
في المستوى الأول، يتم النظر في الإدارة الإستراتيجية الشاملة للمؤسسة. يستخدم هذا المستوى العمليات التجارية للنمذجة التحليلية. تتمثل مهمة العمليات التجارية في هذا المستوى في تكوين أفكار عامة حول العمليات التجارية الرئيسية للمؤسسة وتبادل هذه الأفكار بين المديرين. لا يعني هذا المستوى التنفيذ الفعلي للعمليات التجارية المطورة. في المستوى الأول، من الملائم تصوير العمليات التجارية بالرموز الرسومية IDEF0 وIDEF3 وDFD وEPC وما يتصل بها. يمكنك أيضًا استخدام بعض بنيات تدوين BPMN 2.0 على هذا المستوى. كأدوات برمجية للعمل مع العمليات التجارية على المستوى الأول، يمكنك استخدام، على سبيل المثال، برامج مثل Business Studio أو Microsoft Visio أو ARIS.
يمكن وصف تسلسل الإجراءات في عمليات الأعمال على المستوى الأول ببساطة في شكل نص؛ وتسمى هذه الأوصاف باللوائح النصية. ومع ذلك، فإن الناس يدركون المعلومات المرئية بشكل أسرع وأسهل بكثير من الأوصاف النصية. ولذلك، فإن التمثيلات الرسومية لعمليات الأعمال المحاكاة هي الأكثر استخدامًا على نطاق واسع.
تُستخدم أدوات نمذجة المحاكاة أيضًا في المستوى الأول لإدارة العمليات. لا توفر هذه الفئة من البرامج التنفيذ الفعلي للعمليات التجارية للمؤسسة في بيئة الكمبيوتر. تحتوي أنظمة نمذجة المحاكاة على نموذج إحصائي قابل للتخصيص للعمليات التجارية للمؤسسة. من خلال تحديد معايير مختلفة لهذا النموذج و"تنفيذ" العمليات التجارية بشكل متكرر على المستخدمين التلقائيين المشروطين، من الممكن الحصول على قيم مؤشرات الأداء المختلفة وبالتالي التنبؤ بالتغيرات في المؤشرات الحقيقية للمؤسسة في المستقبل اعتمادًا على بعض التغييرات في العمليات التجارية. إذا تم بناء النموذج الإحصائي بشكل صحيح، فيمكن أن تكون نمذجة المحاكاة وسيلة لتحديد المعلمات المثلى للعمليات التجارية.
وفي المستوى التالي، تتم ترجمة العمليات التجارية الإستراتيجية للمؤسسة إلى عمليات تجارية قابلة للتنفيذ. في هذا المستوى، عادةً ما يتم عرض مخططات العمليات التجارية في BPMN وUML (مخطط النشاط) والرموز ذات الصلة. في المستوى الثاني، يتم تمثيل النشاط الحالي للمؤسسة كمجموعة من مثيلات العمليات التجارية الجارية. في هذا المستوى، يتم استخدام SUMS&AR. وتتمثل المهمة الرئيسية لهذه الأنظمة في توزيع المهام على فناني الأداء ومراقبة تنفيذها. جنبا إلى جنب مع المهمة، يتم إعطاء المؤدي المعلومات المطلوبة لإكمالها. يتم تحديد تسلسل المهام من خلال مخطط عمليات الأعمال، والذي يمكن تطويره وتعديله بسرعة بمساعدة مصمم الجرافيك. يشبه هذا المخطط مخططًا انسيابيًا للخوارزمية. تتحرك نقاط التحكم حسب الرسم التخطيطي. في عقد معينة من الدائرة، يتم إنشاء المهام للمنفذين.
هناك بعض أوجه التشابه بين عملية الأعمال القابلة للتنفيذ وبرنامج الكمبيوتر. تشكل الخوارزميات أساس كل من عملية الأعمال القابلة للتنفيذ وبرنامج الكمبيوتر. بالنسبة لبرامج الكمبيوتر، وكذلك العمليات التجارية للنمذجة التحليلية، هناك تدوينات رسومية (على سبيل المثال، مخطط فئة UML) يستخدمها المبرمجون ومهندسو البرمجيات لشرح مختلف القرارات البرمجية والمعمارية. ومع ذلك، فإن برامج الكمبيوتر نفسها لم يتم تطويرها على نطاق واسع بعد في شكل كائنات رسومية؛ فهي مكتوبة بشكل أساسي في شكل نصوص بلغات البرمجة. كيف يختلف الوضع بالنسبة للعمليات التجارية القابلة للتنفيذ عن برامج الكمبيوتر؟ على عكس برنامج الكمبيوتر، الذي يتم تنفيذ أوامره بواسطة جهاز كمبيوتر، يتم تنفيذ بعض إجراءات عملية الأعمال بواسطة الأشخاص. وهي تفعل ذلك لفترة أطول بكثير من الكمبيوتر، لذلك تعمل مثيلات العمليات التجارية لفترة طويلة نسبيًا وتتغير حالتها ببطء. علاوة على ذلك، على عكس برنامج الكمبيوتر، أثناء تنفيذ العمليات التجارية، يمكن لإدارة المؤسسة التأثير بشكل كبير على تنفيذها، على سبيل المثال، زيادة أو تقليل عدد الموظفين الذين يقومون بإجراءات معينة.
لذلك، من المهم للمديرين التنفيذيين ومديري المؤسسة أن يفهموا بسرعة حالة تشغيل العمليات التجارية للمؤسسة. يتم توفير هذا الفهم من خلال رسم تخطيطي لعملية الأعمال مع المواضع الحالية لنقاط التحكم المرسومة عليها، بالإضافة إلى المسارات التي تجتازها هذه النقاط منذ إطلاق مثيل عملية الأعمال. بالنسبة لبرامج الكمبيوتر، فإن مثل هذه المخططات في معظم الحالات لا معنى لها، لأن سرعة تحرك نقاط المراقبة ستتجاوز بشكل كبير حدود القدرات البشرية لتعقبها.
المستوى الثالث يتوافق مع الكائنات التجارية للمؤسسة. يتم تحديد حالة المؤسسة بأكملها في الوقت الحالي من خلال حالة جميع كائنات الأعمال الخاصة بالمؤسسة في هذا الوقت. يفترض نهج العملية أن حالات كائنات الأعمال تتغير من خلال مثيلات عمليات الأعمال من المستوى الثاني عند تنفيذ المهام المقابلة. بالنسبة لهذه الطبقة، تُستخدم أنظمة إدارة المحتوى (أنظمة ECM) أو أنظمة إدارة قواعد البيانات بشكل تقليدي كتخزين. من الممكن أيضًا استخدام أنظمة ERP على هذا المستوى (على سبيل المثال، يمكنك استخدام نظام 1C أو Galaktika).
في أمثلة تطوير عمليات الأعمال، نستخدم أحيانًا أوراق مستندات Microsoft Excel كمخزن لكائنات الأعمال. تم إجراء ذلك للأغراض التعليمية لتوضيح مفهوم الطبقة الثالثة بسرعة وسهولة.
مزايا نهج العملية
يؤدي استخدام نهج العملية في المستوى الأول إلى ظهور لغة مشتركة لوصف العمليات التجارية لجميع مديري المؤسسة، بناءً على الرسوم البيانية. بعد أن يتقن موظفو المؤسسة هذه اللغة، سيكونون قادرين على قراءة العمليات التجارية الحالية بسرعة ومناقشة ميزاتها واقتراح تغييرات متنوعة. بعد إجراء مسح للمؤسسة، وتحديد تسلسل الإجراءات المتكررة وتجميعها في عمليات تجارية من المستوى الأول، يصبح من الممكن تحليل عمليات تجارية مختارة، وتحديد وتصحيح القرارات غير الناجحة، وتحسين الاختناقات والمجالات الحاسمة للعمليات التجارية. إذا لم يتم إضفاء الطابع الرسمي على أنشطة المؤسسة ولم يتم وصف العمليات التجارية، فمن الصعب تحسين الإدارة وتحسينها.
يوفر استخدام العمليات التجارية القابلة للتنفيذ الفوائد التالية:
- يزيد بشكل كبير من إنتاجية العمل
- يبسط إلى حد كبير نشاط مراقبة العمل المنجز. يزيد من شفافية المؤسسة.
