Inserito il 04/07/2018 – fisico – mentale (operativo, operatore,...
Le grandi organizzazioni e i singoli imprenditori che utilizzano vari tipi di trasporto nel loro settore per il trasporto di merci e passeggeri sono tenuti a emettere lettere di vettura ai conducenti delle loro auto.
Tale foglio funge da documento principale per monitorare il consumo di carburante e registrare i chilometri lungo il percorso del veicolo. Il rilascio viene effettuato una volta al giorno all'inizio della giornata lavorativa o del turno, oppure può essere rilasciato per un periodo massimo di un mese in caso di lunghi viaggi di lavoro, quando l'autista svolge il suo lavoro per più di un giorno, di cui nel registro deve essere annotata la corrispondente annotazione.
Le lettere di vettura sono particolarmente necessarie nelle grandi organizzazioni che forniscono il trasporto passeggeri su autobus regolari, filobus, tram e altri tipi di trasporto di superficie e sotterraneo, nonché per le aziende che trasportano merci di grandi dimensioni e di altro tipo.
Che tipo di documento è questo?
Devono essere fornite le seguenti informazioni:
- dati anagrafici del conducente;
- Numero di registrazione del veicolo;
- dati personali del proprietario dell'auto o dell'organizzazione proprietaria del veicolo;
- costi del carburante (letture del tachimetro);
- punti di partenza e di arrivo dei percorsi;
- la loro lunghezza totale e il chilometraggio.
In caso di incidenti stradali o altre infrazioni commesse dal conducente, è inoltre tenuto a fornire all'ufficiale di polizia stradale, oltre ad altri documenti, la sua lettera di vettura per l'inserimento in essa delle informazioni sull'infrazione.
La registrazione del foglio deve avvenire indipendentemente dal fatto che il veicolo sia di proprietà dell'organizzazione, oppure che l'auto appartenga al conducente, ma sia da lui utilizzata per scopi ufficiali.
Quando si trasportano merci alla rinfusa che richiedono una licenza, è necessario compilare la colonna "carta di licenza", nonché indicare i numeri della polizza di carico in base al carico trasportato, soprattutto se di valore materiale. Al termine del turno di lavoro, la lettera di vettura compilata viene consegnata allo spedizioniere, che è obbligato ad annotarla sul registro salvando il modulo “biglietto” compilato.
Come richiesto dai regolamenti interni dell'organizzazione, il giornale deve essere sottoposto a un contabile per la verifica. A tal fine, il giornale contabile dispone di una colonna dedicata per contrassegnare la presentazione della documentazione alla contabilità.
Se non esiste una persona responsabile della conservazione del registro, è possibile concludere un accordo con organizzazioni terze che forniscono la manutenzione tecnica dei veicoli prima di lasciare la linea o forniscono servizi di parcheggio per i veicoli. L'accordo specifica informazioni rilevanti sulla cooperazione delle parti per prevenire situazioni controverse relative alle questioni relative alla segnalazione.
Puoi vedere come vengono contabilizzati i fogli nel programma 1C nel seguente video:
Procedura di riempimento
Modulo unificato n. 8 il giornale contabile, approvato dal Comitato statale di statistica, è standard per tutte le organizzazioni ed è composto da una parte di copertina e da una tabella con colonne da compilare. Se necessario, la rivista viene cucita e i fogli vengono numerati.
Il frontespizio della rivista indica il nome dell'organizzazione e la data di inizio del suo completamento, nonché, se necessario, altri dettagli dell'organizzazione, come TIN, OGRN, ecc. Dovrebbe essere sigillato sul retro sigillo e firme del direttore e del capo contabile. Nelle colonne corrispondenti sono indicati i nomi e gli incarichi delle persone responsabili della tenuta e della redazione del giornale, e le loro firme.
La parte tabellare è composta da 9 colonne:
- Numero di serie della lettera di vettura.
- Data di rilascio.
- Informazioni personali del conducente.
- Numero del personale.
- Numero del garage del conducente e marca dell'auto.
- Firma attestante la ricezione del foglio da parte dell'autista.
- Firma dello spedizioniere e data di ricezione della lettera di vettura e degli altri documenti del conducente.
