Презентация предоставляет информацию для широкого круга лиц различными...
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:
– постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
– сокращение документооборота;
– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;
11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
12) организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;
13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
14) организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.
2.5. Регламентация деятельности службы
документационного обеспечения управления
Служба ДОУ и ее работники осуществляют свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов (рис. 8):
– положение о структурном подразделении;
– должностные инструкции;
– инструкция по делопроизводству.
Создание положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами (рис. 8).
Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.
Раздел устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.
Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.
Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплена взаимосвязь (приложение 1). Пересмотр положения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, - должностная инструкция.
Рис. 8. Структура организационных документов,
закрепляющих статус работников службы ДОУ
Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции . Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является положение о структурном подразделении . Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.
| Наименование разделов положения о службе ДОУ | Содержание |
| Общие положения | Устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности, наименование должности руководителя службы, порядок назначения и освобождения его от должности, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе |
| Цели, задачи службы | Формулируются цели и задачи службы |
| Функции | Дается всесторонняя характеристика деятельности службы: описываются функции, закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы, разграничение функций между отдельными участками |
| Права | Содержит перечисление прав, закрепленных за службой: право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушений правил их оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций |
| Руководство | Приводятся обязанности руководителя службы ДОУ (координация деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения службы), его права |
| Ответственность (может включаться в раздел «Руководство») | Перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с персоналом |
| Взаимоотношения с другими структурными подразделениями | Отражается наличие и характер взаимосвязей службы ДОУ с другими структурными подразделениями, состав и характеристика документов, разрабатываемых службой ДОУ совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией |
Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, исходят из задач и функций всей службы в целом.
К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «инспектор выполняет», «секретарь организует» «референт составляет» и т.д. При этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «обеспечивает выполнение».
В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия его деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.
Инструкция по документационному обеспечению управления - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.
Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование» , где определяются:
– вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
– виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
– общие правила подготовки и оформления документов;
– правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
– порядок изготовления и размножения документов;
– правила оформления и заверения копий и приложений;
– порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
– порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа правил (или регламента) подготовки и оформления документов.
Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.
Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.
В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, дается описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.
Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии.
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления .
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению формдокументов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.
Табель может иметь такие графы:
– код формы документа;
– наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;
– наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления;
– согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе;
– подпись (должность лица, которое подписывает документ);
– утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);
– печать (необходимость удостоверения документа печатью);
– адресат-организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ).
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.
Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении; периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.
Применение табеля позволяет:
– исключить возможность неоправданного создания новых форм;
– установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
– учесть количество видов и форм документов.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Информация, зафиксированная в документах любого предприятия, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость и все эти, а также множество других операций подтверждаются документально. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия, поэтому сегодня в различных организациях часто встречается такое подразделение как служба ДОУ.
Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.
В данной контрольной работе будет определена польза службы ДОУ, в компетенции которой находится работа с документами организации. Будут определены цели и задачи, функции и взаимодействие данной службы с другими структурными подразделениями предприятия.
1. Понятие службы ДОУ
Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.
Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат ) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт ).
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы ), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др. ).
Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации (ГАС) и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.18
1.1 Цели и задачи службы ДОУ
. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота , количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.19
1.2 Функции
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
2) осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;
12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организация рабочих мест, в том числе автоматизация. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.20
1.3 Права и ответственность
Служба ДОУ имеет право:
1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры; 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил; 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы; 4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства; 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; 7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации; 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников; 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами; 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними; 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность за: 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; 2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.21
1.4 Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями
Служба ДОУ взаимодействует:
1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;
2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники;
4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.
2. Оформление документов по образцам
2.1 Пример оформления решения совета директоров
ОАО «Пастор»
РЕШЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
О ликвидации
ОАО « Пастор»
Совет директоров ОАО «Пастор» в связи с невозможностью осуществлять далее хозяйственную деятельность без риска стать несостоятельным (банкротом)
РЕШИЛ:
1. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности ОАО.
2. Ликвидировать ОАО с 01.05.2011
3. Экземпляр настоящего решения совета директоров с их подписями и печатью ОАО направить в территориальный налоговый орган для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц о том, что ОАО находится в процессе ликвидации.
4. Назначить ликвидационную комиссию ОАО в составе: Бродкиной К.В., Ивановой С.Т., Калядкина О.Г., Неклюжева И.В.
5. Председателем ликвидационной комиссии ОАО назначить Агеева В.В.
6. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс мероприятий по ликвидации ОАО.
7. Установить, что в соответствии с п. 3 ст. 62 Гражданского Кодекса РФ с момента принятия настоящего решения о ликвидации ОАО и назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ОАО.
Председатель Совета подпись А.Л. Бублик
Члены Совета подпись Л.А. Горбунов
подпись А.С. Шумов
Подобным образом оформляются решения коллегиального органа (будь то совет директоров, собрание трудового коллектива, собрание акционеров и др.).
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы , принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действуют на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».
В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица («РЕШИЛИ»).
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.
Распорядительная часть излагается пунктами.
Приложение 1
к решению Совета директоров
от 06.05.2009 №15
Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.
Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
2.2 Пример оформления представления о поощрении
Закрытое акционерное общество Генеральному директору
«Металлопрокат» Т.Р. Романову
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Отделу кадров подготовить
к 26.11.2010 приказ,
24.11.2010 №22 бухгалтерии оформить
выделение 30 000 руб.
Москва 25.11.2010 Романов
О поощрении Михалкиной А.В.
Михалкина Анна Витальевна 1970 года рождения работает в бухгалтерии ЗАО с июля 2005 г. Имеет высшее профессиональное образование (окончила МЭСИ). Михалкина А.В. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2008 г. проходила обучение в Академии управления на курсах повышения квалификации.