- يحسن جودة منتجات المؤسسة، لأن - بفضل أدوات التنظيم والمراقبة التلقائية، يتم ضمان الامتثال لجميع القواعد المنصوص عليها
- يسمح لك بتغيير العمليات التجارية بسرعة استجابة لظروف التشغيل المتغيرة للمؤسسة
- يسمح لك بحل مشكلة التكامل على مستوى المؤسسة
- يقلل من تكلفة أعمال أتمتة المؤسسة، ويزيد من سرعة تطوير وموثوقية البرامج.
دعونا ننظر إلى هذه الفوائد بمزيد من التفصيل.
في السابق (قبل ظهور العمليات التجارية القابلة للتنفيذ)، كان تنفيذ العمليات التجارية في المؤسسات يتم بشكل غير مباشر بشكل أساسي - من خلال التغييرات في الأوصاف الوظيفية، والهيكل التنظيمي للمؤسسة، والتعليمات المباشرة من المديرين. ومع ذلك، فإن درجة أتمتة المؤسسات الحديثة تسمح بالتنفيذ المباشر للعمليات التجارية في بيئة الكمبيوتر. في هذه الحالة، يظهر نظير ناقل الإنتاج في المؤسسة، حيث يمكن الحصول على زيادة في إنتاجية العمل مماثلة لتلك التي تم الحصول عليها من إدخال الناقل في الإنتاج. يتم تحقيق زيادة إنتاجية العمل بسبب حقيقة أن هذه الآلية تجعل من الممكن القضاء على العمليات الروتينية والإجراءات غير الفعالة المرتبطة بالبحث عن المعلومات ونقلها من تصرفات الموظف، وزيادة سرعة تفاعل الموظف بشكل كبير. يكمل العمال المهام المعينة دون تشتيت انتباههم عن طريق:
- الحصول من العمال الآخرين على البيانات اللازمة لإنجاز المهمة
- نقل نتائج عملك إلى موظفين آخرين
- دراسة الأوصاف الوظيفية
يظهر كل ما هو ضروري أمام الموظف على شاشة الكمبيوتر. يتم تحديد تسلسل تنفيذ عناصر العمل من خلال مخطط عملية الأعمال. في عقد الدائرة، يقوم SUP&AR بتوزيع المهام على فناني الأداء ويتحكم في تنفيذها.
يتيح لك استخدام العمليات التجارية القابلة للتنفيذ أيضًا إعادة بناء العمليات التجارية الخاصة بالمؤسسة بسرعة. في كثير من الحالات، قد لا يتم إبلاغ القائمين على المهام بالتغيير في عملية الأعمال، لأن ذلك لن يؤثر على طبيعة عملهم. أي أنه يصبح من الأسهل والأسرع تغيير تنفيذ العمليات. وبهذه الطريقة، يمكن للمؤسسة الاستجابة بشكل أكثر فعالية للتغيرات في الظروف الداخلية أو الخارجية.
تقوم مؤسسة روسية حديثة، كقاعدة عامة، بتشغيل العديد من الأنظمة الآلية غير المتجانسة التي تشارك في بعض العمليات التجارية للمؤسسة. وبما أن العمليات التجارية تتخلل المؤسسة بأكملها، فسيتعين عليها التفاعل مع جميع الأنظمة الآلية أثناء التنفيذ. وبالتالي، فإن مهمة تنفيذ الرسائل القصيرة وAP هي حالة خاصة لمهمة دمج تطبيقات الكمبيوتر على مستوى المؤسسة. بمعنى آخر، عند تنفيذ خدمة الرسائل القصيرة ونقطة الوصول في مؤسسة ما، يجب أن تظهر تطبيقات تضمن تكاملها مع الأنظمة الحالية.
يعد SUMS جزءًا أساسيًا من الأنظمة الحديثة على مستوى المؤسسة. إذا لم يكن لدى نظام معلومات الشركة (CIS) SUMS، فإن منطق العمليات التجارية يتبين أنه منتشر عبر عناصر مختلفة من النظام - قواعد البيانات والتطبيقات الفردية وما إلى ذلك، ومن الصعب الحفاظ على هذه الأنظمة وتطويرها بشكل أكبر.
في المؤسسات ذات سلاسل العمليات المستقرة والمتكررة، تبين أن تنفيذ وتكوين وصيانة الأنظمة القائمة على الرسائل النصية القصيرة والواقع المعزز أسرع وأرخص من الأتمتة التقليدية، حيث يتم تطوير مكونات التطبيق الفردية لمختلف المهام والأقسام. SUBPiAR يسمح بما يلي:
- سرعة التكيف مع التطوير مع المهام المتغيرة وظهور أفكار جديدة أثناء التطوير
- تقليل تكاليف التطوير من خلال:
- تطوير العمليات التجارية باستخدام SUMS بدلاً من كتابة التعليمات البرمجية
- القضاء على التفاعل بين المبرمجين والعميل. يشعر محلل الأعمال والعميل براحة أكبر في التفاعل مع بعضهما البعض عند التطوير المشترك للعناصر الرئيسية لمخطط عمليات الأعمال القابل للتنفيذ مقارنة بالعميل والمبرمج عند مناقشة نص المواصفات الفنية
- وفي هذه الحالة يتحرر المبرمج من المهام الروتينية ويستطيع التركيز على تطوير العناصر الرسومية والموصلات المعقدة مما يزيد من كفاءة عمله.
- تقليل تكاليف الدعم الفني
- تقليل تكلفة التعديلات والصيانة بشكل كبير
في التطوير التقليدي، يتم وصف الحل مرتين: مرة باستخدام نص مدرج في المواصفات الفنية أو التصميم الفني، ومرة أخرى في شكل رمز برنامج. يتيح لك نهج العملية وصف الحل مرة واحدة فقط، في شكل عملية تجارية قابلة للتنفيذ، وبالتالي تقليل تكاليف التشغيل الآلي.
تتوافق هذه المزايا (أسرع وأرخص وأسهل في الدعم والصيانة) مع مزايا نموذج البرمجة الشيئية مقارنة بنموذج البرمجة الإجرائية، والذي تم إجباره تقريبًا على الخروج من الممارسة. على سبيل القياس، يمكن تفسير الأتمتة المستندة إلى العمليات التجارية القابلة للتنفيذ على أنها نموذج برمجة جديد عالي المستوى ويمكن للمرء أن يتوقع زيادة كبيرة في حجم استخدامه مقارنة بالأتمتة التقليدية.
العمليات التجارية القابلة للتنفيذ ونظام الإدارة
تعد إدارة العمليات التجارية مجالًا يتطور بشكل نشط ولم يتم بعد تحديد العديد من المصطلحات فيه بشكل كامل. يلجأ العديد من المؤلفين إلى مفاهيم مثل SUMS، وأنظمة إدارة تدفق العمل (Workflow)، وأنظمة إدارة المستندات (Docflow)، وأنظمة التكامل على مستوى المؤسسة (EAI - تكامل تطبيقات المؤسسات)، وما إلى ذلك.
سوف نستخدم مصطلح إدارة سير العمل للإشارة إلى الحالات التي يقوم فيها الأشخاص فقط بتنفيذ المهام في عملية الأعمال. سنعتبر مصطلح SUBPiAR أكثر عمومية فيما يتعلق بإدارة تدفق العمل: منفذو مهام العمليات التجارية أو التنظيم في SUBPiAR هم الأشخاص وتطبيقات الكمبيوتر. كقاعدة عامة، يقوم نظام الإدارة بتنسيق عمل جميع فناني الأداء بشكل موحد، دون تسليط الضوء بشكل خاص على العمل الذي يؤديه البشر أو أنظمة الكمبيوتر.
بالإضافة إلى نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS)، أصبحت أنظمة إدارة المستندات، أو أنظمة DocFlow، منتشرة على نطاق واسع. بدلاً من نقاط التحكم، تستخدم أنظمة إدارة المستندات "تدفق المستندات". تصف أنظمة DocFlow أنشطة المؤسسة في شكل مستندات تنتقل بين محرريها عبر مسارات معينة وفقًا لقواعد معينة.