- Firma del contabile e data di ricezione del foglio.
- Nota.
Il giornale deve indicare le informazioni su tutte le lettere di vettura emesse, indipendentemente dalla loro forma. I numeri di serie dei moduli devono essere continui.
Nonostante la forma standard del giornale, la legislazione consente lo sviluppo e il mantenimento del proprio giornale contabile e l'aggiunta ad esso di nuove voci che l'organizzazione ritiene necessarie, ma a condizione che le voci indicate nel modulo approvato debbano essere fornite senza fallire. Questo deve essere preso in considerazione per rispettare le regole per lo svolgimento dei pagamenti tra l'azienda e il cliente, nonché per controllare il lavoro svolto dall'autista e i calcoli delle buste paga.
Tenere un diario è molto vantaggioso per le grandi imprese, poiché dopo aver presentato una relazione alle autorità fiscali, queste informazioni possono ridurre significativamente i pagamenti fiscali dell'organizzazione.
Se il registro viene compilato in modo errato con una serie di errori identificati, tutti i costi per carburanti e lubrificanti saranno considerati non validi durante un controllo da parte del servizio fiscale.
Poiché le lettere di vettura e il registro del loro movimento sono documenti primari, al fine di conformarsi alla legislazione contabile, tale documentazione devono essere archiviati per almeno cinque anni. Tali standard sono previsti per i documenti sia su supporto cartaceo che elettronico. Molte organizzazioni con un ampio staff di autisti compilano inizialmente il giornale di bordo in formato elettronico, il che consente di risparmiare tempo, poiché la compilazione delle lettere di vettura e la manutenzione manuale del giornale di bordo richiedono molto lavoro.
La maggior parte delle organizzazioni utilizza veicoli. Ma l’operazione di trasporto è associata a costi significativi ed è importante controllarli. Il documento principale che conferma le spese e il movimento dell'auto è la lettera di vettura. Si tratta di un documento primario che riflette informazioni dettagliate sul percorso, sul carico, sui passeggeri, sul conducente e sul veicolo. Dovrebbero essere tenuti in un diario speciale.
Tutti gli enti proprietari di veicoli devono tenere un registro delle lettere di vettura (JU) (comma 17 dell'Ordinanza del Ministero dei Trasporti del 18 settembre 2008 n. 152).
La legge contabile n. 402 del 6 dicembre 2011 ha abolito l'uso obbligatorio del modulo di documento unificato - codice OKUD 0345008. Il modulo n. 8 è stato approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 28 novembre 1997 n. 78 .
Tuttavia, l’istituzione ha il diritto di conservare i registri contabili utilizzando questo modulo facoltativo n. 8, oppure deve approvare la propria versione nella politica contabile, che tenga conto delle specificità delle attività dell’organizzazione.
Nell'ordinanza n. 52n sull'approvazione dei moduli dei documenti primari e dei registri contabili utilizzati dalle organizzazioni del settore pubblico, la forma del documento non è specificata.
Soddisfacendo i requisiti della legge n. 402-FZ sulle forme di contabilità delle transazioni commerciali e le condizioni dell'ordinanza del Ministero dei trasporti n. 152, determinare la forma e la procedura per la compilazione della politica contabile.
Giornale per l'emissione di lettere di vettura, campione
Offriamo un'opzione che può essere sviluppata e approvata dall'organizzazione.
Diario di viaggio, modulo 8, scaricalo
Procedura contabile
La forma del documento di viaggio, come lo ZHU, può essere sviluppata e approvata in modo indipendente o utilizzata come approvato dalla Risoluzione n. 78. Il documento non sarà valido se manca almeno uno dei dettagli richiesti. Sono definiti da 402-FZ e dall'ordine n. 152:
- Nome del documento.
- Numero del documento in ordine cronologico.
- Validità.
- Informazioni sull'organizzazione proprietaria del veicolo, incluso OGRN.
- Tipo e modello del veicolo.
- Targa statale di un'auto.
- Letture del contachilometri prima della partenza e al ritorno al garage (parcheggio).
- Data e ora di partenza e rientro al garage (parcheggio).