За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михалкиной А.В. благодарность и премировать ее.
Главный бухгалтер подпись В.А. Исаева
Начальник отдела кадров подпись В.И. Осипова
Зам. Генерального директора подпись П.Ю. Доронин
В дело №03-05
Зайцева 29.11.2010
Поощрение - это признание работодателем заслуг работника, знак благодарности и акт награждения за добросовестную работу. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов.- М.: МУФЭР, 2006.-с.54
Процедура оформления поощрения работника включает несколько этапов:
1) Руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, составляется представление о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с действующими нормативными актами (например, объявление благодарности; выплата премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; представление к званию лучшего в профессии и др.) Представление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие сведения о работнике (работниках): Ф.И.О.; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценку производственной деятельности, а также мотив поощрения; основание.
2) В случае положительного решения о поощрении работодателем издается приказ о поощрении работника (унифицированная форма Т-11), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 или форма Т-11а о поощрении группы работников. При оформлении приказа (форма Т-11 или Т-11а) в строке «Основание» указывается: наименование документа (представление) и лицо, его подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись.
4) На основании приказа вносится запись о поощрении в трудовую книжку работника. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями (образец оформления записи о поощрении: в графе 3 - Объявлена благодарность за продолжительную и безупречную работу, в графе 4 - дата и номер приказа о поощрении);
О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
3. Определения терминов
Номенклатура - (лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - это перечень должностей в соответствии с организационной структурой ведомства, организации, компании. В делопроизводстве также существует такое понятие как номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.;
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
- типовая номенклатура дел;
- примерная номенклатура дел;
- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: 1) в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; 2) в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Регистрационный штамп - устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Регистрационный штамп содержит: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный вид штампа не проставляется на приложении к документу.
Типовые документы - это нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (например, типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Таким образом, типовые документы отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам, и называются также тексты - аналоги .
Заключение
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами , отдел делопроизводства , отдел документационного обеспечения управления , общий отдел , канцелярия , секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения.
Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления .
В данной контрольной работе в соответствии с требованиями также были приведены примеры оформления решения совета директоров и представления о поощрении. Все фамилии и названия организаций являются вымышленными и приведенные документы являются лишь примерами. Определения некоторых терминов также приведены в соответствии с требованиями к данному варианту контрольной работы.
документационный управление номенклатура дело
Список использованной литературы
1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2008 г.-320 с.
2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - М.: Бизнес-пресса, 2005.-240 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с.
4. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М.: МУФЭР, 2006.-112 с.
5. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - М.: Питер, 2006.-240 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.
дипломная работа , добавлен 31.10.2014
Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".
реферат , добавлен 31.03.2015
Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.
отчет по практике , добавлен 18.09.2013
Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.
курсовая работа , добавлен 17.05.2015
Цели и задачи службы документационного обеспечения управления, их функции, права и ответственность. Виды кадровой документации: штатное расписание и расстановка; положение об оплате труда; должностные инструкции. Правила внутреннего трудового распорядка.
курсовая работа , добавлен 27.05.2015
Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.
реферат , добавлен 18.02.2009
Основные функции, права и обязанности службы документационного обеспечения управления. Правила подготовки и оформления реквизитов деловых бумаг. Принципы изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.
реферат , добавлен 15.11.2010
Служба документационного обеспечения управления в структуре организации. Правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы. Анализ локальной нормативной базы. Штатное расписание: форма, главные особенности внесения изменений.
курсовая работа , добавлен 27.03.2013
Основные понятия в документальном оформлении менеджмента. Характеристика основных типов документов, особенности кадровых документов организации. Функционирование службы документационного обеспечения управления, цели и задачи ее создания, функции и права.
курсовая работа , добавлен 28.09.2010
Организационное построение службы информационно-документационного обеспечение управления. Требования, предъявляемые к названию службы ДОУ. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению предприятия.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач :
1)Обеспечение документирования управленческой деятельности.
2)Организация работы с документами в учреждении.
3)Совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
- Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;
- Обеспечение изготовления документов, копирования ит иражирования;
- Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
2. Задачи организации и работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- контроль за исполнением документов;
- систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
- организация работы с обращениями граждан;
- обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
- Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
- Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.
В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.
В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.
В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах – учредительной конференцией;
в кооперативах – общим собранием членов кооператива.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:
Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;
Контроль за соблюдением стандартов на документы;
Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;
Регистрацию документов и учетно-справочную работу;
Контроль за исполнением документов;
Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.
Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство. Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»
Основные задачи и функции службы ДОУ
Основными задачами службы являются:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
3)совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи ДОУ, определяют ее функции.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Функции службы ДОУ
Функции службы документационного обеспечения управления организации:
1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.
2 Технологические. Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.
4 Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.
5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.
Структура.
Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, в котором определяются:
1 порядок создания (образования) подразделения
2. правовое положение подразделения в структуре организации
3.структура подразделения
4. задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения
5. порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия
Положение о структурном подразделении изготавливается в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения обо всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.
Положение о структурном подразделении разрабатывается отделом организации и оплаты труда, службой персонала или кадровой службой. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию с:
1.вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения)
2. заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками
3. руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом
4. начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации
Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.
Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Положение о структурном подразделении может включать в себя следующие разделы:
1.общие положения
2.структура и штатная численность подразделения
3. цели и задачи
4. функции
5.права и полномочия
6.руководство
7.взаимодействие (служебные связи)
8.ответственность
9.организация работы
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе
Положение разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем Положение передается на согласование, которое внутри организации оформляется визой.
1.1 Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.
1.2 Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.3 Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