أنظمة DocFlow هي خلفاء تدفق المستندات الورقية. ومن ثم، تتبع القيود الطبيعية ما يلي: يمكن تنفيذ مجموعة محدودة من الإجراءات باستخدام المستند: الموافقة/الرفض، والمصادقة، والحذف، وإجراء التعديلات، وما إلى ذلك. عادةً ما يتم استكمال أنظمة إدارة المستندات بأنظمة تخزين صور المستندات الورقية وأنظمة التحكم في الإصدار . الميزة الرئيسية لأنظمة تدفق المستندات هي القدرة على تنفيذها بسرعة في المؤسسة إذا كان تدفق المستندات راسخًا بالفعل هناك.
في أنظمة إدارة المستندات، وكذلك في نظم إدارة قواعد البيانات، توجد مخططات قائمة على الرسم البياني تتكون من عقد متصلة عن طريق التحولات المحتملة. ومع ذلك، ليست نقاط التحكم هي التي تتحرك على طول هذه الرسوم البيانية، بل "سلال" المستندات. في أنظمة DocFlow، كقاعدة عامة، يتم تضمين البيانات داخل المستندات التي تتحرك مباشرة عبر مخطط تدفق المستندات.
في SUMS، لا تنتقل البيانات مع نقطة التحكم، ولكنها مضمنة في متغيرات عالمية (تتوافق مع عملية الأعمال بأكملها) ومتغيرات محلية (تتوافق مع عقدة واحدة).
حاليًا، تعد أنظمة SUMS وإدارة المستندات أنظمة من أنواع مختلفة، ولكن أنظمة إدارة المستندات تقترب تدريجيًا من SUMS وAR في الوظيفة. بمساعدة أنظمة DocFlow الحديثة، يمكنك تصميم العديد من أنواع العمليات التجارية، وبمساعدة SUMS، يمكنك أتمتة عناصر تدفق المستندات.
العمليات التجارية القابلة للتنفيذ
أدى تطور تطوير SMS&AP إلى استخدام مفاهيم مثل تعريف العمليات التجارية في الأنظمة الحديثة مثيل العملية التجارية. في بعض الأحيان يُطلق على تعريف عملية الأعمال أيضًا اسم قالب عملية الأعمال. يحتوي تعريف عملية الأعمال على رسم تخطيطي لعملية الأعمال، وأدوار عملية الأعمال، وقواعد لتعيين فناني الأداء للأدوار. أثناء تنفيذ عملية تجارية، تتحرك نقاط التحكم على طول المخطط. أسهل طريقة للتفكير في نقاط التحكم وحركاتها هي تشبيه القطع المتحركة في لعبة لوحية للأطفال باستخدام مكعب.
يحتوي تعريف عملية الأعمال أيضًا على وصف لهياكل تخزين البيانات. أثناء تنفيذ عملية تجارية، تحتوي هذه الهياكل على بيانات محددة. حتى في نظام إدارة الأعمال الحديث، يحتوي تعريف عملية الأعمال على وصف لوسائل تفاعل عملية الأعمال مع منفذ المهمة. عادةً ما يكون هذا نموذجًا رسوميًا لتفاعل المستخدم، أو واجهة برمجية للتفاعل مع نظام المعلومات. هناك عنصر آخر في تحديد عملية الأعمال وهو قواعد العمل، والتي يتم استخدامها لتحديد مسار محدد لمزيد من حركة نقطة التحكم عند نقاط تفرع المسار.
بالنسبة لكل تعريف عملية أعمال، يمكنك إنشاء مثيلات لعملية الأعمال هذه وتشغيلها. تتوافق الاختلافات بين التعريف ومثيل عملية الأعمال مع الفرق بين نوع المتغير والمثيل المتغير في لغة البرمجة التقليدية. أي أنه إذا كان تعريف عملية الأعمال يحتوي على رسم تخطيطي لعملية الأعمال، وأنواع البيانات، وأسماء الأدوار، ففي المثيل الجاري لعملية الأعمال توجد نقاط تحكم متحركة على الرسم التخطيطي، ويتم تعيين فنانين محددين للأدوار، مثيل العملية التجاريةيحتوي على بيانات محددة تتوافق أنواعها مع أنواع البيانات الموجودة في تعريف عملية الأعمال. أيضًا، في مثيلات العمليات التجارية، يتم تعيين منفذي مهام محددين للأدوار.
يجب أن يتم تعريف العمليات التجارية التي يمكن تنفيذها في بيئة الكمبيوتر بشكل رسمي بطريقة صارمة بما فيه الكفاية بحيث يمكن ترجمتها بسهولة إلى تمثيل مفهوم بواسطة الكمبيوتر. من الملائم استخدام المفاهيم الرياضية لهذا الغرض.
دعونا نقدم تعريفًا رسميًا لعملية الأعمال القابلة للتنفيذ، والتي تعتمد على أفكار S. Yablonsky وS. Bussler:
يتم تحديد عملية الأعمال القابلة للتنفيذ من خلال تحديد وجهات النظر التالية (وجهات النظر أو طبقات/مستويات الاعتبار):
- منظور التحكم في التدفق
- منظور البيانات
- منظور الموارد
- المنظور التشغيلي
دعونا نفكر بالتفصيل في جميع مستويات التعريف الرسمي لعملية الأعمال القابلة للتنفيذ. في هذه الحالة، سوف نستخدم عملية الأعمال "دفع فاتورة المورد" كمثال. وبمساعدتها، سنحاول شرح جميع احتمالات التعريف الرسمي للعملية التجارية.
منظور تدفق التحكم
يتوافق منظور تدفق التحكم مع مخطط عملية الأعمال. في البداية، تم تعريف المخطط على أنه مفهوم رياضي - رسم بياني موجه: مجموعة من العقد المتصلة عن طريق التحولات (الأسهم). يمكن أن تكون عقد عملية الأعمال من نوعين - العقد المقابلة لخطوات العملية وعقد المسار. تتحرك نقطة التحكم (مؤشر إلى عقدة العملية النشطة) على طول التحولات، مسترشدة بقواعد العمل في عقد المسار (تنطبق قواعد العمل أيضًا على منظور تدفق التحكم).
تحتوي العقدة المقابلة لخطوة العملية على عقدة نشاط. إذا وصلت نقطة التحكم إلى عقدة الإجراء، فإن SUMS يعطي المهمة إلى المؤدي (الموظف أو نظام المعلومات) وينتظر الاستجابة (رسالة تفيد بأن العمل قد اكتمل). بعد استجابة المؤدي، تتحرك نقطة التحكم على طول الانتقال إلى عقدة عملية الأعمال التالية. يمكن أن تحتوي العقدة المقابلة لعقدة الإجراء على انتقال واحد وارد وواحد صادر مجاور لها.
تتوافق عقدة المسار مع مظهر نقاط التحكم أو إزالتها أو دمجها المتفرع أو اختيار الانتقال الذي سيتم من خلاله نقل نقطة التحكم بشكل أكبر. في مثل هذه العقد، يختار نظام الإدارة، استنادًا إلى قواعد العمل الموجودة في عقد التوجيه، العقدة (العقد) التالية التي سيتم نقل التحكم إليها. غالبًا ما تحتوي هذه العقد على أكثر من انتقال وارد أو صادر مرتبط بها.
يتمثل الاختلاف الأساسي بين خطوة العملية وعقدة المسار في أنه في عقدة المسار، تحتاج فقط إلى اتخاذ قرار بشأن المسار (المسارات) الإضافية لحركة نقطة التحكم بناءً على البيانات الموجودة، لذلك لا ينبغي أن تكون نقطة التحكم قيد التشغيل عقدة الطريق لفترة طويلة. قد تظل نقطة التحكم في خطوة العملية لفترة طويلة. الاستثناء من هذه القاعدة هو دمج عقد المسار، حيث "تنتظر" نقاط التحكم الواردة وصول نقاط التحكم على طول التحولات الواردة المتبقية، وبعد ذلك يتم تدمير جميع نقاط التحكم الواردة ويتم إنشاء نقاط التحكم على طول التحولات الصادرة. ومع ذلك، إذا افترضنا أن نقطة التحكم التي وصلت إلى عقدة الدمج تم حذفها على الفور، بينما تقوم العقدة بتخزين المعلومات التي وصلت نقطة التحكم بالفعل خلال هذا الانتقال، فإن هذا الاستثناء يختفي.