- Firma e nome completo il dipendente responsabile che ha indicato le letture del contachilometri, la data e l'ora.
- NOME E COGNOME. autista.
- Data e ora delle visite mediche pre-viaggio e post-viaggio (esami) del conducente.
- Timbro, firma e nome completo. l’operatore sanitario che ha effettuato la visita medica.
- Una nota sull'ispezione delle condizioni tecniche dell'auto prima della partenza, con l'indicazione della data e dell'ora (minuti e ore).
- Firma e nome completo persona responsabile del controllo delle condizioni tecniche del veicolo (meccanico, ispettore, caposquadra).
Si svolge secondo un semplice algoritmo: tutti i voucher emessi sono indicati nel registro, nessuno escluso. Ai fini contabili viene utilizzata la numerazione continua nel rispetto dell'ordine cronologico.
La politica contabile viene compilata per un mese e ogni volta su una nuova pagina, a meno che non siano stabiliti altri periodi nelle politiche contabili dell'organizzazione.
Per maggiori informazioni su come comporre correttamente un viaggio, leggi l'articolo “Norme per la registrazione e il mantenimento delle lettere di vettura nel 2019”.
Esempio di voucher compilato
Diario di viaggio, riempimento del campione
Diamo un'occhiata a come compilare la ZHU in un'istituzione di bilancio utilizzando un esempio. GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR" gestisce un'autovettura Renault Logan. Nel gennaio 2019 al conducente sono stati rilasciati 3 permessi.
Passaggio 1. Compila il frontespizio, il codice OKPO e il nome dell'organizzazione, indica il periodo per il quale stiamo compilando ZhU.
Passaggio 2. Compila la parte tabellare. Annotiamo il numero del voucher e la data di emissione. Indichiamo il tuo nome completo. (per intero) l'autista e il suo numero di matricola. Inseriamo il numero del garage dell'auto. Nella nota indichiamo la destinazione e altre informazioni.
Passaggio 3. Chiediamo all'autista, allo spedizioniere e al contabile di firmare il modulo di registrazione. Riflettiamo il resto dei buoni allo stesso modo.
Dopo aver compilato la rivista per un mese (o altro periodo stabilito dall'organizzazione), essa dovrà essere numerata e cucita, timbrata, indicare il numero di fogli sul retro della rivista, la data del firmware e certificata dal gestore.
Diario di viaggio, scarica il modulo compilato
Tempi e responsabilità di conservazione
La normativa attuale non stabilisce limiti precisi di conservazione per questa fattispecie. Conservare in azienda il documento archiviato e numerato per almeno 5 anni, poiché contiene informazioni relative al documento primario (lettere di vettura). Determinare con un ordine separato la persona responsabile della manutenzione e della conservazione della proprietà. Sotto la firma, familiarizzalo con la procedura per la conservazione del documento.
Se l'organizzazione non tiene un registro dell'emissione delle lettere di vettura, il campione non viene approvato, le autorità fiscali possono multarti ai sensi della clausola 1 dell'art. 126 del Codice Fiscale della Federazione Russa. Cioè, su richiesta dell'ispettorato fiscale, l'istituzione deve fornire la documentazione richiesta entro il termine prescritto. In caso contrario, il Servizio fiscale federale emetterà una multa di 200 rubli per ciascun documento.
I titolari di imprese di autotrasporto pongono spesso la domanda sul registro della lettera di vettura: è necessario conservarlo nel 2019? In quale forma dovrebbe essere e qual è il posto migliore per scaricare un campione gratuito di diario di viaggio? I proprietari sanno che qualsiasi azienda che possiede automobili o camion è tenuta a registrare i propri movimenti. Ecco perché spesso chiedono un campione del libretto di registrazione dei documenti di viaggio. Di seguito esamineremo nel dettaglio come organizzare la contabilità e come registrare correttamente i movimenti, con la possibilità di scaricare gratuitamente il giornale di bordo per l'emissione delle lettere di vettura per il 2019.
Perché è necessario un registro per l'emissione delle lettere di vettura agli autisti?
Poiché ai contribuenti è consentito ammortizzare una parte delle spese aziendali, le organizzazioni necessitano di documentazione per sostenere i costi di spostamento e dismissione delle risorse. Nel settore dei trasporti, uno di questi documenti primari è la lettera di vettura. Tutte le informazioni che riguardano l'itinerario del viaggio, l'autista, il veicolo utilizzato, il trasporto di merci o passeggeri, devono contenere un giornale di bordo dei biglietti di viaggio per il 2019 e gli anni precedenti. In base alle norme della legge federale dell'8 novembre 2007 n. 259-FZ "Carta del trasporto automobilistico e del trasporto elettrico terrestre urbano" e "Dettagli obbligatori e procedura per la compilazione delle lettere di vettura" approvate con ordinanza del Ministero dei trasporti di settembre 18 del 2008 n. 152, tale documento o giornale è obbligatorio per tutti i proprietari di veicoli. Inoltre, le lettere di vettura devono essere conservate in un giornale separato.
Esempio di compilazione del diario di viaggio
Primo passo. Frontespizio
Scarica un esempio di diario di viaggio per il 2019. Frontespizio.
Quando si compila il frontespizio del giornale contabile, vengono indicati il nome e la forma di proprietà dell'organizzazione, il modulo OKPO e deve essere indicato il mese e l'anno (periodo) di tenuta del giornale. Non è necessario mettere il timbro.
Un esempio di compilazione del frontespizio di una rivista
Passaggio 2. Parte principale
Per tenere conto in modo specifico della movimentazione delle lettere di vettura è stato sviluppato il Modulo n. 8 (codice OKUD 0345008), atto a unificare i dati necessari. È stato approvato con la Risoluzione del Comitato Statale di Statistica della Federazione Russa del 28 novembre 1997 n. 78. Tuttavia, la legge contabile n. 402 del 6 dicembre 2011 stabilisce che l'uso del modulo n. 8 non è obbligatorio. Un'organizzazione ha il diritto di creare autonomamente un libretto campione di lettere di vettura, a condizione che rifletta tutte le informazioni necessarie.
Scarica il registro movimenti della lettera di vettura, modulo 8
La tabella dovrebbe includere:
- numero e data di emissione della lettera di vettura;
- informazioni sull'autista, il suo numero di personale;
- numero del garage del veicolo (di solito viene assegnato dagli enti governativi, ma le società private non lo fanno, quindi puoi lasciare vuota questa colonna).
La destinazione e altre informazioni sono scritte nella colonna Note.
Queste informazioni obbligatorie devono essere contenute, anche se l'organizzazione ha determinato autonomamente come dovrebbero essere la lettera di vettura e il giornale di bordo.
Puoi scaricare il diario di viaggio, Modulo 8 (2019) nel nostro articolo. Un esempio di compilazione di dati tabellari.
Passaggio 3. Completamento del progetto
Le voci nel modulo sono confermate da tre dipendenti contemporaneamente:
- autista;
- colui che ha inserito le informazioni (ad esempio, il dispatcher);
- così come il commercialista che ha ricevuto il documento.
Esempio di giornale per l'emissione dei buoni di viaggio per il 2019. Completamento della registrazione dei buoni di viaggio:
Frequenza della manutenzione
L'esempio del giornale per l'emissione dei biglietti di viaggio per il 2019 è stato compilato mensilmente e ogni volta su una nuova pagina. Ma le organizzazioni e i singoli imprenditori possono fare le cose diversamente: chiarire i periodi per i quali vengono conservati i registri e compilarli senza lasciare righe vuote.
La legislazione consente ai conducenti di ottenere documenti di viaggio per un massimo di 1 mese. Se durante questo periodo il veicolo verrà utilizzato non da uno, ma da due conducenti, allora è consentito rilasciare a ciascuno dei lavoratori il proprio “lasciapassare” per la guida.
In questo caso, al loro ritorno, tutti i documenti ricevuti dal contabile vengono inseriti nel modulo contabile. Quando compili il registro, la maggior parte delle informazioni saranno le stesse, ma va bene.
Dove posso comprare
Sono disponibili per la vendita libri già pronti per controllare il movimento dei veicoli. Le pagine di tale rivista devono essere numerate.