يمكن أن يحتوي المثيل قيد التشغيل لعملية تجارية على نقاط تحكم متعددة في نفس الوقت. وفقًا لمنطق الأعمال، يمكن تقسيم نقطة الإدارة في عقدة المسار إلى عدة نقاط إدارة، ويمكن لنقاط الإدارة أيضًا انتظار بعضها البعض في عقدة طريق معينة ثم دمجها في نقطة إدارة واحدة.
لاحقًا، ومع ظهور العديد من المعايير والمواصفات المتعلقة بالعمليات التجارية، تم توسيع هذا التعريف:
- تمت إضافة العقد المجمعة، وهي عبارة عن دمج خطوة عملية مع عقدة مسار واحدة أو أكثر. على سبيل المثال، عند دمج عقدة إجراء مع عقدة مسار موجودة خلفها، والتي تحدد واحدًا من عدة اتجاهات محتملة، يتم وضع عقدة الإجراء فقط في الرسم التخطيطي ويتم إرفاق التحولات التي يجب أن تترك عقدة المسار بها مباشرةً.
- تمت إضافة إنشاءات إضافية، عناصرها ليست عناصر الرسم البياني (المشار إليها فيما بعد باسم إنشاءات إضافية)، ومع ذلك، يمكن إرفاق التحولات وعقد المسار بهذه العناصر، أو يمكن أن تتقاطع التحولات مع هذه العناصر. على سبيل المثال، تم تقديم الأحداث ومناطق المقاطعة لتشمل خطوات عملية الأعمال. عندما تكون نقطة المراقبة موجودة داخل المنطقة مع انقطاع، قد يحدث حدث (قد يغير العميل رأيه بشأن تقديم الطلب، قد تنشأ ظروف قاهرة أثناء سريان العقد، وما إلى ذلك). في هذه الحالة، يمكن لنقطة التحكم أن تنتقل فورًا من أي عقدة موجودة داخل المنطقة إلى عقدة طريق ملحقة بالمنطقة ومن هناك تستمر في التحرك على طول الانتقال المتصل بها.
- تمت إضافة العقد التي تتوافق مع خطوة العملية، ولكنها ليست عقد إجراء. على سبيل المثال، عقد الانتظار التي لا يتم فيها إعطاء أي مهام لمنفذي العملية، ينتظر UPMS ببساطة في هذه العقد حدوث حدث معين، وبعد ذلك تتحرك نقطة التحكم. تمت أيضًا إضافة عقد العملية الفرعية. بالنسبة لهذه العقد، لم يتم تحديد منفذ محدد؛ في هذه العقد، تطلق SMS&AR عملية أعمال أخرى كعملية فرعية للعملية الحالية وتقوم بنقل البيانات المقابلة إليها.
ومع الإضافات يمكن تعريف منظور تدفق التحكم على النحو التالي:
يمثل منظور تدفق التحكم مخططًا لعملية الأعمال يتكون مخطط عملية الأعمال من رسم بياني موجه وربما بنيات إضافية. يمكن أن تكون عقد عملية الأعمال من ثلاثة أنواع - العقد المقابلة لخطوات العملية، وعقد المسار، والعقد المدمجة، والتي تمثل دمج خطوة العملية مع عقد مسار واحدة أو أكثر.
خطوات العملية هي عقد عمل أو عقد إضافية. تتحرك نقاط التحكم على طول التحولات. في لحظة وصول نقطة التحكم إلى عقدة الإجراء، يقوم SUBPiAR بإعطاء مهمة إلى المنفذ. بعد أن يكمل المنفذ المهمة، تتحرك نقطة التحكم على طول الانتقال إلى عقدة العملية التالية. يمكن أن تحتوي العقدة المقابلة لعقدة الإجراء على انتقال واحد وارد وواحد صادر مجاور لها.
تتوافق عقدة المسار مع مظهر نقاط التحكم أو إزالتها أو تقسيمها أو دمجها أو تحديد الانتقال. قد تحتوي هذه العقد على قواعد عمل يتم على أساسها تحديد مسارات إضافية لنقاط الإدارة. في عقد التوجيه، يحدد SUP&AR العقدة (العقد) التالية التي سيتم نقل التحكم إليها.
سنشرح سلوك العقد الأكثر استخدامًا في العمليات التجارية، وسنقدم أيضًا صورها الرسومية.
تتوافق عقدة "البدء" مع نقطة بداية تنفيذ عملية الأعمال. ليس لها حواف واردة وواحدة أو أكثر من الحواف الصادرة. في لحظة إطلاق مثيل عملية الأعمال، يتم وضع نقطة تحكم في العقدة، والتي تتركها على الفور على طول الحافة الصادرة. يجب أن تكون هناك عقدة "بدء" واحدة في عملية الأعمال. يشار إليها بدائرة "رفيعة" (الشكل 1.1 أ). في حالة التحولات الصادرة المتعددة، يتم دمج العقدة بواسطة بوابة حصرية، لذلك عند بدء مثيل عملية الأعمال، يحدد المستخدم إحدى الحواف الصادرة التي سيتم من خلالها نقل نقطة التحكم بشكل أكبر.
أرز. 1.1.
يجب أن تحتوي عقدة "إنهاء التدفق" على حافة واردة واحدة أو أكثر ولا توجد حواف صادرة. عندما تصل أي نقطة إدارة إلى هذه العقدة، يتم حذفها. يعتبر مثيل عملية الأعمال التي لا توجد فيها نقطة تحكم مكتملة. من الممكن أن يكون هناك عدة عقد لإكمال سلسلة المحادثات، ولكن يجب أن تكون هناك عقدة واحدة على الأقل من هذا القبيل. يشار إليها بدائرة "جريئة" (الشكل 1.1 ب).
تتوافق عقدة "النهاية" مع نقطة نهاية تنفيذ عملية الأعمال. يجب أن تحتوي عقدة النهاية على انتقالات واردة واحدة أو أكثر ولا تحتوي على انتقالات صادرة. عندما يصل التحكم إلى الإنهاء، تتوقف كافة سلاسل عمليات هذه العملية، بالإضافة إلى جميع عملياتها الفرعية المتزامنة. يمكن أن يكون هناك عقد إنهاء متعددة في عملية الأعمال. ومع ذلك، هذه العقدة غير مطلوبة في عملية الأعمال إذا كانت هناك نقطة إنهاء تدفق واحدة على الأقل في عملية الأعمال. يشار إليها بدائرة سوداء داخل دائرة (الشكل 1.1 ج).
تنشئ عقدة "الإجراء" مهمة للفنان، ويشار إليها بمستطيل بزوايا مستديرة، يُكتب في وسطه اسم العقدة (الشكل 1.1 د)، ويمكن أن يكون لها عدة حواف واردة وعدة حواف صادرة. في حالة وجود عدة انتقالات صادرة، يتم دمج العقدة بواسطة بوابة حصرية، لذلك لكل نقطة تحكم تصل إليها، عند تنفيذ مهمة عقدة، يختار المستخدم إحدى التحولات الصادرة (الحواف)، والتي من خلالها يتم التحكم سيتم نقل النقطة أبعد من ذلك.
يمكن أن تحتوي عقدة البوابة الحصرية على حواف واردة وصادرة متعددة. لكل نقطة تحكم تصل إليها، يتم تحديد أي من الحواف الصادرة سيتم نقلها بعد ذلك. يشار إليه بماسة بداخلها "صليب" (الشكل 1.2 أ).
أرز. 1.3.مثال على مخطط العمليات التجارية "دفع فاتورة المورد" (BPMN - التدوين)
في التين. يوضح الشكل 1.3 مثالاً على الرسم البياني لعملية الأعمال "دفع فواتير الموردين". يتم تصوير خطوات العملية على شكل مستطيلات ذات حواف مستديرة؛ بداية العملية تتوافق مع دائرة، والنهاية - دائرة بداخلها دائرة. عنصر "دفع الفاتورة" عبارة عن عقدة مدمجة، وهي عبارة عن تركيبة من عقدة اتصال المسار للانتقالات وعقدة الإجراء. المستطيلات المتبقية ذات الحواف الدائرية هي عقد عمل. تتوافق العناصر على شكل ماس مع عقد المسار - الأماكن التي تتفرع منها مسارات نقطة التحكم.