Una volta compilato, dovrà essere firmato da almeno due dipendenti responsabili:
- a colui che lo ha condotto;
- direttore o contabile.
Gli stessi requisiti si applicano al registro stampato. Puoi scaricare gratuitamente il giornale per l'emissione delle lettere di vettura utilizzando il collegamento nel nostro articolo. Se viene avviato per un mese, alla fine del periodo deve essere numerato, allacciato e firmato.
Data di scadenza
La legge non indica per quanto tempo tale registro debba essere conservato, se venga stampato o acquistato in un negozio. Sulla base delle lettere di vettura e del loro movimento, vengono calcolati gli stipendi degli autisti, le tasse e la base dei costi di produzione. Tali documenti primari, le cui informazioni sono inserite nel giornale contabile, vengono conservati nell'organizzazione per almeno 5 anni. Ovviamente anche il registro stesso dovrà essere conservato per lo stesso periodo di tempo.
Prima di distruggerlo è importante assicurarsi che non sia ancora scaduto il periodo di conservazione dell'ultimo documento contabile. Diversamente, se necessario, non sarà possibile confermare l'esistenza ed il mantenimento del controllo. Puoi scaricare gratuitamente una rivista di fogli di viaggio per il prossimo periodo sul nostro sito.
Ogni organizzazione che dispone di veicoli per uso ufficiale deve tenere traccia dei movimenti delle lettere di vettura emesse. A questo scopo viene predisposto un apposito modulo denominato “Diario di bordo per la registrazione della movimentazione delle lettere di vettura”. Il sito web ti dirà come dovrebbe apparire questo documento e come compilarlo senza errori.
Le organizzazioni e gli imprenditori che forniscono servizi di trasporto o semplicemente utilizzano auto aziendali per lavoro sono tenuti a registrare regolarmente tutte le lettere di vettura emesse in un apposito giornale. Ciò è definito all'articolo 6 Legge federale dell'8 novembre 2007 n. 259-FZ E con ordinanza del Ministero dei Trasporti del 18 settembre 2008 n. 152. La forma del giornale di bordo per la registrazione del movimento delle lettere di vettura è stata approvata molto tempo fa Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 28 novembre 1997 N 78. In questi vent'anni né il Modulo n. 8 stesso né la procedura per il suo mantenimento sono mai cambiati. Sebbene i legislatori abbiano apportato modifiche alla compilazione delle lettere di vettura più di una volta, l'ultima delle quali è avvenuta all'inizio del 2019. Oltre al modulo n. 8, il Comitato statistico statale ha approvato numerosi altri moduli destinati all'emissione di lettere di vettura pertinenti (per camion e automobili, nonché per autobus). Saranno discussi in un altro articolo, ma ora ci soffermeremo più in dettaglio sul tipo principale di documentazione contabile, progettata per controllare il movimento delle lettere di vettura emesse ai conducenti, nonché la riconsegna dei fogli usati al reparto contabilità dell'organizzazione.
Che cos'è un registro dei movimenti della lettera di vettura?
L'utilizzo di tale documento contabile presenta numerosi vantaggi che rendono l'utilizzo del giornale utile anche per quelle aziende che non sono obbligate a farlo. In particolare, consente di controllare la tempestività e l'ordine di emissione dei voucher e di verificare più rapidamente la cancellazione di carburanti e lubrificanti. Il modulo intersettoriale standard n. 8 (OKUD 0345008) è costituito da fogli cuciti insieme sotto forma di un libro, sul quale è stampata una tabella di nove colonne. Ciascuna organizzazione può sviluppare e utilizzare la propria forma di questo documento, poiché la sua forma è raccomandata e obbligatoria. Sviluppare la tua tabella ti consentirà di disporre le colonne in un ordine conveniente, rimuovere i dati non necessari e aggiungere quelli rilevanti. Il modulo tipo specifica, in particolare:
- numero della lettera di vettura e data di emissione;
- numero del personale e nome completo del conducente del veicolo;
- numero di garage del veicolo (nel modulo standard non è prevista l'indicazione della targa dello stato, ma è possibile tenerne conto nel modulo);
- firma del conducente attestante la ricezione del biglietto;
- firma della persona autorizzata ad emettere ed accettare il voucher (spedizioniere);
- data di accettazione del foglio e firma del contabile;
- colonna per le note.
È necessario compilare il diario di viaggio, il cui modulo tipo è scaricabile a fine articolo, nell'ordine stabilito con ordinanza del Ministero dei Trasporti della Federazione Russa del 18 settembre 2008, n. 152. Questa procedura è la stessa per tutti gli utenti del veicolo.
Diario di viaggio: compilazione campione
Di solito non ci sono problemi nel compilare questo modulo standard. Le registrazioni possono essere effettuate a mano o compilate al computer e, a fine giornata, i fogli possono essere stampati in modo che tutte le persone autorizzate possano firmare. È più conveniente conservare un documento scritto a mano se ci sono molte auto nell'organizzazione e lo spedizioniere emette e accetta costantemente voucher. Il frontespizio del documento, come al solito, deve contenere il nome dell'organizzazione, il suo OKPO e il periodo per il quale è stato emesso il modulo. Non è necessario apporre firme o sigilli sul frontespizio. Le pagine del documento devono essere numerate e il loro numero indicato sul retro del documento. Non è necessario cucire e sigillare il modulo.
All'interno del modulo, devi solo compilare i campi secondo necessità. Non è necessario riassumere. Un esempio di compilazione di un giornale standard per l'emissione di lettere di vettura è simile al seguente:
Una volta che il diario esaurisce le pagine e le colonne libere, dovrebbe essere conservato negli archivi dell’organizzazione per almeno tre anni, dopodiché potrà essere distrutto.
Tutte le organizzazioni che hanno camion o automobili nei loro registri sono tenute a tenere un giornale per l'emissione delle lettere di vettura. Naturalmente quelli che effettuano viaggi redditizi per l'azienda.
FILE
L'importanza di conservare un documento sta nel fatto che registra le lettere di vettura che, a loro volta, confermano i costi sostenuti dall'organizzazione. Senza un giornale, mantenere l'ordine nella gestione delle lettere di vettura e dimostrarne l'esistenza in generale (per grandi volumi di lavoro) è piuttosto problematico.
Metodo di somministrazione
La compilazione del giornale per l'emissione delle lettere di vettura può essere organizzata esclusivamente in forma cartacea. Non è possibile inserire elettronicamente le informazioni necessarie (solo se ciascuno degli autisti, spedizionieri e contabili dell'organizzazione ha la propria firma elettronica).
Fin dall'inizio della manutenzione, il documento viene stampato e, se necessario, fornito di fogli aggiuntivi. Al termine del periodo di mantenimento viene cucito, certificato dalla firma del responsabile dell'organizzazione e conservato per altri 5 anni.
Idealmente, dovrebbe essere costantemente utilizzato dal dipendente responsabile dell'emissione e della ricezione delle lettere di vettura dagli autisti.
Componenti della rivista
Il modulo del documento è composto da due fogli. Una volta completata, la rivista è un libro con una copertina e diversi fogli stampati e disposti sotto forma di tabella. Sulla copertina, al centro, c'è il nome della rivista che indica l'anno (mese) di compilazione (normalmente la sua validità è di 1 anno, ma esistono anche opzioni a breve termine, per un mese).
Nella parte superiore della copertina, la persona che compila scrive il nome completo dell'organizzazione, il codice del documento secondo OKUD (per il modulo intersettoriale standard n. 8 è 0345008, viene immediatamente inserito nel modulo), il codice secondo all'OKPO.
La tabella, che si trova sul secondo foglio del diario, contiene colonne. Ognuna di queste colonne presuppone le seguenti informazioni:
- Numero della lettera di vettura. Il documento utilizza la numerazione continua. Tutte le voci vengono effettuate in ordine cronologico.
- Quando è stata emessa la lettera di vettura (data).
- Informazioni sull'autista: nome completo in lettere, se disponibile - matricola del personale.
- Cifre del numero del garage (non della targa) dell'auto.
- La firma dell'autista a garanzia della ricezione della lettera di vettura.