في بداية عملية الأعمال، يقوم مدير أعمال التوريد بإدخال معلمات الدفعة المتوقعة (رقم الفاتورة، تاريخ الفاتورة، مبلغ الفاتورة، شركة الطرف المقابل، شركة الوكيل، التعليق). وبعد ذلك، تتم مراقبة تنفيذ ميزانية القسم تلقائيًا. إذا تجاوزت الصفقة الحالية الميزانية، فسيتم رفضها تلقائيًا وتنتهي عملية الأعمال. إذا لم يتم تجاوز ميزانية القسم، تتم مقارنة مبلغ المعاملة مع حد الدفع. علاوة على ذلك، إذا لم يتم تجاوز الحد الأقصى، يتم دفع الفاتورة تلقائيًا، وبعد ذلك تكتمل العملية التجارية. إذا تم تجاوز الحد، يجب تأكيد الدفع من قبل المدير المالي.
تتوافق قواعد العمل التالية مع عملية الأعمال "دفع فاتورة المورد":
- إذا قام التطبيق الخارجي الذي تم استدعاؤه في عقدة "الحصول على البيانات من الميزانية" بإرجاع القيمة "لا" إلى المتغير "هل تم تجاوز ميزانية القسم"، فيجب عليك المتابعة للتحقق من الحد، وإلا انتقل إلى عقدة إكمال عملية الأعمال.
- إذا كانت قيمة متغير "مبلغ الفاتورة" أقل من قيمة ثابت "حد الدفع لمرة واحدة"، فأنت بحاجة إلى الانتقال إلى عقدة "دفع الفاتورة"، وإلا - إلى عقدة "تأكيد الدفع".
- إذا قام منفذ ينتمي إلى دور "المدير المالي"، بملء الحقول في النموذج المناسب، بإرجاع القيمة "نعم" إلى المتغير "هل وافق المدير"، ثم انتقل إلى عقدة "دفع الفاتورة"، وإلا - إلى عقدة إكمال عملية الأعمال.
- يمكن أيضًا أن تكون إدارة العمليات التجارية معقدة وتختلف عن سلوك نقطة التحكم في المخطط الانسيابي التقليدي للخوارزمية: في هذا المثال، إذا تمت الموافقة على التطبيق من قبل الرئيس، فسيتم تقسيم تدفق التحكم إلى تدفقين متوازيين (الفصل و يتوافق دمج التدفقات مع عنصر على شكل معين، يظهر بداخله "علامة زائد")، يتم تنفيذه في وقت واحد، ثم "يندمج" عند نقطة واحدة.
منظور البيانات
يتوافق منظور البيانات مع مجموعة من متغيرات عملية الأعمال الداخلية. يمكن أن تكون متغيرات عملية الأعمال بمثابة معلمات المدخلات والمخرجات في تفاعل نظام الإدارة وأنظمة المعلومات في المؤسسة. وبمساعدة المتغيرات، يتم تبادل المعلومات بين خطوات العملية، ونتيجة لذلك، بين أنظمة المعلومات الخارجية، أي أن عملية الأعمال يمكنها نقل المعلومات في بيئة معلومات الشركة بين أنظمة المعلومات غير المتجانسة. تُستخدم متغيرات عملية الأعمال أيضًا عند تحديد حركة نقطة تحكم داخلية معينة بين العقد على طول أي من التحولات المحتملة.
| اسم المتغير | نوع متغير |
|---|---|
| رقم حساب | خط |
| تاريخ الفاتورة | تاريخ |
| قيمة الفاتورة | رقم |
| معرف (رقم التعريف) للشركة المقابلة (الكيان القانوني الذي تم إصدار الفاتورة له) | |
| معرف شركة الوكيل (الكيان القانوني الذي سيقوم بالدفع) | الرقم - المعرف الفريد |
تجبرنا الحقائق الحديثة على تكييف جهاز الإدارة مع بيئة تتطور ديناميكيًا مع منافسة شرسة. آراء المهنيين في هذا الصدد تختلف. ينكر البعض تمامًا أهمية الأساليب التنظيمية والاقتصادية، ويقترح البعض الآخر تعيين شخص مسؤول عن كل وظيفة إدارية.
تظهر التجربة العملية أن استخدام النهج الوظيفي فقط يؤدي إلى انخفاض كفاءة الإدارة. ما هو جوهر أساليب الإدارة الأخرى؟ ما هو نهج العملية الذي يركز عليه وما هي مزاياه؟
4 طرق للإدارة
في الإدارة الحديثة، هناك أربعة أنواع تسمح لك بالنظر إلى المنظمة وعملية الإدارة بشكل مختلف. هذا هو النهج الكمي والعملي والنظامي والظرفي الذي نشأ في القرن العشرين.
نهج | |
كمي | نشأت في عام 1950، مع تطور العلوم الدقيقة. بدأ استخدام أجهزة الكمبيوتر وإنجازات الرياضيات والفيزياء بنشاط في الإدارة. بناء نماذج افتراضية لتخصيص الموارد وإدارة المخزون والصيانة والتخطيط الاستراتيجي وما إلى ذلك. |
عملية | مؤسس الحركة هو أ.فايول، وقت نشأتها هو العقد الثاني من القرن العشرين. وفقا لهذا النهج، يتم تقديم الإدارة كعملية أو دورة مستمرة. ويتكون أساسها من الوظائف الأساسية: التخطيط والتنظيم والتحفيز والسيطرة. |
نظام | ظهرت في منتصف القرن العشرين. ينظر إلى المنظمة على أنها نظام مفتوح يتفاعل مع البيئة الخارجية. تحتوي البيئة الداخلية على عناصر النظام الفرعي: الأقسام والتقنيات ومستويات الإدارة. |
ظرفية | تشكلت في 60 من القرن العشرين. يوصي أنصار هذا النهج باختيار أساليب الإدارة مع مراعاة الوضع والعوامل البيئية. الطريقة الأكثر فعالية هي تلك التي تناسب الظروف. |
نهج العملية في الإدارة
يعتمد نهج العملية الحديثة على نهج النظم للإدارة ويعتبر أي منظمة ككائن واحد. في كل مؤسسة، تتم عمليات تجارية مختلفة، حيث تتلقى الموارد عند المدخلات، وتنتج منتجًا أو منتجًا شبه نهائي عند المخرجات. يتم إغلاق الدورة بأكملها عند إصدار السلع والخدمات تامة الصنع.
يتكون هذا النهج من تنظيم العمل بحيث يقوم على تقسيم جميع أنشطة المؤسسة إلى عمليات تجارية، وجهاز الإدارة إلى كتل. يمكن تقديم النظام بأكمله في شكل رسم تخطيطي، وسلسلة ذات روابط فردية - عمليات. النتيجة النهائية لسلسلة الإنتاج هي المنتج. يتم تشكيل الوحدات المسؤولة عن عملية تجارية محددة من الأقسام الهيكلية.
أساسيات نهج العملية
ولتوضيح الأمر أكثر، قمنا بتجميع كافة المسلمات في الجدول أدناه.
يعتمد نهج العملية على عدة مبادئ | الملامح الرئيسية لهذا النهج |
|
|
مشاكل في تنفيذ نهج العملية
من الناحية النظرية، يبدو نهج العملية بسيطا ومنطقيا، ولكن تنفيذه في أنشطة المؤسسة في الممارسة العملية أمر صعب. في هذه الحالة، يجدر الانتباه إلى الأمثلة الحقيقية، والنتائج العملية للمنظمات الأخرى، ورأي المستشارين المحترفين. بالنسبة لأي منظمة، يؤدي تنفيذ نظرية لم يتم اختبارها إلى تكاليف مالية وتكاليف أخرى كبيرة.
يرتبط التطبيق العملي لنهج العملية بعدد من المشكلات:
- تقدم الإدارة نهجًا عمليًا للإدارة فقط على المستوى الرسمي؛
- النظام الذي تم إنشاؤه لا يتوافق مع الوضع الحقيقي في المنظمة؛
- محاولة لتقديم هذا النهج على مستوى غير رسمي؛
- ولا ينظر المديرون إلى هذا النهج باعتباره أيديولوجية تنظيمية جديدة؛
- الإدارة لا تفكر في الحاجة إلى تنظيم العمليات أو لا تعرف كيفية إدارتها؛
- المديرون ليسوا مستعدين للتغييرات الأساسية، على سبيل المثال، مراجعة هيكل الشركة؛
- الافتقار إلى الكفاءة والتحفيز والتفاني والمثابرة في تحسين العمليات.