- "Autografo" dello spedizioniere che ha accettato la lettera di vettura con note, nonché altri documenti relativi al viaggio (questi dati sono indicati nella nota).
- Firma del commercialista. Inserito dopo che la lettera di vettura è stata ricevuta dal reparto contabilità.
- Nota. Questa colonna è destinata ai dati di fondamentale importanza per l'emissione o l'accettazione delle lettere di vettura. Qui sono indicati i segni (o la mancanza di essi) sui documenti, le correzioni, le proprietà fisiche della carta ricevuta, ecc.
Il secondo foglio del diario può durare quanto desiderato. La cosa principale è che le lettere di vettura in essa incluse abbiano la data di emissione corretta. Un dipendente non ha il diritto di inserire nel giornale informazioni irrilevanti o consapevolmente false.
Per quanto riguarda il periodo di conservazione, secondo le norme vigenti, il giornale di emissione delle lettere di vettura viene conservato per almeno 5 anni.
Punto importante! Il giornale per l'emissione delle lettere di vettura deve contenere informazioni su tutti i documenti emessi. Se la lettera di vettura non è registrata, l'ufficio contabilità non ha il diritto di accettarla.
Chi lo compila
Al capo dell'organizzazione viene inizialmente assegnata automaticamente la responsabilità della manutenzione del giornale. Ma nella stragrande maggioranza dei casi affida questa responsabilità ai suoi subordinati. Questo può essere fatto in due modi:
- Attraverso un contratto di lavoro (che indica queste come responsabilità dirette di un determinato dipendente).
- Con ordine separato. Il documento si chiamerà “Ordine sulla nomina di una persona responsabile della tenuta del giornale per l’emissione delle lettere di vettura”. È compilato in forma libera. La cosa principale è che contiene la firma del manager, i dettagli dell'organizzazione, le informazioni sul dipendente nominato e la sua firma come segno di accordo con il contenuto.
Il dipendente assegnato non ha bisogno di seguire alcuna formazione specifica per tenere un registro.
Il quadro legislativo
Il modulo allegato e la compilazione del campione è un modulo intersettoriale standard n. 8, adottato con la risoluzione n. 78 del Comitato statale di statistica il 28 novembre 1997. È in uso da molto tempo e anche adesso non ha perso la sua rilevanza.
Tuttavia, dal 2013, l’utilizzo di tale modulo è diventato una procedura facoltativa. Ogni organizzazione ha il diritto di scegliere autonomamente quale modulo utilizzerà per contrassegnare l'emissione delle lettere di vettura.
Un'organizzazione può persino apportare modifiche ai moduli dei documenti esistenti per propria comodità. La cosa principale è che queste azioni sono confermate da un ordine separato del manager con firma e sigillo e sono anche indicate nelle politiche contabili dell'azienda.
Se utilizzi un modulo standard, tali misure non saranno necessarie. Inoltre, il modulo giornale standard soddisfa tutti i requisiti ad esso applicabili. Apportando modifiche alle colonne, il compilatore corre il rischio di riscontrare una situazione di violazione delle leggi sul lavoro o fiscali. Per questi ed altri motivi resta in uso il modulo n. 8.
Possibili aggiunte
Poiché la rivista è in uso da molto tempo, diverse aziende hanno aggiunto le proprie rubriche. La pratica ha dimostrato che è conveniente includere in questo diario:
- Il percorso che farà l'auto. Alcuni indicano semplicemente il punto di arrivo.
- Che tipo di carico trasporta il veicolo?
- Chilometraggio.
- Consumo di carburante derivante dal viaggio, ecc.
Naturalmente tutti questi dati vengono compilati solo dopo la restituzione della lettera di vettura o anche dopo che questa è stata ricevuta dal contabile dell'organizzazione. Qualunque modifica venga apportata al modulo esistente, dovrà essere supportata da un ordine separato da parte del gestore.
Il giornale per l'emissione delle lettere di vettura è uno dei documenti principali che confermano le spese di carburante di un'organizzazione o di un singolo imprenditore. Se una persona giuridica ha scelto un sistema fiscale che tenga conto delle spese, questo documento è particolarmente importante nel calcolo delle imposte dovute dall'organizzazione.