نهج العملية في المنظمة ونظام إدارة الجودة
أحد المتطلبات الرئيسية للمواصفة ISO 9001:2000 هو تنفيذ نهج العملية. وفقا للمعيار، من الضروري تحديد العمليات وتنظيم إدارتها، ولكن لم يتم تقديم نظام محدد للعمل.
العديد من المديرين، الذين بدأوا العمل على إنشاء نظام إدارة الجودة، ينظرون إلى تنفيذه على أنه غير رسمي. وفي الوقت نفسه، يؤكدون على مدى أهمية التغييرات المتوقعة للأفضل التي تنشأ أثناء التنفيذ، وليس شهادة نظام إدارة الجودة نفسها. ومن الناحية العملية، فإن تنفيذ المشروع يخلق صعوبات. إنها تخيف إدارة المنظمة التي تقرر قصر نفسها على الامتثال للمتطلبات الرسمية لـ ISO.
وبالتالي، يظل نظام إدارة الجودة على المستوى الرسمي. ونتيجة لذلك، يكون لدى الموظفين المحبطين موقف سلبي تجاه النظام نفسه ونهج العملية.
طرق الانتقال إلى إدارة العمليات
كل منهم معروض في الجدول:
الطريقة الكاملة | من خلال الطريقة |
يعتمد نهج العمليات والأنظمة على تحديد العمليات التجارية بناءً على الهيكل التنظيمي الحالي. بعد ذلك هناك انتقال إلى هيكل العملية. ويستند أساسها على عدة أحكام. | العملية والنهج الظرفي. تحدد الإدارة العمليات التجارية الشاملة، والتي يتم من أجلها إعداد وصف لتدفق المستندات وتسلسل العمل. وفي المرحلة التالية، يتم تضمينها في هيكل عملية جديد، عادةً ما يكون عبارة عن مصفوفة. |
|
|
ماذا يوفر وصف وتنظيم العمليات؟
لا ترتبط زيادة الكفاءة بشكل مباشر بتنظيم العملية. قد لا يكون لدى المؤسسة أوصاف ولوائح. سيستمر الموظفون في تنفيذ العمل وفقًا للقواعد المقبولة، حيث أن الموظفين يعرفون عملية الإنتاج. يؤدي تنظيم العمل هذا إلى خسارة مستمرة للموارد. يفتح وصف العمليات وتنظيمها عددًا من الاحتمالات:
- النشاط في إطار المعايير وتكرار العمليات يخلق فرصًا للإدارة.
- تحديد المشاكل واللحظات الصعبة وفقدان الموارد أثناء تنفيذ العمليات.
- تطوير التدابير لتحسين العمليات.
- الخبرة والمعرفة بعمليات العمل التي يمكن نقلها إلى الموظفين الجدد والفروع والمنظمات الأخرى.
- تنفيذ المقارنة المرجعية ومقارنة مؤسستك مع المنافسين لتحسين العمليات التجارية.
- التدقيق الداخلي.
يكون التنظيم فعالاً إذا كان مصحوبًا بالتحليل والتطوير وتنفيذ التحسينات.
أيديولوجية نهج العملية
إن نهج العملية وتطبيقه الحقيقي، وليس الرسمي، في نظام الإدارة يسبب العديد من الصعوبات. مشكلة الإدارة هي الافتقار إلى المهارات القيادية والقدرة على إشراك الموظفين. يجب أن تحدث التغييرات عند إنشاء أنظمة جديدة أولاً في أذهان العمال.
تصبح مشاركة الموظفين أسهل إذا تم اعتبار هذا النهج بمثابة أيديولوجية. في البداية، تتغلغل الفكرة في وعي الناس، ومن ثم تصبح أداة. عندها سيكون الموظفون جاهزين لتطبيق أساليب وبرامج جديدة، والتي يجب تشجيعهم عليها.
خاتمة
في العديد من البلدان حول العالم، يُنظر إلى النهج العملي للإدارة على أنه العامل الرئيسي لنجاح الأعمال. وليس من قبيل الصدفة أنها أصبحت أساس معايير إدارة الجودة. لم يتم تأكيد فعالية هذا النهج بعد من خلال أمثلة حقيقية للتنفيذ في الشركات الروسية. هناك أمثلة قليلة، بالإضافة إلى فوائد جديدة من تطبيق المعيار. والسبب هو أن العديد من المنظمات غيرت المصطلحات ببساطة: كان هناك قسم مبيعات، والآن هناك عملية "المبيعات". أصبح رؤساء الأقسام أصحاب العملية.
يعد نهج العملية في الإدارة الأداة الرئيسية من بين الأدوات التي تستخدمها الإدارة لإعادة تنظيم نظام الإدارة.
لتحديد نهج العملية للإدارة، من الضروري النظر في ما يسمى بدورة PDCA (يُطلق عليها تقليديًا "دورة ديمنج"، على الرغم من أن إي ديمينج نفسه يشير إلى عمل دبليو. شوهارت). تتضمن دورة شوهارت-ديمينج أربع خطوات: تخطيط العملية (الخطة)، تنفيذ العملية (التنفيذ)، قياس وتحليل مؤشرات أداء العملية (التحقق)، تعديل العملية (القانون). يظهر في الشكل مثال على عملية تجارية يتم التحكم فيها بواسطة PDCA. 1.17 (معيار وصف IDEFO، BPWin).
العملية الموضحة في الشكل. 1.17، يتوافق مع دورة PDCA والمتطلبات الأساسية لنهج العملية المصاغ في معيار ISO 9001:2008. تتيح ميزات تصميم معيار ISO 9001:2008 إمكانية تطبيقه في أي مجال من مجالات النشاط عند إدارة أي مؤسسة. وترد متطلبات أوصاف العملية في الأقسام 5-8 من هذا المعيار. إذا قرأته بعناية، يمكنك تسليط الضوء على النقاط الرئيسية التالية: يتكون نظام التحكم من مستويين على الأقل. يتم اتخاذ القرارات الإدارية بواسطة: أ) المدير العام - "الشخص الأول" (القسم 5.6 ISO 9001:2008)؛ ب) مالك العملية - المدير المسؤول عن فعالية العملية (القسم 8.4 من ISO 9001:2008). يعتمد نظام التحكم على ردود الفعل الإلزامية والمنظمة الموضحة في دورة PDCA.
البديل = "" /> 
البديل = "" /> 
يتم تنفيذ جميع مراحل دورة PDCA وفقًا للوائح. عند قياس وتحليل مؤشرات العملية، يتم استخدام أربعة تدفقات رئيسية للمعلومات: مؤشرات العملية. أداء المنتج أو جودة المنتج. مؤشرات رضا العملاء. نتائج عمليات تدقيق العمليات. يتطلب المعيار إنشاء هذه المؤشرات وطرق جمع ومعالجة المعلومات وحدود المؤشرات للمسار الطبيعي للعملية ومعايير اتخاذ الإجراءات التصحيحية. يجب أن يتم اتخاذ قرار الإدارة بتغيير اللوائح أو الموارد بناءً على الحقائق. من الضروري تعيين أشخاص مسؤولين - "أصحاب العمليات" الذين يديرون العمليات ويكونون مسؤولين عن فعاليتها ولديهم الموارد والسلطة اللازمة. ويجب تحديد تفاعلهم وإضفاء الطابع الرسمي عليه. يتم تكرار مبدأ PDCA إلى المستويات الأدنى من الإدارة (صنع القرار)، إذا كان ذلك مناسبًا.
العملية الموضحة في الشكل. 1.17، يلبي جميع المتطلبات المذكورة أعلاه. تتم مناقشة منهجية بناء نظام التحكم في العمليات بناءً على دورة PDCA بالتفصيل في الفصل الرابع.
تجدر الإشارة إلى أن معايير سلسلة ISO 9000 تفهم نهج العملية للنظر إلى المنظمة كشبكة من العمليات التجارية المترابطة والمتفاعلة، والتي تتم إدارة كل منها من قبل مالكها.
دعونا نحدد نهج العملية لإدارة المنظمة:
يمكن أن يسمى استخدام نظام العمليات المترابطة لإدارة أنشطة وموارد المنظمة نهج العملية.
عند تنفيذ نهج عملية للإدارة، يتم استخدام التقنيات التالية: إنشاء شبكة من العمليات التجارية؛ تحديد أصحاب العمليات التجارية؛ نمذجة (وصف) العمليات التجارية؛ تنظيم العمليات التجارية؛ إدارة العمليات التجارية باستخدام طريقة PDCA؛ تدقيق العمليات التجارية.
هناك خمس نقاط رئيسية لتنفيذ نهج العملية للإدارة: تحديد ووصف العمليات التجارية الحالية وترتيب تفاعلها في الشبكة الشاملة لعمليات المنظمة. توزيع واضح لمسؤوليات الإدارة لكل جزء من شبكة العمليات التجارية الكاملة للمؤسسة. تحديد مؤشرات أداء العمليات التجارية وطرق قياسها (على سبيل المثال المؤشرات الإحصائية). تطوير واعتماد اللوائح التي تضفي الطابع الرسمي على تشغيل النظام. إدارة الموارد واللوائح عند اكتشاف الانحرافات أو التناقضات في العملية أو المنتج أو التغييرات في البيئة الخارجية (بما في ذلك التغييرات في متطلبات العملاء).
إن إدخال نهج العملية في الإدارة يمنح المنظمة الفرص التالية:
الفرصة 1. يتيح لك نهج العملية تحسين نظام حوكمة الشركات، وجعله شفافًا للإدارة وقادرًا على الاستجابة بمرونة للتغيرات في البيئة الخارجية. عند إدخال نهج العملية، يتم تنظيم ما يلي: إجراءات تخطيط الأهداف والأنشطة؛ التفاعل بين العمليات والإدارات في المنظمة؛
مسؤوليات وصلاحيات أصحاب العمليات وغيرهم من المسؤولين؛ إجراءات الموظفين للتصرف في حالات الطوارئ؛ إجراءات وأشكال تقديم التقارير إلى الإدارة العليا؛ نظام المؤشرات التي تميز فعالية وكفاءة المنظمة ككل وعملياتها؛ إجراء مراجعة نتائج الأداء واتخاذ القرارات الإدارية لإزالة الانحرافات وتحقيق المؤشرات المخططة.
يتضمن إدخال نهج العملية في المنظمة في المقام الأول العمل على وصف وتنظيم العمليات التجارية، والتي ضمن إطارها: يتم تنفيذ توزيع المسؤولية عن نتائج العمل المدرجة في العمليات؛ يتم تحديد نظام التفاعل بين العمليات ومع الموردين والمستهلكين الخارجيين؛ يتم تحديد قائمة الوثائق اللازمة لتشغيل العمليات (التعليمات واللوائح واللوائح والأساليب والوصف الوظيفي، وما إلى ذلك)؛ يتم وضع جدول زمني لتطوير وتنفيذ هذه الوثائق؛ يتم وضع مؤشرات أداء العملية وأساليب وأشكال جمع المعلومات وإجراءات تقديم التقارير للمديرين؛ يتم تحديد حدود المؤشرات التي تميز المسار الطبيعي للعمليات؛ يتم وضع المعايير التي يبدأ بها العمل في إزالة أسباب الانحراف.
الاحتمال 2. يتيح لك نهج العملية الحصول على واستخدام نظام من المؤشرات والمعايير لتقييم فعالية الإدارة في كل مرحلة من مراحل الإنتاج / الإدارة
السلاسل. يتم تنظيم نظام المؤشرات، المبني في إطار إدارة العمليات، في أربعة مجالات: مؤشرات أداء العمليات الفردية والمنظمة ككل (تحقيق النتائج المخطط لها - من حيث الحجم والجودة والتسميات والتوقيت). مؤشرات الأداء للعمليات الفردية والمنظمة ككل (نسبة النتائج التي تم الحصول عليها إلى تكاليف الوقت والموارد المالية وغيرها). مؤشرات المنتجات التي تنتجها عمليات المنظمة. مؤشرات رضا العملاء عن نتائج أنشطة المنظمة.
عند إدخال نهج العملية، يتم تطوير نظام من مرحلتين للمؤشرات: أ) المؤشرات التي يقوم من خلالها صاحب العملية بتقييم فعالية وكفاءة عمليته والعمل المتضمن فيها؛ ب) المؤشرات التي من خلالها يقدم صاحب العملية تقاريره إلى الإدارة العليا عن نتائج العملية. تشمل العمليات الموجودة في المنظمة عملية إدارة المنظمة. صاحب هذه العملية هو الرئيس التنفيذي. تتم إدارة أنشطة المنظمة على أساس مؤشرات التقارير التي يرسلها أصحاب العمليات إلى الإدارة العليا.
الفرصة 3. يوفر نهج العملية الثقة لمؤسسي المنظمة بأن نظام الإدارة الحالي يهدف إلى تحسين الكفاءة باستمرار وتعظيم مصالح أصحاب المصلحة، حيث أن: النظام يعتمد على قياس مؤشرات أداء المنظمة والتخطيط والإنجاز التحسين المستمر لنتائج الأداء؛ يهدف النظام إلى تلبية احتياجات خمس مجموعات من الأشخاص المهتمين بأنشطة المنظمة: المؤسسون المشاركون (المستثمرون)؛ المستهلكين في السوق؛
موظفو المنظمة؛ الموردين؛ مجتمع.
الإمكانية 4. يضمن نظام إدارة عمليات الأعمال المطور والمنفذ تنفيذ منهج العمليات في المنظمة وفقًا لمتطلبات المواصفة الدولية ISO 9001:2008 والحصول على الشهادة المناسبة.
إن وجود شهادة امتثال نظام إدارة الجودة لمتطلبات ISO 9001: 2008 يضمن للمستهلكين أن المنظمة لن تفي بالمتطلبات المحددة للمستهلك فحسب، بل ستحاول أيضًا إنشاء المتطلبات المقصودة والوفاء بها. إن وجود شهادة ISO 9001:2008 يضمن للمستهلكين أن المنظمة تولي اهتمامًا كبيرًا لقضايا الجودة، مما يمنح المنظمة ميزة تنافسية في سوق الخدمات.
الفرصة 5. يضمن إدخال نهج العملية وبناء نظام إدارة الجودة نظامًا ومسؤولية محددة بوضوح لتطوير الوثائق وتنسيقها والموافقة عليها وصيانتها.
الاحتمال 6. إن مطلب إدارة العمليات هو اتخاذ القرار بناء على الحقائق، ولذلك فإن وجود نظام معلومات في المنظمة له أهمية كبيرة في خلق إدارة العمليات. يسمح نظام المعلومات المطبق في المنظمة لأصحاب العمليات بالحصول على معلومات موضوعية للإدارة إذا تم بناؤه في إطار نظام إدارة مؤسسي موحد يعتمد على نهج العملية. إذا تم تنفيذ نظام الأتمتة دون الأخذ بعين الاعتبار احتياجات الإدارة الفعلية للمنظمة، فإن احتمال عدم نجاح مثل هذا المشروع مرتفع للغاية.
يعتبر تنفيذ نظام إدارة العمليات في المنظمة بمثابة مشروع. العملاء الرئيسيون لنتائج هذا المشروع هم الإدارة العليا للمنظمة وأصحاب العمليات.
تجبرنا الحقائق الحديثة على تكييف جهاز الإدارة مع بيئة تتطور ديناميكيًا مع منافسة شرسة. آراء المهنيين في هذا الصدد تختلف. ينكر البعض تمامًا أهمية الأساليب التنظيمية والاقتصادية، ويقترح البعض الآخر تعيين شخص مسؤول عن كل وظيفة إدارية.
تظهر التجربة العملية أن استخدام النهج الوظيفي فقط يؤدي إلى انخفاض كفاءة الإدارة. ما هو جوهر أساليب الإدارة الأخرى؟ ما هو نهج العملية الذي يركز عليه وما هي مزاياه؟
4 طرق للإدارة
في الإدارة الحديثة، هناك أربعة أنواع تسمح لك بالنظر إلى المنظمة وعملية الإدارة بشكل مختلف. هذا هو النهج الكمي والعملي والنظامي والظرفي الذي نشأ في القرن العشرين.
نهج | |
كمي | نشأت في عام 1950، مع تطور العلوم الدقيقة. بدأ استخدام أجهزة الكمبيوتر وإنجازات الرياضيات والفيزياء بنشاط في الإدارة. بناء نماذج افتراضية لتخصيص الموارد وإدارة المخزون والصيانة والتخطيط الاستراتيجي وما إلى ذلك. |
عملية | مؤسس الحركة هو أ.فايول، وقت نشأتها هو العقد الثاني من القرن العشرين. وفقا لهذا النهج، يتم تقديم الإدارة كعملية أو دورة مستمرة. ويتكون أساسها من الوظائف الأساسية: التخطيط والتنظيم والتحفيز والسيطرة. |
نظام | ظهرت في منتصف القرن العشرين. ينظر إلى المنظمة على أنها نظام مفتوح يتفاعل مع البيئة الخارجية. تحتوي البيئة الداخلية على عناصر النظام الفرعي: الأقسام والتقنيات ومستويات الإدارة. |
ظرفية | تشكلت في 60 من القرن العشرين. يوصي أنصار هذا النهج باختيار أساليب الإدارة مع مراعاة الوضع والعوامل البيئية. الطريقة الأكثر فعالية هي تلك التي تناسب الظروف. |
نهج العملية في الإدارة
يعتمد نهج العملية الحديثة على نهج النظم للإدارة ويعتبر أي منظمة ككائن واحد. في كل مؤسسة، تتم عمليات تجارية مختلفة، حيث تتلقى الموارد عند المدخلات، وتنتج منتجًا أو منتجًا شبه نهائي عند المخرجات. يتم إغلاق الدورة بأكملها عند إصدار السلع والخدمات تامة الصنع.
يتكون هذا النهج من تنظيم العمل بحيث يقوم على تقسيم جميع أنشطة المؤسسة إلى عمليات تجارية، وجهاز الإدارة إلى كتل. يمكن تقديم النظام بأكمله في شكل رسم تخطيطي، وسلسلة ذات روابط فردية - عمليات. النتيجة النهائية لسلسلة الإنتاج هي المنتج. يتم تشكيل الوحدات المسؤولة عن عملية تجارية محددة من الأقسام الهيكلية.
أساسيات نهج العملية
ولتوضيح الأمر أكثر، قمنا بتجميع كافة المسلمات في الجدول أدناه.
يعتمد نهج العملية على عدة مبادئ | الملامح الرئيسية لهذا النهج |
|
|
مشاكل في تنفيذ نهج العملية
من الناحية النظرية، يبدو نهج العملية بسيطا ومنطقيا، ولكن تنفيذه في أنشطة المؤسسة في الممارسة العملية أمر صعب. في هذه الحالة، يجدر الانتباه إلى الأمثلة الحقيقية، والنتائج العملية للمنظمات الأخرى، ورأي المستشارين المحترفين. بالنسبة لأي منظمة، يؤدي تنفيذ نظرية لم يتم اختبارها إلى تكاليف مالية وتكاليف أخرى كبيرة.
يرتبط التطبيق العملي لنهج العملية بعدد من المشكلات:
- تقدم الإدارة نهجًا عمليًا للإدارة فقط على المستوى الرسمي؛
- النظام الذي تم إنشاؤه لا يتوافق مع الوضع الحقيقي في المنظمة؛
- محاولة لتقديم هذا النهج على مستوى غير رسمي؛
- ولا ينظر المديرون إلى هذا النهج باعتباره أيديولوجية تنظيمية جديدة؛
- الإدارة لا تفكر في الحاجة إلى تنظيم العمليات أو لا تعرف كيفية إدارتها؛
- المديرون ليسوا مستعدين للتغييرات الأساسية، على سبيل المثال، مراجعة هيكل الشركة؛
- الافتقار إلى الكفاءة والتحفيز والتفاني والمثابرة في تحسين العمليات.
نهج العملية في المنظمة ونظام إدارة الجودة
أحد المتطلبات الرئيسية للمواصفة ISO 9001:2000 هو تنفيذ نهج العملية. وفقا للمعيار، من الضروري تحديد العمليات وتنظيم إدارتها، ولكن لم يتم تقديم نظام محدد للعمل.
العديد من المديرين، الذين بدأوا العمل على إنشاء نظام إدارة الجودة، ينظرون إلى تنفيذه على أنه غير رسمي. وفي الوقت نفسه، يؤكدون على مدى أهمية التغييرات المتوقعة للأفضل التي تنشأ أثناء التنفيذ، وليس شهادة نظام إدارة الجودة نفسها. ومن الناحية العملية، فإن تنفيذ المشروع يخلق صعوبات. إنها تخيف إدارة المنظمة التي تقرر قصر نفسها على الامتثال للمتطلبات الرسمية لـ ISO.
وبالتالي، يظل نظام إدارة الجودة على المستوى الرسمي. ونتيجة لذلك، يكون لدى الموظفين المحبطين موقف سلبي تجاه النظام نفسه ونهج العملية.
طرق الانتقال إلى إدارة العمليات
كل منهم معروض في الجدول:
الطريقة الكاملة | من خلال الطريقة |
يعتمد نهج العمليات والأنظمة على تحديد العمليات التجارية بناءً على الهيكل التنظيمي الحالي. بعد ذلك هناك انتقال إلى هيكل العملية. ويستند أساسها على عدة أحكام. | العملية والنهج الظرفي. تحدد الإدارة العمليات التجارية الشاملة، والتي يتم من أجلها إعداد وصف لتدفق المستندات وتسلسل العمل. وفي المرحلة التالية، يتم تضمينها في هيكل عملية جديد، عادةً ما يكون عبارة عن مصفوفة. |
|
|
ماذا يوفر وصف وتنظيم العمليات؟
لا ترتبط زيادة الكفاءة بشكل مباشر بتنظيم العملية. قد لا يكون لدى المؤسسة أوصاف ولوائح. سيستمر الموظفون في تنفيذ العمل وفقًا للقواعد المقبولة، حيث أن الموظفين يعرفون عملية الإنتاج. يؤدي تنظيم العمل هذا إلى خسارة مستمرة للموارد. يفتح وصف العمليات وتنظيمها عددًا من الاحتمالات:
- النشاط في إطار المعايير وتكرار العمليات يخلق فرصًا للإدارة.
- تحديد المشاكل واللحظات الصعبة وفقدان الموارد أثناء تنفيذ العمليات.
- تطوير التدابير لتحسين العمليات.
- الخبرة والمعرفة بعمليات العمل التي يمكن نقلها إلى الموظفين الجدد والفروع والمنظمات الأخرى.
- تنفيذ المقارنة المرجعية ومقارنة مؤسستك مع المنافسين لتحسين العمليات التجارية.
- التدقيق الداخلي.
يكون التنظيم فعالاً إذا كان مصحوبًا بالتحليل والتطوير وتنفيذ التحسينات.
أيديولوجية نهج العملية
إن نهج العملية وتطبيقه الحقيقي، وليس الرسمي، في نظام الإدارة يسبب العديد من الصعوبات. مشكلة الإدارة هي الافتقار إلى المهارات القيادية والقدرة على إشراك الموظفين. يجب أن تحدث التغييرات عند إنشاء أنظمة جديدة أولاً في أذهان العمال.
تصبح مشاركة الموظفين أسهل إذا تم اعتبار هذا النهج بمثابة أيديولوجية. في البداية، تتغلغل الفكرة في وعي الناس، ومن ثم تصبح أداة. عندها سيكون الموظفون جاهزين لتطبيق أساليب وبرامج جديدة، والتي يجب تشجيعهم عليها.
خاتمة
في العديد من البلدان حول العالم، يُنظر إلى النهج العملي للإدارة على أنه العامل الرئيسي لنجاح الأعمال. وليس من قبيل الصدفة أنها أصبحت أساس معايير إدارة الجودة. لم يتم تأكيد فعالية هذا النهج بعد من خلال أمثلة حقيقية للتنفيذ في الشركات الروسية. هناك أمثلة قليلة، بالإضافة إلى فوائد جديدة من تطبيق المعيار. والسبب هو أن العديد من المنظمات غيرت المصطلحات ببساطة: كان هناك قسم مبيعات، والآن هناك عملية "المبيعات". أصبح رؤساء الأقسام أصحاب العملية.
يعد نهج العملية في الإدارة الأداة الرئيسية من بين الأدوات التي تستخدمها الإدارة لإعادة تنظيم نظام الإدارة.
